信息系統溝通管理

項目溝通管理

項目溝通管理

項目溝通管理基礎

項目溝通管理的重要性

項目溝通管理相關理論

規劃溝通管理

管理溝通

控制溝通

項目溝通管理的技術和工具

溝通管理

項目溝通管理

規劃溝通管理

管理溝通

控制溝通

項目溝通管理基礎

項目溝通管理的重要性

1、與1T項目成功有關的最重要的四個因素是:主管層的支持、用戶參與、有經驗的項目經理和清晰的業務目標。所有這些因素都依賴項目經理和團隊具有良好的溝通能力，特別是與非IT人員。

2、項目溝通管理是確保及時、正確地產生、收集、分發、儲存和最終處理項目信息所需的過程。

項目溝通管理相關理論

1.溝通模型的關鍵要素包括:

(1) 編碼。把思想或想法轉化為他人能理解的語言。

(2)信息和反饋信息。編碼過程所得到的結果。

(3)媒介。用來傳遞信息的方法。

(4)噪聲。干擾信息傳輸和理解的一切因素(如距離、新技術、缺乏背景信息等)。

(5)解碼。把信息還原成有意義的思想或想法。

2、基本溝通模型包含5個基本狀態:已發送、已收到、已理解、已認可、已轉化為積極的行動。

(1)已發送:當你傳送信息給他人。這并不表示對方已經讀取或聽到了，這僅僅是信息已發送的狀態。

(2)已收到:當對方信息已收到。但這并不表示對方有任何意圖去讀取、理解或解決信息的問題。

(3)已理解:正確的消化和理解信息中的內容是簡單接收信息中關鍵的一環。

(4)已認可:理解了傳達的信息并不代表對方巳同意這個觀點。

(5)已轉化為積極的行動:這是整個過程中最難的一環，通常需要反復的溝通、一定的監督或幫助下才能較好的完成。

3、在組織中的溝通渠道主要分為正式溝通渠道、非正式溝通渠道。

(1)正式溝通渠道。是指在組織系統內，依據一定的組織原則所進行的信息傳遞與交流。正式溝通的優點是:溝通效果好，比較嚴肅，約束力強，易于保密，可以使信息溝通保持權威性。重要信息的傳達一般都采取這種方式。其缺點是:由于依靠組織系統層層的傳遞，所以較刻板，溝通速度慢。

(2)非正式溝通渠道。指的是正式溝通渠道以外的信息交流和傳遞以及相互之間的回饋，以達成雙方利益和目的一種方式，它不受組織監督，自由選擇溝通渠道。非正式溝通的優點是:溝通形式不拘，直接明了，速度很快，容易及時了解到正式溝通難以提供的“內幕新聞”。非正式溝通能夠發揮作用的基礎.是團體中良好的人際關系。其缺點表現在:非正式溝通難以控制，傳遞的信息不確切，易于失真、曲解，而且，它可能導致小集團、小圈子，影響人心穩定和團體的凝聚力。

2項目溝通管理過程

1、項目溝通管理包括為確保項目信息及時且恰當地規劃、收集、生成、發布、存儲、檢索、管理、控制、監督和最終處置所需的各個過程。

2、項目溝通管理的各個過程，包括:

