ERP軟件的好處：企業資源計劃系統的優缺點

ERP軟件的好處：企業資源計劃系統的優缺點

無論您的企業規模大小，您的公司都可以從ERP軟件中受益。企業資源計劃軟件（ERP）是一套可定制的應用程序，允許企業集成和管理其最重要的流程。盡管有很多優點，但并非一帆風順。ERP也有其缺點。

ERP軟件選擇神話

但是，在我們共享ERP系統的主要優點和缺點之前，我們想消除一些關于ERP的神話。正如我們在與技術購買者的討論中發現的那樣，選擇和實施新的ERP解決方案甚至會使最有經驗的IT專業人員感到困惑。正是這種困惑導致了有關ERP軟件選擇的許多神話和謬誤。在進行ERP選擇項目時，這是一項快速的現實檢查：

1. ERP的成本應該是最大的因素

ERP系統理想情況下將持續至少五年。許多公司使用他們的系統的時間更長。因此，購買具有更高價格標簽的全面系統可能比“花錢”購買不符合貴公司需求的價格便宜的軟件更具成本效益。

權衡每種ERP解決方案可以為您為公司設定的目標提供什么。您的投資回報率（ROI）取決于您隨時間推移從ERP中獲得的總體價值。最好的ERP系統可以滿足您現在和將來的預期需求，而且它可能不是最便宜的選擇。

2. ERP選擇應由IT部門完全管理

您的IT團隊很可能會花費最多的時間進行研究和執行實施，但是您的整個公司都將從ERP系統中受益。至關重要的是，您的ERP選擇團隊除IT部門外，還應包括關鍵業務部門的利益相關者。例如，您希望從負責公司最重要職能的人員那里獲得反饋。他們將深入了解該軟件應如何支持和增強當前的操作。

此外，請確保每天與要使用該軟件的人員進行交談。他們的需求和需求應該是頭等大事，因為他們使用系統的能力將最終決定它是成功還是失敗。

3. ERP的選擇應完全由顧問管理

盡管許多人認為ERP實施可以完全由IT員工來管理，但可能有很多人根本不考慮他們的投入。一些公司不愿組建自己的IT團隊，因為它們已經被管理日常運營的極限所累。但這并不意味著顧問可以代替您的內部團隊，這些內部團隊每天使用您的現有系統。

顧問可能會對軟件甚至您的行業有更好的了解，但您自己的IT團隊將通過運用他們對公司的知識來確保ERP選擇成功，從而發揮關鍵作用。您的IT團隊將對需要哪種系統有更好的了解，以便提供企業所需的安全性和可伸縮性。他們還將具有管理已使用并希望集成到ERP中的任何系統的第一手經驗。

4. ERP功能越多越好

要了解為什么選擇最多的ERP功能可能不是您最佳的選擇策略，您需要考慮兩個重要因素：使ERP軟件供應商成功的因素和推動公司成功的因素。一家軟件公司可以通過制造滿足其目標市場需求的軟件而蓬勃發展，而不會因不需要的功能而壓倒它們。

同樣，許多組織只需簡化操作就能變得更加成功。擁有無數功能的軟件不應使外賣吸引眼球。相反，應將重點放在可滿足您企業實際需求的解決方案上。選擇一種可以執行很多您不需要的軟件的方法永遠不是正確的解決方案。

5.當您聯系供應商時，研究階段結束

您選擇的ERP軟件看起來很適合紙上談兵，但是它可以滿足您在現實世界中的需求嗎？在簽署任何長期協議之前，獲得關鍵流程的實時演示或軟件試用版總是一個好主意。不幸的是，失敗的ERP實施和買方的后悔是很常見的。

資源浪費和機會損失給企業造成的損失可能是巨大的。要求清單上的每個ERP供應商提供一種合理的方法，供您體驗軟件以及可以期望的支持類型。購買ERP軟件意味著與供應商（包括其客戶服務代表和技術人員）具有長期關系。最好讓自己有時間觀察和評估新軟件附帶的關系。

