無須時間焦慮？看看牛人是怎么做時間管理的

在油管上，曾有個不到5分鐘的演講視頻引起軒然大波：演講者Jay Shetty只列了幾組數據，就給我們算明白了一筆時間賬：

按照當前人的平均壽命78年算，人一生中要花28.3年的時間在睡覺上，約占總壽命的1/3。若每天工作8小時，那么花在工作上的時間是10.5年。消磨在電視、社交媒體上的時間為9年，做家務花掉6年，吃吃喝喝花去4年，購物、化妝打扮再去掉2.5年……算到最后，真正屬于自己的時間其實只有短短的9年。

一天何其漫長，一生何其短暫。時間是慷慨的，但又是吝嗇的。無論貧窮或是富貴，不管是男女還是老少，每個人一天都有24個小時，每個人都只有一生。每一年，每一個月，每一天，每一個小時，甚至是每個瞬間都能產生價值。不管你用不用，它都要拿走，多一分鐘都不會給你留。

如果不去主動地管理時間，昏昏度日，那么我們這一生還有多少年，多少月，多少個小時呢？

一、目標：時間之矢射出的方向

本質上，時間流速對每個人來說是相同的，唯一不同的是流動的方向。

物理學家卡洛·羅韋利說：“時間不是一條雙向的線，而是有著不同兩端的箭頭?！彼^“開弓沒有回頭箭”，但是箭頭本身沒有方向，方向是射箭者定義的。

決定時間箭頭方向的要素是什么？目標。

目標通過幫你管理時間箭頭的方向，進而決定你的人生走向。在時間管理上，許多人僅僅關注管理流速，也就是管理效率。但是，假設你沒有具體的目標，只是每天規律地生活或工作，例如每天晚上11點睡覺，早上7點起床，每個周末去釣釣魚，你可能會覺得自己在做時間管理，但這樣的時間管理意義并不大。

好的時間管理應該是：在時間有限的情況下，通過合理分配和有效利用時間，實現一系列預期目標。如果脫離了目標，時間管理就失去了意義，只會流于形式。只有奔著實現一系列預期目標去管理時間，才是真正有價值的時間管理。

那么，目標的制定有沒有什么需要注意的地方呢？

1.找到合格的目標：SMART原則

你可能會說：“我有目標，我想賺更多錢，想當大富豪！”

但這不是目標，是“念想”，每個人都有無數“念想”。

”賺大錢“”開豪車“”成為成功人士“......這些都不是目標，至少不是在時間管理的范疇里，可以發揮作用的，合格的目標。

那么，所謂合格的目標是什么樣的？

管理學大師彼得·德魯克（Peter Drucker）著作《管理實踐》中提出的”SMART“法則很值得我們借鑒。

“SMART”是五個英文字母Specific（具體的）、Measurable（可測量的）、Attainable（可實現的）、Relevant（相關的）、Time-bound（有時限的）的首字母簡稱。

目標必須明確，比如，我們要提升業務能力，就寫“業績提升5%”。目標必須可衡量，比如，我們要讓自己工作合格，就寫“業績考核評分在85分以上”。

目標必須可實現，比如，你發現前面的業績提升5%無法實現，那就改成“提升3%”。

目標必須互相關聯，比如，你是一個程序員，把學好法語這種目標改成學好C語言，和工作緊密結合，對工作的助益效果就會很明顯。

目標必須有完成期限，比如，“本周之內必須完成”

2.那些不緊急但重要的事：艾森豪威爾法則

一提到計劃，人們想到的多是現在要干什么，等下又要做什么，再往長了則沒什么規劃了。缺乏長遠規劃，正是很多人管理不好自己時間的主要原因之一。從艾森豪威爾四象限的視角來看，就是他們永遠只在緊急重要和緊急不重要兩個象限內打轉。

最近兩個月不換工作，不會影響我們現在的工作和生活；不馬上做副業，不會影響我們現在的工作和生活；最近兩個月不減肥，不會影響我們現在的工作和生活；……正是因為這些事情不去做，也不會影響現在工作和生活的正常推進，所以從人性的角度來講，我們會一直拖延，想著再等等，以后再解決，就這樣拖了半年、一年，甚至兩年，到最后很容易不了了之。

