用Excel表格處理考勤數(shù)據(jù)圖文教程

許多單位都建立了考勤制度，考勤的方式也越來越智能化，不再需要人工手動(dòng)填寫，而是采用網(wǎng)上考勤或-機(jī)等。這樣，產(chǎn)生的電子版考勤數(shù)據(jù)也更加方便我們借助Excel進(jìn)行處理。那么具體要怎么做?下面小編馬上就告訴大家用Excel處理考勤數(shù)據(jù)的方法。

將考勤數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel中，以便編寫公式進(jìn)行數(shù)據(jù)處理

一般來說，考勤數(shù)據(jù)包含這幾項(xiàng)內(nèi)容：員工登記號(hào)碼，上班時(shí)間，下班時(shí)間，日期。

有的考勤系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)只有員工登記號(hào)碼，不能顯示中文，為了統(tǒng)計(jì)結(jié)果更加直觀，我們需要將號(hào)碼轉(zhuǎn)化成相應(yīng)的姓名。這就需要用到VLOOKUP函數(shù)。首先，我們?cè)谛碌墓ぷ鞅韘heet2中編寫兩列內(nèi)容，一列是登記號(hào)碼，一列是與之對(duì)應(yīng)的職工姓名。然后在sheet1表的登記號(hào)碼列前添加“姓名”一列，并在A2單元格編寫公式“= VLOOKUP(B2,Sheet2!A:B,2,0)”，表示A2的內(nèi)容，是B2內(nèi)容在Sheet2表中通過A列查找出來的相應(yīng)B列的內(nèi)容。最后使用拖拽將A列姓名全部顯示出來。

接下來我們要對(duì)上班時(shí)間和下班時(shí)間來進(jìn)行處理。假定單位規(guī)定早上上班時(shí)間不能晚于9點(diǎn)，下午下班時(shí)間不能早與5點(diǎn)。那么我們新建兩列，分別為：上午簽到情況和下午簽到情況，分別編寫兩個(gè)IF函數(shù)：

IF(HOUR(C2)<9,"√","早上遲到")和=IF(HOUR(D2)<17,"下午早退","√")

然后拖拽整列即可。

有時(shí)我們需要獲得職工一天的工作時(shí)間，因此需要對(duì)工作時(shí)長進(jìn)行計(jì)算。新建一列“工作時(shí)長”，編寫公式：

INT((HOUR(C2)*60+MINUTE(C2)-HOUR(B2)*60-MINUTE(B2))/60)&"小時(shí)"&MOD((HOUR(C2)*60+MINUTE(C2)-HOUR(B2)*60-MINUTE(B2)),60)&"分鐘"

將上下班時(shí)間差計(jì)算出來并以小時(shí)和分鐘的形式顯示出來。然后拖拽整列。

有的單位雙休日不計(jì)入考勤天數(shù)，因此，我們有必要對(duì)考勤日期進(jìn)行一下判別，標(biāo)記出是工作日還是雙休日，這就需要用到WEEKDAY函數(shù)。新建一列“日期情況”，編寫公式：

IF(OR(WEEKDAY(E2,2)=6,WEEKDAY(E2,2)=7)," 雙休日","工作日")

不妨將雙休日的文本前留幾個(gè)空格，以示突顯。拖拽整列即可看到效果。

至此，數(shù)據(jù)的處理工作基本完成。根據(jù)不同的需要，我們還可以通過自定義排序來從不同角度查看考勤情況。

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