優先考慮ERP要求的5條提示

優先考慮ERP要求的5條提示

當您的組織決定實施新的ERP系統時，對于員工來說可能是令人興奮的時刻。即將出現的希望是，將用更好，更高級的系統代替當前系統中的繁瑣變通方法或功能差距。

您宣布ERP項目后，您的員工就有可能開始制作愿望清單。這些愿望清單將繼續增長，直到有人（可能是項目管理人員）提醒團隊項目約束。

任何組織變更管理方面的經驗豐富的人都會告訴您，對新的ERP實施的興奮是成功采用用戶的關鍵因素。雖然由于預算或時間限制而拒絕員工的愿望清單可能會減少興奮感，但您還必須控制項目范圍。

那么，您如何在確保項目可行性和員工敬業度的同時實施新的ERP解決方案？答案是在選擇?ERP之前優先考慮ERP需求。

優先考慮ERP軟件需求聽起來像是一項簡單的任務，但是當企業的所有部門都認為其功能需求最為重要時，您可能會陷入僵局。幸運的是，可以使用幾種策略來幫助您的團隊達成共識并確保成功的ERP項目：

1.明確項目目標和范圍

您可能熟悉“項目管理三角”或“三重約束”，其中范圍，時間和成本描繪在三角形的每個角上，質量在中心。通常，在ERP項目開始之前，所有這三個約束都已確定。盡管隨著項目的進行很容易量化時間和成本，但是范圍可以算是無足輕重的-尤其是在滿足業務需求時。

正是由于這種范圍的模糊性，項目啟動才是重要的。在所有團隊成員（業務用戶，分析師，ERP顧問，利益相關者等）在場的情況下，您應明確定義項目的業務目標并確定絕對超出范圍的項目。

由于支持的終止，項目的目標可能很簡單，例如從舊系統中移出，或者可能需要大修電子商務經驗以現代化客戶服務。無論您的目標是什么，請確保所有團隊成員都理解它，因為這將最大程度地減少ERP需求收集過程中產生的非關鍵業務需求量。

2.定義基準業務流程

識別將受到ERP項目影響的業務流程有助于您定義項目范圍。除了確定這些流程之外，您的團隊還應記錄它們在當前系統中的存在情況。這將有助于建立保持業務運營所需的最低要求的列表。

在記錄業務流程時，ERP項目團隊應專注于業務需求，不要將當前的系統限制與真正的需求相混淆。現在不是定義未來狀態流程的時間，而只是聽取員工的需求。

3.改善流程

如果您需要提高效率，打破孤島或獲得另一個重要的業務收益，那么業務流程再造就是您的新最好朋友。我們建議在考慮標準ERP功能之前進行業務流程再造。為什么以前呢？這是因為不應將具有競爭優勢的功能區域（例如客戶服務或供應鏈管理）標準化。

一旦改善了使公司與競爭對手區分開來的流程，就可以開始考慮ERP功能。這將幫助您確定如何改進可能需要標準化的流程。這些可能是與財務或人力資源相關的過程。

盡管不應該對差異化流程進行標準化，但這并不是說標準化流程無法帶來競爭優勢。實際上，ERP供應商花費了無數的金錢和時間來完善系統功能，以滿足最廣泛需求的功能，以吸引最廣泛的客戶群。利用為您的行業推薦的流程可以幫助您保持競爭力。

4.執行適合差距分析

現在，您正在查看ERP功能，您可以執行適合差距分析。這可以幫助您確定新系統在哪里適合您公司的要求，哪些地方不適合您的公司。基本上，對于收集到的每個需求，您應該確定長清單上的每個ERP系統是否可以自然地滿足需求（適合）或需要進行修改（差距）。

當被優先考慮時，被認為是“合適”且易于配置的需求通常是不費吹灰之力的。涉及一些額外工作的擬合需求（例如數據轉換）也可以被優先考慮，因為這些通常對于項目團隊來說是輕而易舉的事。

但是，差距要求應放在優先級列表中較低的位置。漏洞列表很長，因此優先級排序很困難，因此您可能希望遍歷erp需求列表，以確定系統是否可以以不同于預期的方式支持這些需求。

如果還有任何剩余的差距，您可以通過進行成本分析來證明這些差距的合理性。調整差距時，請牢記以下幾個問題：

如果不滿足此要求，會對業務產生什么影響？額外的勞動力需求？美元丟了？客戶滿意度有何影響？合規問題？這會影響項目時間表嗎？需要幾個小時？項目是否有適當的資源來完成工作？

基于此分析，可以將成本與每個缺口需求相關聯，以確定是否可以將其保留為較低優先級。

5.分類業務需求

既然所有有效需求都已擺在桌面上，并且差距已經得到證明，項目團隊可以將每個需求分為以下三類之一：必須擁有，增值和擁有。

一定有

屬于這一要求的任何要求都是至關重要的。將需求歸類為必備條件，表示沒有它，企業將無法運營。

在成本分析過程中確定的此需求的美元金額應從項目預算中減去，因為它假定可以滿足此需求。當需求屬于此類時，請繼續從總體預算中扣除，因為看到美元數量減少將有助于團隊了解哪些需求確實是優先事項。

增值

增值要求不是關鍵任務。但是，屬于此類的要求可以極大地增強業務。

例如，假設您的項目任務是簡單地用新的ERP軟件替換舊系統。因此，您不會設計當前系統中尚不存在的新業務流程。如果當前系統無法在在線訂單發貨后向客戶發送電子郵件，則該要求從技術上講不在項目范圍內，也不是必須滿足的要求。

考慮到電子郵件確認在電子商務行業中是非常標準的，因此，如果您在該行業中運營，滿足此要求可能會為您的公司增加很多價值。這就是為什么這是增值要求的一個示例。

很高興有

在項目的后期階段通常會解決被認為是“很好”的需求。這些類型的需求既不是關鍵任務，也不是為企業增加大量價值的需求。

例如，業務用戶可能希望能夠請求一個報告，該報告標識每個供應商的延遲交貨量。盡管該數據在系統中隨時可用，但用戶需要提供摘要視圖的報告。這將被認為是一個不錯的要求。

在對需求進行分類時，我們建議將項目預算，時間表和范圍放在首位。另外，確保所有部門和利益相關者之間的協作也很重要，因此您對業務應優先考慮的事項具有全面的了解。

哪種ERP系統最適合您的公司？

回答此問題的唯一方法是優先考慮您的業務需求。這就要求組織圍繞項目目標，明確定義的范圍，以及（通常）流程改進進行協調。

的ERP顧問是業務流程再造和軟件選擇方面的專家。我們可以幫助您的公司找到既滿足您的最高優先級要求又滿足一些增值和完善要求的ERP軟件解決方案。

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