3種減少變化阻力的工具

3種減少變化阻力的工具

變更阻力和其他障礙可能會(huì)延遲變更計(jì)劃，或者更糟的是，導(dǎo)致變更失敗。這就是為什么即將進(jìn)行業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型或ERP項(xiàng)目的公司應(yīng)該使用變更管理評估來預(yù)測和緩解障礙的原因。

這些評估可以幫助您了解變更的影響，員工對變更的準(zhǔn)備情況以及項(xiàng)目計(jì)劃中將包括哪些變更管理活動(dòng)。我們使用變更管理評估來幫助公司降低風(fēng)險(xiǎn)，并確保按時(shí)，按預(yù)算的項(xiàng)目具有較高的投資回報(bào)率。

我們發(fā)現(xiàn)，在項(xiàng)目早期發(fā)現(xiàn)員工抵制的能力可以更快地實(shí)現(xiàn)ERP收益。從本質(zhì)上講，員工花費(fèi)更多的時(shí)間使用新的ERP軟件而不是拒絕使用它，則該軟件將使您的利潤最大化。

盡管有許多不同的變更管理評估，但下面列出了我們使用的三種最常見的評估。

3共同變更管理評估

1.變更影響評估

變更影響評估可洞悉擬議變更的潛在影響。了解變更將影響哪些人員和流程，使您的團(tuán)隊(duì)能夠制定變更管理計(jì)劃。

更具體地說，變更影響評估從三個(gè)角度評估變更的影響：

做出改變的后果強(qiáng)制性資源修改完成變更的工作量和任務(wù)

變更影響評估的主要目的是最小化變更的負(fù)面影響。它通過允許項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在問題發(fā)生之前預(yù)測問題（例如資源約束）來實(shí)現(xiàn)此目的。

使用變更影響評估有兩個(gè)主要好處：

最小化波紋效應(yīng)

對于質(zhì)量和安全至關(guān)重要的項(xiàng)目，變更影響評估特別有益。在這些項(xiàng)目中，小的更改可能會(huì)導(dǎo)致巨大的問題。

我們建議在項(xiàng)目期間持續(xù)監(jiān)視變更的影響。這將幫助您解決仍然很小的問題。

控制項(xiàng)目范圍

在具有成百上千個(gè)流程相互交織的復(fù)雜項(xiàng)目中，變更影響評估可能會(huì)阻止項(xiàng)目范圍的擴(kuò)大。

范圍擴(kuò)展如何發(fā)生？想象一下，如果您的團(tuán)隊(duì)中的開發(fā)人員向最終用戶承諾進(jìn)行更改，無法執(zhí)行更改影響評估并最終花了幾個(gè)月的時(shí)間在單個(gè)更改訂單上。

2.組織準(zhǔn)備情況評估

員工支持變更的意愿決定了您實(shí)施變更的速度。這就是為什么我們在與客戶互動(dòng)時(shí)使用就緒評估的原因-客戶需要知道他們的員工是否會(huì)支持組織變革。

我們的一些客戶發(fā)現(xiàn)他們的文化要么抵制變革，要么與提出的具體變革不符。這些知識(shí)可幫助客戶制定計(jì)劃以調(diào)整其文化并為員工做好準(zhǔn)備。

公司使用就緒評估的主要原因有兩個(gè)：

確定根本原因

通常，變革阻力并非源于惡意，而是內(nèi)部溝通不暢，高層領(lǐng)導(dǎo)不信任或極端的組織孤島。一旦了解了文化的這些方面，就可以開始克服阻力。

獲得員工的支持

在變革計(jì)劃期間和之后，員工的支持都很重要。

例如，在項(xiàng)目完成后，員工的支持可以意味著增加ERP系統(tǒng)的使用率并實(shí)現(xiàn)更高的收益。

在項(xiàng)目過程中，員工的支持可以提高對員工需求的洞察力以及設(shè)計(jì)使員工受益的業(yè)務(wù)流程的能力。可以想象，要從擔(dān)心工作安全的員工那里竊取知識(shí)是非常困難的。

3.利益相關(guān)者分析

通常，利益相關(guān)者分析是指用于識(shí)別和理解直接項(xiàng)目環(huán)境之外的主要利益需求的技術(shù)或工具。

評估的目的是了解各個(gè)利益相關(guān)者關(guān)心什么以及利益相關(guān)者之間存在什么關(guān)系。這使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以避免踩踏腳步，并實(shí)施有益于利益相關(guān)者的變更。

進(jìn)行利益相關(guān)者分析的兩個(gè)原因如下：

利益相關(guān)者是信息的主要來源

利益相關(guān)者的想法和建議可以幫助指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員改進(jìn)過程。

利益相關(guān)者可以成為變革的擁護(hù)者

明顯支持變革的利益相關(guān)者自然會(huì)從其他員工那里獲得支持。

您將遇到障礙

我們還沒有看到ERP實(shí)施尚未遇到組織障礙的情況。雖然最明顯的障礙是變革阻力，但通常有幾個(gè)根本原因。

變更管理評估不僅可以確定阻力源，還可以幫助您制定更有效的變更管理計(jì)劃以及總體項(xiàng)目計(jì)劃。

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