紙質(zhì)文檔管理 推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理建設(shè)

加快信息錄入

眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴(lài)人工手動(dòng)錄入。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案數(shù)量只會(huì)越來(lái)越多，人工手動(dòng)錄入速度慢、易出錯(cuò)，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代大規(guī)模的檔案管理需求和管理節(jié)奏了。

據(jù)云脈留德博士梁旭鳴先生介紹，紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)主要采用了先進(jìn)的OCR技術(shù)，可批量識(shí)別紙質(zhì)檔案，錄入速度快，出錯(cuò)少，能糾錯(cuò)，易修訂。檔案管理工作人員拍照上傳即可，省卻中間繁瑣的敲字步驟，同時(shí)避免了因經(jīng)常翻閱紙質(zhì)檔案而導(dǎo)致的文檔損壞，極大提高工作效率，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

保存文檔原件

據(jù)悉，采用紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)，不僅可以提高檔案錄入速度，還能夠以數(shù)據(jù)形式將檔案原件照片、識(shí)別結(jié)果保存在系統(tǒng)云盤(pán)上，有效防止因紙質(zhì)原件丟失、硬盤(pán)損壞而造成的檔案信息大規(guī)模缺失問(wèn)題。

除卻識(shí)別錄入和原件保存之外，檔案管理人員還可以在不損害原件的情況下對(duì)識(shí)別結(jié)果、原件照片進(jìn)行備注，方便數(shù)字檔案調(diào)取、分享、修訂和閱讀。一方面加速現(xiàn)存的檔案資料的數(shù)字化進(jìn)程，另一方面及時(shí)促進(jìn)信息共享。

高效信息查詢(xún)

印象中，紙質(zhì)資料查詢(xún)，意味著申請(qǐng)，審核，確認(rèn)文件名、文件類(lèi)型、入檔時(shí)間，然后根據(jù)提示在書(shū)架或者檔案柜中一份一份查找，查閱的過(guò)程中還得保證不損壞原件。

傳統(tǒng)的檔案查詢(xún)，步驟多，查找難，用時(shí)長(zhǎng)。針對(duì)該問(wèn)題，紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)推出關(guān)鍵字檢索。檔案管理人員可以通過(guò)關(guān)鍵字檢索功能，對(duì)系統(tǒng)存儲(chǔ)的檔案名稱(chēng)，檔案全文，檔案?jìng)渥⑦M(jìn)行檢索，快速調(diào)取所需的原件掃描件、識(shí)別資料。加快信息查詢(xún)速度的同時(shí)，有效保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

目前，國(guó)內(nèi)檔案管理工作正逐步走向數(shù)字化道路，數(shù)字檔案管理無(wú)論是在查詢(xún)、分享，還是修訂保存上，都具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，采用先進(jìn)的管理系統(tǒng)，無(wú)疑能進(jìn)一步推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理建設(shè)工作。云脈紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)錄入快查詢(xún)準(zhǔn)，保護(hù)了檔案原件，減輕了管理人員的工作壓力，已被廣泛用于圖書(shū)管理、檔案管理、部分企事業(yè)單位資料管理等領(lǐng)域。

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