中小企業必看！如何做好采購管理？

一般來說，中小企業往往會面臨著以下2種采購痛點：沒有采購計劃或者采購標準流程，每次采購都是根據需要下單，采購過程混亂；要么過度采購，導致資金的浪費和庫存積壓，要么采購不足，導致滯銷。

一、要做好采購管理，先了解清楚采購的基本流程

采購需求---采購計劃---尋找供貨商----詢價、比價、議價----采購洽談----合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務）----交貨驗收（倉管）---質檢（不合格退貨）---入庫---計劃對賬---財務結算

1. 采購計劃：采購員應根據請購單和公司銷售計劃制訂采購計劃。

2. 供應商的選擇和考核：供應商的選擇與考核，一般從經營情況、供應能力、品質能力等方面評定，并定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。

3. 詢價、比價、議價 。

4. 合同的簽訂：買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程，最后雙方簽訂有關協議，合約即告成立。采購合同的簽訂要根據采購商品的要求、供應商的情況、企業本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務等情況。

5. 交貨驗收：采購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確無誤。以采購員的確定和合同為驗收數據。

6. 質檢：貨物質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。

7. 財務結算：貨物入庫后，財務結算

二、及時、準確地下達采購計劃，避免采購過多過少

以原材料性的生產采購為例，在如今機遇與挑戰并存的時代，我們不得不盡可能地采取一切手段把握先機，這樣才能在采購物資緊張的大漩渦里突出重圍。

我們既要大膽地洞察需求變化，及時做出反應，也要準確地落實采購計劃的真實性，這就需要做到以下幾點：

1.主動了解材料銷售變化

通過與供應商的及時溝通，了解材料的交期變化、價格走向。值得注意的是，我們與供應商的及時溝通，應該建立在雙贏互利的基礎上，而不是你忽悠我備貨，我忽悠你交期和報價，否則得到的采購計劃預測會是無用功，不是訂多了，就是訂少了。

2.明確基本信息

作為采購管理者，在指導制定采購計劃時，一定要令采購員明確以下基本信息：生產計劃需求；現有在庫庫存；到貨在檢數量；現有采購訂單；單價；月用量；訂貨周期；最小+包裝量；最小+訂貨量。

這9個基本要素的綜合分析，才能為采購計劃的準確預測提供可靠依據。

3.建立合格供方管理機制

采購部門應打破傳統單一的貨比三家的指導模式，而是優先建立合格供方管理機制，為有效詢價提供合理策略。這就需要優化以下幾點因素：

1）篩選合格供應商

建立合格供應商名錄，規范企業采購供應商的引入與選用，避免造成不必要的成本上漲和質量問題。

2）多方面發展具有競爭力的供應商，避免一家獨大，導致被動

許多企業的采購主管都不愿意過多引入供應商，但這樣會導致供應商持驕而狂，想漲價就漲價，想延期交貨就延期，十分被動。

采購管理應化被動為主動，建立其多家齊頭并進的競爭模式，就能為企業材料穩定供應提供切實有效的保障。

4.與供應商建立長期的戰略性采購關系

不再沿用傳統的只是單次合同的最低采購價格，而是與供應商建立長期的戰略性采購關系，以總成本最低來提升企業成本把控力度。

1）綜合考慮成本：顯性成本+隱性成本

合理的采購機制，不能只考慮單價的優惠力度，而忽略了其他如運輸費用、模具費用、修模費用、質量損耗費用等成本。應該有整體觀念，對采購材料實行戰略性的分析和統籌。

2）建立良性的采購付款機制；

作為采購，當然希望供應商越遲收款越好；作為供應商，當然希望采購方現款現貨甚至預付。但綜合企業資金的雙向互利，我們應該建立一個平衡的付款機制，即采購企業能夠按照協議每月支付貨款，供應商也適當放寬收款條件，形成良好的合作機制

采購計劃制定完畢后，就是合同簽訂、交貨驗收和后續財務環節了，這些環節都包含在進銷存系統當中哦～

三、利用進銷存管理系統：實現采購全流程管理

• 對企業生產經營中物料流、資金流進行條碼全程跟蹤管理，從訂單合同開始，進入物料采購、入庫、領用到產品出庫交貨、回收貨款、支付采購款等，每一步都提供詳盡準確的數據。

• 集合財務管理、客戶管理、業務管理等相關內容，成為進銷存財一體化的管理系統，實時掌握庫存信息，規范企業流程，實現數據可視化，提高企業工作效率。

  
  

下面，就讓我們具體來看下進銷存管理系統是如何進行采購管理的。

1.無紙化審批：自動發起采購流程，統計采購費用支出

沒上系統前，采購人員通過Excel管理物料，旺季事情過多時常出現物料錄入不及時的情況，導致其他采購人員再次采購；如果物料采購不及時，生產過程因物料不足，導致生產擱淺延期；通過采購管理系統可以實現：采購人員根據庫管補貨提醒，發起內部的采購流程。

相關領導線上審批后，系統還會自動統計出每月/季度采購費用支出情況。

2.供應商管理：供應商分級精細化管理

上系統前，企業采用excel表格管理供應商，優秀供應商無法得到很好的沉淀；現在，通過系統可以將供應商的名稱、地址、結算日期、聯系人姓名聯系方式、采購金額、待附金...履歷信息線上留檔，分級精細化管理。

3.庫存智能預警，按需采購

庫存明細報表實時更新，避免庫存同步不及時；且在庫存中設置安全警戒線，當剩余庫存達到警戒標準，發送通知給相關負責人，提醒及時采購。

4.采購到貨掃碼一鍵質檢，不合格品快速退貨

手機端，采購人員可以通過app一鍵掃碼進行質量檢查，如果有不合格的產品，可直接在線發起退貨審批流程。

5.手機掃碼，自動生成庫存盤點單

手機APP掃碼僅需填入盤點倉庫、數量等信息，系統就會依據獲取的編碼自動生成盤點數據。并與已有庫存數據對比，自動計算盤點結果盈虧

6.采購分析報表：多維度數據統計分析

除了統計每月/季度采購費用支出情況情況外，通過系統儀表盤，可以實時生成數據分析圖表，如供應商金額采購排行、產品采購排行...輔助我們進行采購決策。

企業采購與供應鏈管理是企業內部管理系統的重要組成部分，是企業提高運營效率和質量、節約成本的關鍵。

企業應以提高產品質量和效益為中心，打造大數據支撐、網絡化共享、智能化協作的智慧供應鏈體系，從而提高采購方、上下游供應商及客戶等多方的業務效率，實現信息的數字化、可視化，增強信息的準確性和實時性。