Excel數據有效性基礎知識之限制用戶輸入內容減少了輸入錯誤

在Excel中，數據有效性能夠幫助你控制用戶輸入的內容，例如：

限制用戶輸入的內容，防止在單元格中輸入無效數據，例如上圖Excel關于數據有效性的提示所指出的，可以拒絕無效日期或大于1000的數字。

在單元格中創建下拉列表，使數據輸入更容易，減少了輸入錯誤。

使用公式創建單元格輸入的內容的自定義規則。

創建數據有效性——限制用戶輸入

我們限制用戶在單元格A1中只能輸入1至100之間的整數。在“數據有效性”對話框的“設置”選項卡中，在“允許”下拉框中選擇“整數”，在“最小值”和“最大值”中分別填上1和100（當然，也可以單擊右側單元格選取按鈕，選取含有相應值的單元格），如下圖所示。

此時，若在單元格A1中輸入不在1至100范圍內的整數，例如120，就會彈出出錯消息并取消用戶輸入，如下圖所示：

創建數據有效性下拉列表——使用逗號分隔的列表

在“數據有效性”對話框的“設置”選項卡中，在“允許”下拉框中選擇“序列”，在“來源”中輸入使用逗號分隔的列表：已完成,進行中,未完成。

說明：

使用這種方法創建數據有效性時，如果下拉列表的條目是字母，那么它們區分大小寫。也就是說，當條目是小寫時，如果以大寫輸入，那么會報錯。

在輸入下拉列表條目時，允許其后帶有空格。

也可以單擊“來源”框右側的選取單元格按鈕，在工作表中選擇要填充到數據有效性下拉列表中的序列值來創建下拉列表。如下圖所示：

創建數據有效性下拉列表——使用名稱

可以使用名稱來創建數據有效性下拉列表。

首先，為要顯示在下拉列表中的單元格區域定義名稱。如下圖所示，選中要定義名稱的單元格區域A1:A5，在名稱框中輸入名稱“水果”，即為單元格區域定義了名稱。

在“數據有效性”對話框的“設置”選項卡中，在“允許”下拉框中選擇“序列”，在“來源”中輸入：=水果。

技巧：

在“數據有效性”對話框的“來源”框中輸入名稱前，可以按F3鍵，調出“粘貼名稱”對話框，從中選擇想要的名稱。

允許在設置了數據有效性的單元格中輸入其它內容

在上面的介紹中，我們看到，當用戶在設置了數據有效性的單元格中輸入不滿足設置的數據規則或者不是列表中的數據時，會彈出出錯消息。

然而，如果我們在“出錯警告”選項卡中，取消“輸入無效數據時顯示出錯警告”前的復選框，就可以在設置了數據有效性的單元格中輸入任何數據了。

說明：

可以在“出錯警告”中設置個性化的錯誤信息。

注意事項

在單元格中設置好數據有效性后，如果在該單元格中粘貼值或者執行“清除”——“清除全部”命令，會清除數據有效性設置。

如果單元格中已經有數據，此時再設置該單元格中的數據有效性，那么在應用數據有效性之前，該單元格中的值會保留

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