(1)規劃溝通管理。根據干系人的信息需要和要求及組織的可用資產情況，制訂合適的項目溝通方式和計劃的過程。

(2)管理溝通。根據溝通管理計劃,生成、收集、分發、儲存、檢索及最終處置項目信息的過程。

(3)控制溝通。在整個項目生命周期中對溝通進行監督和控制的過程，以確保滿足項目干系人對信息的需求。

規劃溝通管理

1、規劃溝通管理是根據干系人的信息需要和要求及組織的可用資產情況，制訂合適的項目溝通

方式和計劃的過程。本過程的主要作用是，識別和記錄與干系人的最有效率且最有效果的溝通方

式。

2、規劃溝通管理:輸入

(1) 項目管理計劃

(2) 干系人登記冊

(3)事業環境因素

(4)組織過程資產

3、規劃溝通管理:輸出

1)項目文件更新

2)溝通管理計劃:是項目管理計劃的組成部分，描述將如何對項目溝通進行規劃，結構化和監控。該計劃包括如下信息。

(1) 通用術語表

(2)干系人的溝通需求

(3) 需要溝通的信息，包括語言、格式、內容、詳細程度

(4)發布信息的原因

(5)發布信息及告知收悉或做出回應(如適用)的時限和頻率

(6) 負責溝通相關伯息的人員

(7) 負責授權保密信息發布的人員

(8) 將要接收信息的個人或小組。

(9) 傳遞信息的技術或方法。

(10)為溝通活動分配的資源，包括時間和預算。

(11) 問題升級程序，用于規定下層員工無法解決問題時的上報時限和_上報路徑。

(12) 隨項目進展，對溝通管理計劃進行更新與優化的方法

(13) 項目信息流向圖、工作流程(兼有授權順序)、報告清單、會議計劃等

(14)溝通制約因素，通常來自特定的法律法規、技術要求和組織政策等。溝通管理計劃中還可包括關于項目狀態會議、項目團隊會議、網絡會議和電子郵件信息等的指南和模板。溝通管理計劃中也應包含對項目所用網站和項目管理軟件的使用說明。

管理溝通

1、管理溝通是根據溝通管理計劃，生成、收集、分發、儲存、檢索及最終處置項目信息的過程。本過程的主要作用是，促進項目干系人之間實現有效率且有效果的溝通。

2、管理溝通:輸入

(1) 溝通管理計劃

(2) 工作績效報告

(3) 事業環境因素

(4) 組織過程資產

3、管理溝通:輸出

(1) 項目溝通。管理溝通過程包括創建、分發、接收、告知收悉和理解信息所需的活動。

(2)項目管理計劃更新

(3)項目文件更新

(4)組織過程資產更新

控制溝通

1、控制溝通是在整個項目生命周期中對溝通進行監督和控制的過程，以確保滿足項目干系人對信息的需求。本過程的主要作用是，隨時確保所有溝通參與者之間的信息流動的最優化。

2、控制溝通:輸入

1)項目管理計劃

2)項目溝通

3)問題日志:問題日志用于記錄和監督問題的解決。

4)工作績效數據

5)組織過程資產

3、控制溝通:輸出

1)工作績效信息

2)變更請求

3)項目管理計劃更新

項目文件更新

5)組織過程資產更新

項目溝通管理的技術和工具

1、會議

2、溝通需求分析

通過溝通需求分析，確定項目干系人的信息需求，包括所需信息的類型和格式，以及信息對干系人的價值。項目經理還應該使用潛在溝通渠道或路徑的數量，來反映項目溝通的復雜程度。潛在溝通渠道的總量為n*(n-1) /2, 其中，n代表干系人的數量。

3、溝通技木:可以采用各種技術在項目干系人之間傳遞信息。可能影響溝通技術選擇的因素包括:

(1)信息需求的緊迫性。需要考慮信息傳遞的緊迫性、頻率和形式，它們可能因項目而異，也可能因項目階段而異。

(2)技術的可用性。需要確保溝通技術在整個項目生命周期中，對所有干系人，都具有兼容性、有效性和開放性。

(3) 易用性。需要確保溝通技術適合項目參與者，并制訂合理的培訓計劃(如果必要)。

(4)項目環境。需要確認團隊將面對面工作或在虛擬環境下工作，成員將處于一個或多個時區，他們是否使用多種語言，以及是否存在影響溝通的其他環境因素。

(5)信息的敏感性和保密性。需要確定相關信息是否屬于敏感或機密信息，是否需要采取特別的安全措施，并在此基礎上選擇最合適的溝通技術。

4、溝通方法:可以使用多種溝通方法在項目干系人之間共享信息。這些方法可以大致分為:

(1)交互式溝通。在兩方或多方之間進行多向信息交換。這是確保全體參與者對特定話題達成共識的最有效的方法，包括會議、電話、即時通信、視頻會議等。

(2)推式溝通。把信息發送給需要接收這些信息的特定接收方。這種方法可以確保信息的發送,但不能確保信息送達受眾或被目標受眾理解。推式溝通包括信件、備忘錄、報告、電子郵件、傳真、語音郵件、日志、新聞稿等。

(3) 拉式溝通。用于信息量很大或受眾很多的情況。要求接收者自主自行地訪問信息內容。這種方法包括企業內網、電子在線課程、經驗教訓數據庫、知識庫等。

5.信息管理系統

6.報告績效:報告績效是指收集和發布績效信息，包括狀況報告、進展測量結果及預測結果。應該定期收集基準數據與實際數據，進行對比分析，以便了解和溝通項目進展與績效，并對項目結果做出預測。較為詳盡的報告可能包括:

(1) 對過去績效的分析。

(2) 項目預測分析，包括時間與成本。

(3)風險和問題的當前狀態。

(4) 本報告期完成的工作。

(5)下個報告期需要完成的工作。

(6) 本報告期被批準的變更的匯總。

(7)需要審查和討論的其他相關信息。

7.專家判斷

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