Excel 批注和修訂的實例應用詳細到每一個步驟（excel表格怎么轉換成word文檔）

一、批注的管理

有時候我們需要在工作表中添加一些批注，以增強工作表的可讀性，使得閱讀的人更加容易理解。在Excel2010中，批注創建的有關功能在“審閱”功能區中的“批注”功能組中。如圖 1所示。

圖1

%小提示：

如果只是簡單的“插入”或“刪除”批注，可以直接用右鍵菜單，在右鍵菜單中就有“插入批注”功能命令。

用右鍵菜單更方便，也無需記憶批注功能在功能區的位置。

插入批注

插入批注的功能比較簡單，具體的操作步驟是：

1） 選擇要插入批注的單元格。

2） 點擊右鍵菜單，選擇“插入批注”命令（或點選“審閱—>批注—>新建批注”命令）。

3） 系統會在該單元格中插入一個批注框（單元格右上角將出現一個紅色小三角），如圖 2所示，在其中輸入批注內容即可。

圖2

%小提示：

當插入批注時，系統會自動顯示當前用戶的名稱縮寫。如果要修改用戶信息，則點擊“文件—>選項”命令，在“常規”選項卡中最底部修改用戶名信息。

2. 查看、顯示和隱藏批注

要顯示或隱藏當前單元格的批注，可以選中單元格，然后點擊右鍵菜單，在其中選擇“顯示/隱藏批注”（或點選“審閱—>批注—>顯示/隱藏批注”命令）即可。

當工作表中插入了多條批注時，可以單擊“審閱”功能區“批注”功能組中的“顯示所有批注”來顯示全部的批注（再次單擊將取消顯示全部批注），也可以點擊“上一條”或“下一條”按鈕，在批注間移動。

3. 刪除批注

要刪除當前單元格的批注，可以選中單元格，然后點擊右鍵菜單，在其中選擇“刪除批注”（或點選“審閱—>批注—>刪除”命令）即可。

4. 打印批注

有時候，我們希望將批注同工作表一起打印出來，那么首先需要通過前面的步驟將批注顯示出來。然后打開“頁面設置”對話框（點選“頁面布局”功能區“頁面設置”功能組的右下角小斜箭頭），在“頁面設置”對話框中的“工作表”選項卡中設置“批注”打印的位置（“工作表末尾”或“如同工作表中的顯示”），如圖 3所示。

圖3

二、Excel修訂管理

有時候我們在多人操作一個Excel工作表時，希望能記錄每個人對工作表數據所進行的修改，同時防止一些不需要更改的地方遭到誤改，以便對所做的修改進行控制。這就需要使用Excel提供的“以追蹤修訂方式共享”功能。

以追蹤修訂的方式共享工作簿

1） 點擊“審閱”功能區“更改”功能組的“保護并共享工作簿”，打開“保護共享工作簿”對話框，如圖 4所示。在該對話框中，選中“以跟蹤修訂方式共享”，然后可以選擇設置密碼。單擊“確定”，系統將保存文檔，同時開啟共享和修訂方式。

圖4

2） 開啟以跟蹤修訂方式共享工作簿后，任何人對文檔所作的修改都會被記錄。但是默認情況下，Excel不會自動突出顯示所做的修改（可以在任意單元格中做些修改試試），但是如果點選“審閱”功能區“更改”功能組中“修訂”下拉框中的“突出顯示修訂”，打開“突出顯示修訂”對話框，如圖 5所示。在此點擊“確定”，就可以看到Excel突出顯示了開啟跟蹤修訂方式后所作的所有修訂。

圖5

%小提示：

在圖 5中，可以更改“突出顯示的修訂選項”，如時間可以設置為“從上次保存開始”或“全部”等，修訂人可以指定為“每個人”或特定人。

2. 接受/拒絕修訂

可以通過“審閱”功能區“更改”功能組中“修訂”下拉框的“接受/拒絕修訂”來接受認同的修改或撤銷不認同的修改。

3. 設置修訂記錄保留時間

修訂記錄只會保留一段時間，只要打開跟蹤修訂信息，記錄就會默認保留 30 天。該限制有利于對工作表大小進行管理。可增加或減少修訂記錄的保留時間，更改的方法是：點選“審閱”功能區“更改”功能組的“共享工作簿”，在“高級”選項卡中進行設置，如圖 6所示。

圖6

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