7 個(gè) Excel 小技巧提升表格查看效率

日常工作中，我們的表格中經(jīng)常會(huì)有跨表引用其他表格的情況，查看表格時(shí)，就需要同時(shí)打開(kāi)多個(gè)表格查看；當(dāng)我們一個(gè)表格特別大時(shí)，需要對(duì)比查看前后或者左右的數(shù)據(jù)等等，這些問(wèn)題在平時(shí)貌似不起眼，但是學(xué)會(huì)一些小技巧后，可以大大提升表格的查看效率。今天就來(lái)給大家介紹在excel中一些數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的小技巧。

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同時(shí)凍結(jié)行列進(jìn)行查看

在查看公司的商品明細(xì)表時(shí)，我需要對(duì)比查看不同時(shí)間的商品數(shù)量信息。如下圖所示的表格中，表格非常的長(zhǎng)和寬，但我需要一直看到標(biāo)題行和前3列的數(shù)據(jù)信息。

這里給大家介紹兩種處理辦法。

1.先拆分后凍結(jié)

點(diǎn)擊“視圖選項(xiàng)卡”下的“拆分”按鈕。

此時(shí)會(huì)看到屏幕中出現(xiàn)一個(gè)灰色的“十”字架，拖動(dòng)“十”字架到想要凍結(jié)的區(qū)域的后方和下方。

我這里想凍結(jié)前兩行，前3列，所以拖動(dòng)“十”字架，將橫條放置到第2行下，將豎條放置到C列后。

再點(diǎn)擊“視圖”選項(xiàng)卡的“凍結(jié)窗格”，在下拉菜單中選擇“凍結(jié)拆分窗格”。

可以看到灰色“十”字架變成了黑色細(xì)線(xiàn)。此時(shí)我們上下拖動(dòng)左側(cè)滾動(dòng)條會(huì)看到表格前兩行固定不動(dòng)，左右拖動(dòng)下方滾動(dòng)條會(huì)看到表格的前三列固定不動(dòng)。

若要取消凍結(jié)效果，對(duì)本例這樣先拆分后凍結(jié)的情況，可直接再點(diǎn)擊一次“拆分”即可。點(diǎn)擊后表格回復(fù)到最初狀態(tài)。

2.指定單元格凍結(jié)

其實(shí)還有一個(gè)更簡(jiǎn)單的方法。先選中活動(dòng)區(qū)域的第一個(gè)單元格，我這里是想固定前兩行和前三列，則活動(dòng)區(qū)域第一個(gè)單元格為D3。

直接點(diǎn)擊“凍結(jié)拆分窗格”。

此時(shí)可以看到表格中出現(xiàn)了黑色細(xì)條拆分線(xiàn)。拖動(dòng)滾動(dòng)條，可以看到和前面動(dòng)圖演示一樣的結(jié)果。

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同時(shí)查看多個(gè)表

在不同的時(shí)候，我們查看表格會(huì)有不同的需求，比如當(dāng)表格公式中出現(xiàn)跨表引用時(shí)，需要同時(shí)查看不同工作簿、不同工作表；當(dāng)需要對(duì)比查看不同時(shí)間段的數(shù)據(jù)時(shí)，需要同時(shí)查看工作表前后的數(shù)據(jù)等等，下面分別給大家解一下查看表格的不同方式。

1.窗口重排查看表格

若同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作簿，多數(shù)小伙伴都是通過(guò)電腦屏幕下方的任務(wù)欄切換工作簿。其實(shí)excel自帶切換工作簿的功能。

如下圖所示，點(diǎn)擊“視圖”選項(xiàng)卡下的“切換窗口”，在下拉菜單中可以選擇需要查看的工作薄，這樣可以快速在不同工作薄之間切換。

（注：按快捷鍵Ctrl+Tab可以在多個(gè)工作簿之間輪換。）

如果想要一個(gè)屏幕同時(shí)查看所有工作簿，點(diǎn)擊“全部重排”。

在彈出的對(duì)話(huà)框中勾選任意一個(gè)需要的排列方式即可。大家可以下來(lái)嘗試一下，對(duì)比不同排列方式的效果。

我這里選擇“平鋪”的排列方式，可以看到如下結(jié)果，此時(shí)可以同時(shí)查看三個(gè)工作簿。

若查看完后想還原表格，直接單擊表格右上方的最大化按鈕即可。

2.新建窗口查看表格

如何同時(shí)查看同一工作簿的不同工作表？如果大家學(xué)會(huì)了前面的操作，就非常簡(jiǎn)單了，我們借用查看不同工作簿的操作可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)查看不同工作表。如下圖所示，我只打開(kāi)了一個(gè)工作簿。

