Excel的數(shù)據(jù)有效性功能的幾個(gè)不一定為人所知技巧（Excel里數(shù)據(jù)有效性）

Excel的數(shù)據(jù)有效性（2013版本叫數(shù)據(jù)驗(yàn)證）功能可以防止數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤，節(jié)省錄入時(shí)間。關(guān)于數(shù)據(jù)有效性的有些技巧不一定為人所知。

一、要引用的序列不在同一行或同一列怎么辦？

解決思路：定義一列或一行數(shù)據(jù)名稱→數(shù)據(jù)有效性定義→修改定義的名稱引用位置為多行多列。如果要引用的序列是多行多列，如圖1，序列有3行3列，進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性定義鼠標(biāo)選中后會(huì)提示如圖2的錯(cuò)誤：

圖 1

圖 2

選中需要引用的B列，輸入定義的名稱：業(yè)務(wù)，再對(duì)A列做數(shù)據(jù)有效性定義，

圖 3

圖 4

這時(shí)在A列做了數(shù)據(jù)有效性定義的單元格下拉框能選擇的只有B列內(nèi)容。點(diǎn)擊“公式”→“名稱管理器”，修改引用位置為B列和C列的數(shù)據(jù)區(qū)域B1:C3。

圖 5

再來(lái)看看A列，下拉框中就有了B列和C列的內(nèi)容。

二、給單元格添加注釋，不用批注

在Excel中需要添加注釋的時(shí)候，你可能毫不猶豫選擇插入批注。但批注插入多了，有點(diǎn)眼花繚亂的感覺(jué)，而且不能批量插入。想給單元格加個(gè)注釋？選取單元格，點(diǎn)擊菜單“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)有效性”→“輸入信息”→“輸入要注釋的文字”。

圖6

添加后的效果圖：

圖7

如果有一列數(shù)據(jù)，需要提醒輸入者不能輸入大于100的數(shù)字，每個(gè)單元格插入批注是不現(xiàn)實(shí)的，用添加提示的方法則可以完美解決。

圖8

添加后的效果圖：

圖9

三、記錄數(shù)據(jù)錄入時(shí)間

如果需要記錄數(shù)據(jù)錄入時(shí)間，借助函數(shù)now和數(shù)據(jù)有效性可以實(shí)現(xiàn)，比如，要記錄每張申請(qǐng)單掃描時(shí)間，在D2單元格輸入公式=now()，并將單元格格式自定義為yyyy-m-d h:mm:ss，在B列需要數(shù)據(jù)有效性定義的單元格區(qū)域點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)有效性”，數(shù)據(jù)來(lái)源處引用D2單元格內(nèi)容。這樣點(diǎn)擊下拉框就可以記錄申請(qǐng)單掃描時(shí)間。

圖10

四、限制單元格數(shù)據(jù)類型

如果需要限制單元格只能輸入文本，不能輸入數(shù)字，借助函數(shù)istext,該函數(shù)功能是檢測(cè)單元格內(nèi)容是否為文本，如果是文本則返回true,否則返回false。如果要限制單元格只能輸入數(shù)字，不能輸入文本，借助函數(shù)isnumber,該函數(shù)功能是檢測(cè)單元格內(nèi)容是否為數(shù)值。

圖11

五、防止重復(fù)錄入相同的內(nèi)容

比如，要在A列輸入數(shù)據(jù)，為了防止數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，可以用數(shù)據(jù)有效性定義，如圖12：

圖 12

這樣，如果數(shù)據(jù)重復(fù)錄入了就會(huì)提示圖13錯(cuò)誤：

圖 13

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