Excel如何實現數據快速自動填充以減少用戶錄入工作量（Excel如何自動填充數據）

Excel提供了一些自動功能，如自動填充功能、自動求和功能、默認圖表向導等，使用這些功能可以快速完成相應的操作。

自動數據填充是利用系統提供的機制，向表格中若干連續單元格快速填充一組有規律的數據，以減少用戶的錄入工作量?？梢杂貌煌姆椒▽崿F填充操作。

1. ?使用填充柄

當選中一塊區域或某個單元格后，會看到在所選區域邊框的右下角處有一個黑點，這就是“填充柄”。當鼠標指向“填充柄”的時候，鼠標指針就會變成一個“+”（“瘦”加號），此時按下鼠標左鍵并拖動鼠標（即拖動填充柄）經過相鄰單元格，就會將選中區域中的數據按某種規律填充到這些單元中去，這就是利用填充柄自動填充數據。

利用填充柄可以快速填充相同的數據，也可快速填充等差數列。

試一試：

例1：在任一單元格中輸入“1”，然后拖動該單元格右下角的填充柄，向上下左右任一方向進行拖動，將把“1”快速填充到拖動過的單元格中。

例2：在任一單元格中輸入“1”，然后在其下方單元格輸入“3”，將這兩個單元格選中，之后拖動所選單元格右下角的填充柄，Excel會自動輸入“5”、“7”…。

小提示：

Excel還可以填充某些預定義的序列或自定義序列，如在任一單元格中輸入“一月”，之后拖動填充柄，Excel能自動輸入“二月”、“三月”……。

2. ?自定義序列

Excel除了本身提供的預定義序列外，還允許用戶自定義序列，可以把經常用到的一些序列做成一個自定義序列，如時間序列“上旬，中旬，下旬”。

自定義序列的步驟如下：

1） ? 選擇“文件”—>“選項”—>“高級”（“常規”部分）—>“編輯自定義列表…”。打開“自定義序列”對話框，如圖表 1所示。

圖表1 ? ? 自定義序列對話框

2） ? 單擊“輸入序列”編輯框，在編輯框中出現閃爍的光標，填入新的序列：輸入完一項后，按Enter鍵，在下一行輸入另一項（即項與項之間是用換行來分隔）；依次輸入三行（上旬、中旬、下旬），全部輸入完畢后，單擊“添加”按鈕，即可把新序列“上旬，中旬，下旬”加入到左邊的自定義序列中（如圖表 2所示），單擊“確定”按鈕，返回工作界面。

圖表2 ? ? 自定義序列

3） ? 此時，單擊工作表中某一單元格，輸入“上旬”內容，然后向右或向下拖動填充柄，釋放鼠標即可得到自動填充的“上旬，中旬，下旬”序列內容。

原理解析：

在前面介紹過，Excel中可以利用自動填充序列的方法輸入“一月”、“二月”、“三月”……，之所以能夠實現這些序列的填充，就是因為在圖表 1對話框中預先定義了這些序列。

3. ?利用“填充”命令填充

要在行或列中有規律地填充一些數據，還可以借助“填充序列”命令來實現。例如，要從單元格A1開始向下填充一系列部件編號，而部件編號是一組有規律的數據，例如從1001開始，相隔為2，一直到1035。這種填充的具體操作辦法是：

1） ? 在單元格A1中輸入1001（注意活動單元格仍然停留在A1單元格，不能離開）。

2） ? 選擇“開始”—>“編輯”部分—>“填充”下拉按鈕—>“序列…”，打開“序列”對話框，如圖表 3所示。

圖表3 ? ? 序列對話框

3） ? 在該對話框中分別指定序列產生方式為“列”，類型為“等差序列”，然后填入步長值“2”及終止值（如1035），最后單擊“確定”按鈕。

小提示：

“填充”命令可以完成等差序列、等比序列、日期等的填充任務。

4. ?批量填充

批量填充是將某些單元格的數據往后快速填充到后面的空白單元格。主要是借助組合鍵：Ctrl+Enter。

例：如圖 12所示，需要將A列的空白單元格填上相應的數據（以其上方最近的單元格數據為填充數據）。

圖表4 ? ? A列批量填充示例

在圖表 4中選中A1:A17，按“F5”，在彈出的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，彈出“定位條件”對話框，如圖表 5所示。在“定位條件”對話框中選擇“空值”單選按鈕，單擊“確定”按鈕。然后在編輯欄中輸入“=A2”，再按Ctrl+Enter組合鍵。此時A1:A17單元格區域中的空單元格中將批量填充上相應的內容，如圖表 6所示。

圖表5“定位”對話框

圖表6 ? ? 批量填充后的結果（A列）

5. ?在不同的工作表中相同位置單元格中快速錄入相同值

要在多張工作表的相同位置錄入相同的值，只需要將這些工作表組合成工作組，然后在需要錄入值的單元格中錄入數據即可。組合工作表的方法很簡單，只需同時選中這些工作表（選中某張工作表，然后按住Ctrl鍵，再點選其它工作表）。取消組合工作表只需在工作表標簽上點擊右鍵，選擇“取消組合工作表”命令，或再次點選某個工作表標簽即可。

例：在工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3的單元格A1都輸入“資產負債表”。

操作步驟：

1）選中工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3，形成組合工作表；

2）在A1中輸入“資產負債表”。

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