項目協作如何更高效？可以借助哪些項目協作工具？

1. 即時通訊工具，用于實時交流和溝通，其中又可分內外部溝通、客戶溝通等等；

2. 項目管理工具，用于規劃、組織和跟蹤團隊的工作進度和任務分配，根據使用團隊的同又可分為軟件項目、通用項目、工程項目等等；

3. 文檔協作工具，用于團隊共享、編輯和管理文檔和文件；

4. 視頻會議工具，用于團隊成員之間進行遠程視頻會議和屏幕共享；

5. 云存儲工具，用于共享和存儲文件和數據；

6. 代碼協作工具，用于團隊共同開發、管理和協作代碼項目；

不同的團隊協作工具有不同的特點和優勢，根據具體的協作需求選擇適合的工具可以提高團隊的效率和協作效果。

不管是幾個人的小型項目團隊還是幾百人、上千人組成的大型項目團隊，基本都是按照以下流程進行的：

項目的啟動階段：合理制定目標；項目明確任務到人；

項目的計劃：任務分工明確；分清項目的優先級別

項目的實施：注重團隊管理工作；加強溝通協作；修改或調整工作計劃；

項目檢測與控制過程：借助項目管理工具監控進度；

項目的收尾：具備基本的數據分析能力，進行總結復盤

整體思路就是: 明確事->找對人->排計劃->定機制->收好尾。

注意：以上5個過程不是只運行一次就結束，而是循環的用于項目各環節。

一、項目啟動階段

制定好項目目標后，開啟所有工作的第一步，明確項目干系人，項目目標和項目關鍵負責人等基礎是必不可少的。

1、合理制定目標

項目啟動規劃期，制定合理的目標對整個團隊來說很重要。
一個項目的好與壞，首先要看所定目標是否合理性。合適的目標對每個人、企業都有好處，員工不會有太大的壓力，就會安心努力地工作。

SMART是一個目標設定原則，它能夠幫助我們設定理想的項目目標。

具體性（S）：想要實現的目標，且越具體越好。
可衡量性（M）：可衡量性指項目指標是數量化或者行為化的，驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的。
可實現性（A）：在目標設定時，我們都想要充分發揮自己的想象力（畢竟太過保守的目標不具備突破性），但也需要注意不要太過放飛自我，設定不切實際的目標。
相關性（R）：指績效指標是與工作的其它目標是相關聯的；績效指標是與本職工作相關聯的；
時限性（T）：注重完成績效指標的特定期限。

另外，目標要靠人來執行，執行過程中會有各種各樣的評價，嚴格地說就是考核和監督。這里，就得需要OKR管理工具的協助了。

OKR（Objectives and Key Results）即目標與關鍵成果法。

目標（Objectives）：是對驅動組織朝期望方向前進的定性追求的描述。主要回答“我們想做什么”的問題。

關鍵結果(Key Results簡稱KR)：用來衡量目標是否達成，主要回答“我應該怎么做”的問題。

在制定OKR時，為每個KR設置對應信心指數。信心指數代表著對完成這個KR的把握，設置為10（最大值）即對完成目標有絕對的把握，設置為1（最小值）即對完成目標毫無把握，在OKR執行過程中可以根據實際情況修改信心指數。

2、項目明確任務到人

在制作項目計劃之前，讓所有人參加討論，對主要的工作量進行分工，每個人明確知道自己的工作任務和時間。
如果你控制的項目和人數比較少，比如10個人之內，跟你在同一地點，最好每天清晨花上10分鐘開個早會，確認一下前一天進度。

人多的話，每天寫工作日志，每周工作總結，項目經理及時確認進度。

對項目過程遇到的各種問題進行整理多分享多總結。

在糾偏改正階段，都可以使用項目管理思維——PDCA循環的原則，進行正向的反饋與循環……

• Plan--計劃，確定方針和目標，確定活動計劃；

• Do--執行，實地去做，實現計劃中的內容；

• Check--檢查，總結執行計劃的結果，注意效果，找出問題；

• Action--行動，對總結檢查的結果進行處理，成功的經驗加以肯定并適當推廣、標準化；失敗的教訓加以總結，以免重現，未解決的問題放到下一個PDCA循環。

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二、項目計劃階段

這一階段，項目經理要定義好項目范圍，確定可利用資源，了解時間軸，確定關鍵里程碑，組建團隊，制定初步計劃，并按實際情況調整、分派任務、設置進度等工作內容。

作為項目的主導，項目經理要確保這些分配給個人的任務是符合成員能力，可測量的，能夠實時監控任務進度的。

1、任務分工明確，公開透明

把公司項目公開，有利于資源的共享，讓他人都知道你在做什么，對于任務分工也能更明確，盡量避免出現一人同時參與多個項目的情況。

2、項目進度，實時提醒

如果項目啟動了、項目驗收超期了、項目需求變更了、項目付款延期了等，選擇相關項目負責人，伙伴云系統會通過企業微信自動給相關人發送提醒。

如果出差在路上或者公事外出，項目經理或項目負責人也可以在手機端直接創建新任務，并為任務指派執行人，被指派人在被添加為責任人后，即可收到任務通知，隨時可獲取任務信息。