ERP的優勢

現在，我們已經清除了一些誤解，現在是時候介紹為什么全球各地的公司都在實施ERP軟件了。

企業資源計劃系統是許多組織的資產。通過統一和保護您的信息，自動化流程并產生易于理解的趨勢，它們使您的業務運行更加順暢。有了這些以及更多的功能，企業中ERP系統的優勢將使您的日常運營和長期計劃更加有效。實施此類軟件時，以下是最大的ERP收益：

1.集中的IT成本

盡管ERP通常是一筆大投資，但它可以統一您的IT成本并提高效率。您可以將所有這些成本集中在一個ERP上，而不必將資源花費在都需要專門人員，基礎架構，支持團隊和許可證的多個系統上。此外，如果您在異構系統上的支出要比在集中式ERP上的支出多，甚至可以節省總體IT成本。使用單個系統還減少了對最終用戶的培訓要求，因為他們只需要學習一個系統，而不需要與眾多單獨的應用程序進行交互。

盡管ERP可以包括眾多功能領域，例如客戶資源管理（CRM），會計，人力資源管理和供應鏈管理，但系統的設計必須是模塊化的。這樣，您就可以僅使用符合您需求的零件。ERP的核心是將其他系統及其數據綁定在一起的粘合劑。某些ERP可讓您將眾多第三方系統集成到一個統一的整體中。

2.總可見度

ERP的這一優勢是該軟件的最大賣點之一。ERP使您和您的高級管理人員可以輕松訪問每個部門的數據，從而可以完全訪問您業務中的每個重要流程。例如，您可以每天監控庫存水平，包括尚未收到的未來托運貨物和當前運輸中的庫存。通過準確了解您在庫存水平方面的立場，可以在更精確的水平上控制您的營運資金。

此外，在集中位置可獲得公司所有信息，可以加強協作并簡化任務的完成。這種完整的可見性提供了更一致的工作流，并允許以最大的效率輕松地跟蹤部門間的流程。所有這些使您可以自信地快速做出決定，因為您可以放心，在任何給定的時刻都可以看到完整，完整的圖片。

3.改進報告和計劃

除提高可見性外，更好的洞察力是ERP的一大優勢。跨部門實施ERP套件意味著您的組織針對每個流程都擁有一個統一的報告系統。通過使用單一的事實來源，ERP系統可以隨時輕松生成有用的報告和分析。該軟件使您能夠跨部門分析和比較功能，而無需麻煩多個電子表格和電子郵件。

除此之外，許多ERP供應商還通過其軟件提供商業智能服務。這種BI功能使企業可以更深入地分析其運營狀況。這些洞察力可通過識別運營優勢和需要改進的問題領域來幫助進行企業規劃。通過提供對公司數據的這種詳細視圖，ERP用戶可以根據趨勢和指標做出更明智的決策。

4.完全定制

如今，企業資源計劃軟件的最大優勢之一就是其模塊化的構成。大多數ERP供應商提供了幾種可以根據業務需求一起實施的應用程序。除少數例外，每個應用程序都設計為能夠獨立存在或與更大的套件集成。這樣，您的公司可以選擇最適合您的組件，并且可以省去您不需要的組件。

定制的另一方面涉及如何實現軟件。兩個主要部署是本地部署和通過云進行的。對于本地系統，必須購買物理軟件并將其安裝在所有公司的計算機和服務器上。借助基于云的系統，整個軟件包將完全由ERP供應商在異地處理。

5.提高效率

除了減少IT和培訓成本外，ERP還可以減少員工進行日常活動所需的時間和精力。正確實施后，ERP可以大大減少或消除重復的人工流程，從而使團隊成員騰出時間專注于影響收入的任務。該系統同樣可以幫助采用和實施行業最佳實踐流程，從而使整個企業的所有行動保持一致。

6.客戶服務

您公司的客戶即使不知道也可以從中獲得ERP系統的好處。因為客戶信息是集中和簡化的，所以您的銷售團隊將能夠專注于建立和維護客戶關系，而不是維護電子表格。歸根結底，企業應關注的第一件事是客戶的獲取和保留。通過ERP提供的端到端跟蹤和見解，您可以從目標營銷一直到后期客戶服務，從而提供更好的客戶交互。