3.制定科學的規劃：長目標與短目標

我們已經知道了時間不僅應該用來解決燃眉之急，更應該用來實現長遠的規劃。

但是，如果只有長遠的計劃卻沒有短期計劃去落實，目標就如霧中花、水中月般不切實際；如果只有短期安排而缺少長遠規劃，則會讓自己迷失在日?，嵥槭聞罩锌床磺迩斑M的方向。所以，我們在制訂計劃時，要注意把長計劃與短計劃結合起來。

這里的長目標可以是每月、每季度、每年甚至數年的計劃，短目標則是每小時、每天或每周的計劃。

年度目標

對于職場人士而言，年計劃十分重要。一年的時間可以完成很多事情，也可能在渾渾噩噩中度過。有的人工作出色升職加薪，邁向了新臺階，而有的人還在埋怨工作太多經常加班。與其抱怨，不如先給自己做個一年的規劃，設計下未來一年自己要達成的目標。

在制訂年計劃時，我們可以簡單地列個大綱，不必做得過分詳細，以免計劃跟不上變化，反而失去了計劃的作用。

月度目標

月計劃在整個計劃中起著承前啟后的作用，它既與年計劃相輔相成，又與周計劃相得益彰。它是落實年計劃的第一步，我們在確定好年度目標后，要把大目標進行分解，然后劃分到12個月里。

而每個月的目標又要進一步分解到每一周的目標任務列表中。

所以，相對于年計劃，月計劃要求做得盡量詳細，最好具體到每一周都需要完成什么樣的目標。

每周與每日目標

周計劃和月計劃類似，都是將目標逐漸細化的過程。周計劃可根據年度計劃和月計劃制訂，注意要把一周內的日程安排都考慮進去，其中還應加入一些臨時但重要的工作（年/月計劃中沒有的），并且周計劃一定要明確目標、完成的方法、開始和完成的時間，如果是團隊計劃，還要具體到責任部門和責任人等。

做日程安排時，時間、內容的安排要保持一定的靈活性，或提前準備幾套預案。對于一些確定性的任務，我們可以在前一天的晚上將它從周計劃中挪到第二天的日計劃列表中去，或者在當天正式開展工作前，先列出來，讓自己明確當天的新目標。注意不要把確定的任務安排得太滿，給不確定性的任務預留出一定的時間，這樣不容易打亂原有的計劃。

不管是年計劃、月計劃、周計劃還是日計劃，它們之間存在著內在的邏輯關系，我們不能把它們孤立起來對待。因此，我們需要一個界面把以上計劃都結合起來，組成你自己的個人計劃界面：

二、執行：把生活掌控在自己手里

時間管理不是一件容易堅持的事情。

很多時候，我們制訂了完善的工作計劃，列出了清晰有序的任務清單，窮盡心力地把事務進行了有序的安排，并嚴格要求自己成為一個自律達人，卻還是沒有辦法完美地完成所有事情，或是在堅持自律一段時間后陷入筋疲力盡中，與當初預想的結果大相徑庭。

1.開始行動前先分解任務：GTD

GTD是Getting Things Done的縮寫，就是“把事情做完”的意思。

爬過山的人都有這樣的體會，如果讓你一口氣爬到山頂，沒多少人能做到。每爬200米就休息一下，看看風景，拍拍照，等休整好了再接著爬，估計大多數人都能登上山頂。

GTD法則認為人的壓力不是來自任務本身，而是大量任務在大腦里的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵觸。

因為沒有采取行動的具體計劃，我們希望完成這些工作，卻根本無法讓自己集中精力去完成它們——這些思緒會不斷造成壓力。GTD試圖將這些思緒從大腦中趕出去，放進清單里面，它讓每個項目都變成可操作的。

