項目管理系統(tǒng)的三大核心能力及作用介紹

項目管理系統(tǒng)的三大核心能力

一、文件編制和聯(lián)機(jī)幫助功能

各個項目管理軟件包的文件編制和聯(lián)機(jī)幫助功能質(zhì)量各不相同，差別較大。主要考慮用戶手冊的可讀性、用戶手冊里概念的邏輯表達(dá)、手冊和聯(lián)機(jī)幫助的詳細(xì)程度，舉例說明的數(shù)量、質(zhì)量、對高級性能的說明水平。

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項目管理系統(tǒng)

二、處理復(fù)雜問題的能力

顯然，項目管理軟件在處理大型項目的某些方面(特別是數(shù)據(jù)方面)確實(shí)要比人工簡便得多。對于只有少數(shù)活動的短期項目，人工方法也許行得通，但如果項目有數(shù)以千計的活動、上千種資源、持續(xù)幾年時間，項目管理軟件對如此復(fù)雜工作的協(xié)助作用就顯得必不可少了。

三、可維護(hù)性和可更改性

對人工系統(tǒng)進(jìn)行項目信息的維護(hù)和修改，通常是很麻煩的。例如，對某個項目的管理沒有應(yīng)用計算機(jī)，那么每次發(fā)生變化時，項目人員就不得不人工重新設(shè)計網(wǎng)絡(luò)圖、重新核算成本。利用項目管理軟件數(shù)據(jù)資源的任何更改都會自動反應(yīng)到網(wǎng)絡(luò)圖表、成本表以及資源頒布表等這些項目文件中。這個功能會經(jīng)常用到，因為無論你的計劃做得多么完善，在過程中都必定會發(fā)生一些變化(至少一點(diǎn)兒)。

項目管理系統(tǒng)的作用

一、規(guī)范項目流程

企業(yè)可梳理項目類別，總結(jié)不同項目的流程規(guī)范，為每個類別的項目定義項目流程模板，設(shè)置對應(yīng)的項目流程，作為同類別項目的標(biāo)準(zhǔn)。如一個企業(yè)有多種項目，即可設(shè)置多種不同的項目模板。當(dāng)新建項目時，選擇對應(yīng)的模板可直接匹配項目任務(wù)。不僅規(guī)范項目管理流程，還節(jié)省新建項目的時間。

二、合理利用項目資源

人力成本是項目的核心成本，如何充分利用人力資源是項目的管理重點(diǎn)與難點(diǎn)。可視化的員工忙閑狀況查詢和派工，派工過程可以根據(jù)員工的項目經(jīng)驗、專業(yè)能力水平等條件鎖定員工，并根據(jù)項目需要啟用獨(dú)立性管理，實(shí)現(xiàn)智能化人力資源分配。

三、快捷溝通

對于企業(yè)來說，項目需要多個部門協(xié)同完成，必然面臨大量的溝通。如何提高溝通效率，在項目執(zhí)行過程中按照系統(tǒng)的預(yù)設(shè)流程流轉(zhuǎn)，清晰定義每個部門的權(quán)限和工作內(nèi)容，能一定程度提高工作效率，節(jié)省內(nèi)部溝通成本。通過即時通訊功能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部溝通，提升項目實(shí)施效率。

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項目管理系統(tǒng)

四、把控項目財務(wù)

項目管理系統(tǒng)不僅可以顯示項目預(yù)算構(gòu)成，還實(shí)時顯示項目各個階段、各種資源類別的實(shí)際成本，幫助用戶隨時查詢并對比項目實(shí)際成本和預(yù)算成本的差異，并根據(jù)需要及時調(diào)整項目預(yù)算或項目計劃，有效控制項目資源的投入。

五、協(xié)同辦公

對于項目型企業(yè)來說，經(jīng)常涉及到外出辦公。通過移動辦公幫助項目團(tuán)隊實(shí)現(xiàn)考勤打卡、費(fèi)用報銷、工時填報、文檔查閱等功能，提升辦公效率。

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