點(diǎn)擊“新建窗口”。

查看“切換窗口”的下拉菜單，可以看到復(fù)制出了一個(gè)一模一樣的工作簿。

和前面的操作一樣，點(diǎn)擊“全部重排”，可以分窗口查看同一個(gè)工作簿。

我們可以在工作簿下方，將兩個(gè)窗口分別切換到不同工作表。

此時(shí)我們就實(shí)現(xiàn)了同時(shí)查看同一個(gè)工作簿中的不同工作表。這種方式在跨表輸入公式時(shí)非常方便，以后我們的函數(shù)教程中會(huì)經(jīng)常用到。

同時(shí)查看同一工作表的的不同位置也可以采用這樣的方法。

3．拆分查看表格

如果工作表非常的長(zhǎng)、寬，要想同時(shí)查看其前后數(shù)據(jù)，除了可以使用新建窗口的方式外，我們還可以使用拆分的方式。

點(diǎn)擊“視圖”選項(xiàng)卡下的“拆分”，出現(xiàn)灰色“十”字架。

“十”字架可根據(jù)需要放在任何位置，其將表格復(fù)制成了4份，并同時(shí)顯示在屏幕中?？稍谄聊坏南路胶妥髠?cè)各看到兩個(gè)滾動(dòng)條。

調(diào)節(jié)這四個(gè)滾動(dòng)條，我們就可以同時(shí)查看這個(gè)工作表中的4個(gè)不同位置。

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隱藏不需要的數(shù)據(jù)

往往我們并不需要查看表格中所有的數(shù)據(jù)，或者說(shuō)表格中的部分?jǐn)?shù)據(jù)不常用，這時(shí)候就可以將不需要查看或者不常用的數(shù)據(jù)隱藏起來(lái)，方便數(shù)據(jù)的查看和使用。下面給大家介紹兩種隱藏?cái)?shù)據(jù)的方法。

1.右鍵隱藏

選中需要隱藏的行或列。

單擊鼠標(biāo)右鍵，在下拉菜單中選擇“隱藏”

可以看到，C列和E列之間的D列被隱藏了。

選中C、E兩列，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“取消隱藏”，可取消D列的隱藏。

當(dāng)表格中有多處隱藏的行或列時(shí)，點(diǎn)擊表格左上角的全選塊，可選中整個(gè)表格。

然后在任意行號(hào)列號(hào)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“取消隱藏”，便可以取消所有的隱藏。

2.分級(jí)顯示

上面的方法只適用于隱藏行列比較少的表格，當(dāng)需要隱藏的地方比較多時(shí)，采用分級(jí)顯示會(huì)更加地便利。

選中C:E列數(shù)據(jù)。

點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“創(chuàng)建組”按鈕。

此時(shí)可以看到數(shù)據(jù)上方出現(xiàn)了一根可以伸縮的線(xiàn)條。

點(diǎn)擊線(xiàn)條右邊的“－”號(hào)按鈕，可以看到B和F之間的三列被隱藏了。

點(diǎn)擊數(shù)據(jù)區(qū)域上方的“＋”號(hào)按鈕，可以展開(kāi)三列數(shù)據(jù)。

按照同樣的方式，可以對(duì)行進(jìn)行隱藏，如下圖所示，我建立了三個(gè)分級(jí)顯示組。

從圖中我們可以明顯看到這種方式的優(yōu)勢(shì)，可以很清晰地看到哪里有隱藏的行列，且隨時(shí)可以展開(kāi)、折疊，非常地方便。

那有小伙伴就會(huì)說(shuō)了：如果隱藏的數(shù)據(jù)很長(zhǎng)，在點(diǎn)擊“＋”號(hào)按鈕展開(kāi)數(shù)據(jù)后，“—”號(hào)按鈕會(huì)在非常遠(yuǎn)的位置，再想折疊數(shù)據(jù)的時(shí)候就很麻煩。

其實(shí)這個(gè)問(wèn)題也很好解決。

我們選中需要隱藏的數(shù)據(jù)區(qū)域后，點(diǎn)擊“分級(jí)顯示組”右下角的擴(kuò)展箭頭。

在彈出的對(duì)話(huà)框中可以看到，excel默認(rèn)勾選了兩個(gè)方向，表示折疊按鈕出現(xiàn)在數(shù)據(jù)的下方或者右側(cè)。

我們?nèi)∠较虻倪x擇，點(diǎn)擊確定后，可以看到折疊按鈕固定在隱藏?cái)?shù)據(jù)的上方。

若想一次性取消所有分級(jí)顯示，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“清除分級(jí)顯示”即可。

若只想取消某一個(gè)組，先選中該組的數(shù)據(jù)區(qū)域，再點(diǎn)擊“取消組合”就可以了。

通過(guò)上面的學(xué)習(xí)，我們可以看到分級(jí)顯示是隱藏行列很好的替代方式，今天的教程就到這里了。跟著小編走，excel技能全都有！