GTD法則的具體操作方法分為5步：收集、整理、組織、回顧、執行。

1. 收集： 首先，你需要將大腦中的所有任務、想法、承諾和項目都收集起來，無論是小事務還是大項目。
2. 處理： 對于每個收集的事項，依次進行以下處理：
1. 如果一個任務可以在2分鐘內完成，立即完成它。
2. 如果任務不需要立即完成，你可以將其分配到一個特定的上下文（例如，家庭、工作、電話、電子郵件等）。
3. 如果任務需要一些具體的下一步行動，明確定義這些行動步驟。
4. 如果任務是一個較大的項目，將其放入項目清單中，并明確項目的下一步行動。
3. 組織： 組織是GTD的關鍵。將任務和項目組織到不同的清單和上下文中，以便你可以根據需要查看和處理它們。這些清單可能包括下一步行動清單、項目清單、等待清單（用于跟蹤等待他人的任務）、日程表等。
4. 回顧： 定期回顧你的任務和項目清單，確保它們保持最新和優先級合理。這可以是每周、每月或根據需要的頻率。
5. 執行： 最后，根據上下文和優先級，選擇要執行的任務并完成它們。GTD強調在執行任務時保持全神貫注。

第一步：“是否需要做”

第二步：“內容是否復雜”

第三步：“兩分鐘內能完成嗎？”

第四步：“自己做嗎？”

2.保持高效的秘訣：精力周期

一小時周期：番茄鐘

不少人都會有這樣的體驗：全神貫注地去做一件事情，過一會兒就會感覺疲勞，注意力分散，做事效率開始降低。

這是因為，人的注意力只能保持45～90分鐘。超過這個時間，大腦就會不可逆轉地變得疲勞。

想要避免在長時間工作后陷入低效，可以使用大名鼎鼎的番茄鐘進行管理，在工作一段時間后主動休息。你可以離開辦公桌，活動一下身體，極目遠眺一下或者和同事聊聊天，這都可以幫助你放松身心，迅速恢復活力。

一天周期：黃金四小時

你有沒有過這樣的體會：在某一時段，你會比其他時間精力充足，積極性更高，效果也很好。這，就是屬于你的“黃金時間”。要把重要的工作安排在你最有精神、活力的時段，把次要的任務安排在你能力消退的時段，如此正是有效利用黃金時間的上上策。

“黃金時間”要靠自己去尋找，觀察自己一天當中的身心狀況，何時最佳、何時最差、何時最適宜做什么等。不過，每個人的情況都有所不同，不能一視同仁。如果暫時找不出“黃金時間”，可以借鑒麥肯錫的“黃金四小時”，這是根據我們人體的“生理時間表”所篩選出來的四個高效時間段。

6：00-7：00：第一個時間高效期

俗話說“一天之計在于晨”，機體休息完畢并進入興奮狀態，肝臟已將體內的毒素全部排凈，頭腦清醒，大腦記憶力最好。如果有一些需要記憶或者發散性較強等工作，一般選擇這個時間段做比較好。請好好利用這段時間，這樣工作的一天就有了好的開頭。

9：00-10：00：第二個時間高效期

這段時間是頭腦最清醒的時候，此時神經興奮性提高，身心處于積極狀態，大腦易興奮，嚴謹而周密的思考能力、認知能力和處理能力較強，很容易進入最為強盛的“工作狀態”。此時最好安排一些難度較大或者較煩瑣的工作，若是虛度實在可惜。

15：00-16：00：第三個時間高效期

這段時間，是人體分析力和創造力得以發揮淋漓的極致時段。利用這段時間來思考工作中的問題，總結心得和經驗，分門別類地歸納整理等都是非常不錯的選擇。另外，有試驗顯示，此時感覺器官尤其敏感，長期記憶的效果非常好。因此，你也可以合理安排一些需“永久記憶”的內容記憶。

20：00-21：00：第四個時間高效期

這段時間是晚上活動的巔峰時段，大腦又開始活躍，反應迅速，記憶力特別好，心也往往能夠靜下來，建議你利用此時進行商議、進修等需要思慮周密的活動，或者思考一些白天沒有解決的問題。

在“黃金四小時”內，如果你難于做到精力集中，可以采用自我暗示的方法，比如告訴自己：“我的精力很旺盛”“我一定可以集中注意力”……從而保證自身的大腦、體力、情緒都處于興奮狀態。時間長了，便自成一種用時規律。

一周周期

有人曾做過統計，發現大部分人在一周中工作效率由低到高排序，分別為：星期一（3.49%）、星期四（5.86%）、星期二（30.89%）、星期三（13.98%）、星期五（35.78%）。