3、多個項目時，分清優先級

當面對多個項目時，以什么順序去做是很重要的，哪個項目要優先啟動，哪個項目要暫時擱置，對項目影響都很大，多項目的管理者要清楚地知道哪個項目是最緊迫的。

一般來說，將影響別人的任務優先級設置為更高，避免團隊其他成員”Waiting for you“。

在時間管理上，還有一種流傳甚廣的時間管理方式，叫時間四象限，它根據緊急和重要性把工作分為以下四個“象限”：

如何理解四象限法則？

優先解決第一象限，重點投資第二象限，防止陷入三四象限。
一旦我們能夠清晰地將生活中所要做的事情，按照優先矩陣進行分類，我們的時間管理也將變得事半功倍。事情多的時候一定要分清輕重緩急，不然容易顧此失彼。

從這個層面上來說，伙伴云表格就是一款非常好的時間管理工具。

在伙伴云，項目負責人通過設置項目優先級和項目開始/截止時間、實際完成時間、預期/實際工時...就能自動監測任務完成情況。點開每一個任務即可看到任務詳情及任務執行進度，了解任務整體完成情況。

三、項目的實施階段

項目在執行階段會出現這樣或那樣的問題，確保工作的順利推進是整個過程的核心。項目經理需要特別關注以下三個方面：

1、注重團隊管理工作
管理好團隊是確保工作有序進行的重要手段，不僅要讓團隊具有凝聚力，同時也需要對工作進行正確的決策與剖析；

2、加強溝通協作
一個項目會涉及到多部門多環節，無論是本團隊內，還是跨部門合作，項目經理都應該加強溝通協作，確保團隊流程順利。

3、修改或調整工作計劃
修改調整計劃也是項目執行過程中必不可少的一環，圍繞項目目標與資源，根據實際情況來調整或更改，可讓項目實施少走彎路高效推進。

四、項目監控階段

監控環節是項目是控制成本、資源和質量監督，預計項目的進展。俗話說萬事開頭難，項目開始時可能不會立馬有大進展，但之后要開始監督團隊工作，甚至要落實到個人，這樣有益于提前發現問題，規避風險。

必要時，也可以借助項目管理類的工具。比如看板視圖、日歷視圖、甘特圖、燃盡圖等。

以看板視圖為例。伙伴云的看板視圖，就可以直觀反映項目進度的健康程度。

當任務安排給成員之后，我們通過看板視圖就可以實時跟蹤每個成員的任務進展情況，如：哪些任務還沒開始做，哪些任務正在進行，哪些任務已經完成，以及每個任務消耗的時間等。

伙伴云-看板視圖

除此以外，還可以把工作寫進“日歷”，按天、周、月安排日程。點擊事項即可查看詳情，一眼get待辦清單，更有利于團隊協作。

除了項目的可視化，還有嚴格的權限管理，分工更有序，信息也更安全。
項目經理可以根據觀測到的結果，預測項目結束的時間，判斷是否能如期完成；若不能完成，查找原因并采取措施解決問題。

五、項目收尾階段

一個項目的收尾，除了匯報工作外，還需要對項目結果進行分析和記錄，寫下復盤總結是項目收尾階段最關鍵的事項。只有對項目完成的效果進行全面細致地分析，才能將經驗內化。

做復盤的時候，有幾點注意事項：

1、必須是團隊一起復盤
2、復盤過程別扯責任問題
3、復盤重在優化，能落地很關鍵
4、復盤總結最好有可量化的數據

伙伴云儀表盤，只需簡單的配置就可以生成項目的統計分析報表，自動獲取月驗收項目數、交接項目數、任務完成情況等不同維度的分析結果、趨勢等，數據一目了然，輔助團隊進行決策。

以上就是整個項目管理和協作的全部流程了！

不過，掌握方法與工具，只是邁出成功管理項目的第一步，項目最后成功與否取決于您的毅力，是否堅持不懈的實踐-總結-再實踐！

最后，再次安利下伙伴云這款“全家桶式”項目管理工具，涵蓋OKR、項目管理系統、看板視圖、日歷視圖、數據分析儀表盤......現成的模版，學習門檻極低，項目經理們可以根據需要隨意搭建成你想要的樣子，非常適合項目管理和協作。