大多數最新的ERP套件也支持電子商務集成。這意味著您的企業將能夠更好地處理基于Web的訂單處理和客戶交互。

7.數據安全性和質量

ERP系統的最大優勢之一是數據安全性。畢竟，ERP概念的核心是數據。跨職能孤島（例如客戶服務，銷售，市場營銷和業務發展）共享數據可增強整個公司的協作。廣泛的數據訪問的另一面是控制誰可以查看和編輯信息。ERP解決方案具有內部控件，以確保數據的安全性。

此外，有助于ERP維持高水平數據安全性的是它們提供了一個單一的輸入系統。合并來自多個系統的信息通常會導致源之間的沖突，但是擁有單個信息存儲庫有助于提高公司數據的準確性，一致性和安全性。

本地和基于云的ERP系統都可以為您的組織提供更高的安全性。ERP運行的數據庫系統還可以對關鍵和敏感數據進行集中備份。盡管許多人認為，基于云的ERP系統提供了額外的安全層。由于公司的所有數據都是通過云進行管理的，因此他們聘請了不間斷的安全專家來確保其服務器受到保護。這使得黑客像在私有服務器上一樣進行測試攻擊要困難得多。

8.改進的協作和工作流程

協作是業務蓬勃發展的重要組成部分。但是，企業常常發現他們的團隊處于孤島中，這僅僅是因為協作需要更多的時間和精力。但是ERP使協作變得輕而易舉。ERP平臺通過為員工提供他們在需要時所需的數據的訪問權限，從而簡化了與他人協作的過程。他們通過提供一個跨部門的數據庫來做到這一點，每個部門的信息都集中在一個集中的位置。

這樣可以進行實時項目更新，并在整個公司內實現更好的溝通。有了ERP系統，每個員工都可以按需訪問整個公司的大量數據，這使他們可以看到全局。反過來，這為您的員工提供了做出積極決策所需的工具，同時使他們感到更有價值。對您的業務的凈影響是與手動數據跟蹤相關的更高的效率和更低的運營成本，以及更高的員工敬業度。

9.標準化的業務流程

大多數ERP系統都是根據行業最佳實踐開發的。這些經過實踐檢驗的流程為各種規模的企業帶來了巨大的收益。它還使企業能夠標準化自己的流程和系統，從而進一步提高生產率和效率。

這些過程提供一致的結果，使您能夠不斷改善組織的運營方式。并且由于許多過程是自動化的，因此大大減少了錯誤和成本。結果，減少了部門之間的摩擦并提高了協同作用。

10.促進合規

對于企業來說，最困難的正在進行的任務之一就是滿足合規性要求。在財務記錄中保持完美的準確性并非易事，但仍然需要做到。ERP通過安全和經過驗證的數據以及內置的報告來幫助遵守法規。這些報告也可以自動執行，以減少連續審核的成本。

11.改進的供應鏈管理

對于處理實物庫存和生產轉移的公司，ERP系統可以通過多種方式加強供應鏈管理。這項改進可以縮短交貨時間，增加準時交貨時間，并帶來許多其他好處，這些好處可以增強您的整體業務運作和業務成功。通過精心設計的ERP平臺，通過改進的需求預測，庫存管理，采購等，您的供應鏈可以變得更好，響應更快。簡化的供應鏈還可以促進制造創新，從而可以幫助您降低成本并開發令人興奮的新產品，從而為您的企業提供保持領先地位所需的競爭優勢。

此外，ERP可以顯著提高盈利能力并減少涉及庫存和生產的超額費用。對銷售，生產和交貨時間表的統一見解可優化庫存水平，而不必依賴“最佳猜測”估算即將到來的數量。

12.出色的可擴展性

為了確保您的業務不斷取得成功，您必須時刻關注未來。很多時候，企業無法正確地計劃，遇到嚴重的成長難題，這給他們所享受的任何進步都構成了嚴重的障礙。擁有一個能夠優雅，高效地適應公司發展的系統至關重要，而正確的ERP系統可以輕松實現這一目標。

是否正在擴大客戶群；進入新市場；推出新的流程，部門或產品；或正在以其他方式發展您的業務，通過合適的軟件供應商可以輕松地向ERP平臺添加新功能。只要確保與供應商交流時，他們就可以理解您將來的發展意圖。

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