高效工作者會根據自己在一周中的精力狀態來安排自己一周的工作，例如：

周一，生物鐘還沒有從周末休息狀態中調節過來，這時最好做一些工作規劃或分派任務等工作；周二，狀態明顯好轉，工作的積極性明顯提升，此時處理一些棘手的問題往往比較順利；周三，精力充沛且思路活躍，適合開展頭腦風暴或者制定戰略決策；周四，繼續埋頭工作的意愿明顯下降，但開展一些溝通性的工作反而效果更好；周五，預示著一周工作即將結束，人的心態放松，心情愉快，此時不妨用來梳理一周的工作，將需要決斷的事情迅速處理完成，這樣就能輕松迎接下一周的工作了。

有不少人時間觀念很強，做事情也愿意付出努力，但就是比別人效率低。那么不妨先了解下自己的生物鐘，找到自己做事最有效率的時間段并利用好它。

畢竟，精力管理也是時間管理的一部分。

三、復盤：讓每一步都有意義

復盤在個人成長中的重要性不必多言，如果不知道具體的復盤方法的話，可以參考之前的文章，手把手教會你~

1.檢查任務完成與否

完成任務固然很爽，但想必一個周期下來，總會有許多沒有能完成的事情。

不要先責怪自己，一件事情沒有完成必定有它背后的原因。

一般來說，一個你想做的事情沒有做到，往往有下面幾個理由：

（1）目標太大，沒有狀態開始：比如開始寫一本小說、掌握一個新的技能。

（2）做計劃的時候，沒有考慮到其他變量，無法執行：比如定期去健身房，一旦出差便做不到了。

（3）缺乏時間精力：比如學英語：很多人一回到家里，時間全都沒有了，更別說留下專注的學習時間。

（4）目標缺乏價值：也許目標并不是你真心想做，也不是你需要的?；蛘哒f很長時間都沒有做，卻并沒有影響你生活的東西，也許本身是無用的。

• 不想：缺心力、缺價值
• 不能：缺能力、缺方法
• 沒機會：缺環境、缺時機

2.用數據評價完成情況

除了“完成與否”這項硬指標，“完成度”也很重要。

使用具體可量化的數據與目標進行比對，是一個很直觀的方法。

比對重點不是關注差距有多大，而是要在出現差距的地方，試著去提出疑問：為什么會有這樣的差距？

結果比對的價值，是為“原因分析”提供了一個分析的著力點。當我們要進行分析的時候，該在何處進行分析，結果比對就提供了這樣一個指向：在與目標不相符合的地方。

3.“未來常迎，過往不忘”

未來、現在、過去，是每個人常用的一種時間分法。

大家習慣這樣描述時間：

未來我要成為一個什么樣的人，未來我想達成怎樣的人生目標；

現在我是一種什么狀態，現在我在做什么；

過去我是一個什么樣的人，我做到了什么，沒做到什么。

但是，何為未來？是明年么？是明天么？如果未來指的是下一秒，那你還未說出口，它已成為現在。從時間的流逝來看，未來一刻不停地變成現在，現在一刻不停地變成過去。

從人生經營的角度來看，未來早已來，過去從未過。

曾國藩在《曾胡治兵語錄》里說：“未來不迎，當時不雜，既過不戀?！奔次磥韺⒁l生的事情，不用過分地迎合；當下正在做的事情不能讓它雜亂，需要做什么事情就必須專心做；當這件事情過去了，就別再留戀它。

從時間管理的角度，我們可以用相反的態度來看待：未來常迎，當時可雜，過往不忘。

未來將要發生的事情，要經常思考一下，不斷規劃未來重要不緊急的事，然后拆解至知道現在應該著手做什么，才能擁有更好的未來。

當下正在做的事情，可以接受一定程度的雜亂，因為沒有完美的規劃和執行。變化是永恒的，要在變化中不斷調整規劃，做當下的事情時要不斷暢想未來，因為當下做的每一件事，都是在創造未來。

當一件事過去了，不要忘記它，它已經或者正在塑造現在的你。過去不會真正的過去，歷史學才是真正的未來學，我們要從過去的經歷中不斷復盤、反思、總結，最終精進自己，重建自己，創造更好的現在和未來。

寫到這里，與君共勉。