ERP系統(tǒng)提供的無紙化環(huán)境的風(fēng)險

ERP系統(tǒng)提供的無紙化環(huán)境的風(fēng)險

ERP實(shí)施中最常見的好處之一是減少了用于管理信息流的紙質(zhì)表格。容易吧？您只需將數(shù)據(jù)輸入ERP系統(tǒng)，然后享受電子處理的速度和環(huán)境效益。實(shí)際上，您需要考慮此更改對您的組織意味著什么，并制定相應(yīng)的計劃，以免出現(xiàn)意外。

以下是一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可以幫助您的員工為這一看似簡單的過程更改做好準(zhǔn)備：

評估當(dāng)前信息流。如果涉及審核和簽名（用于報銷費(fèi)用或要求時間休假），則是批準(zhǔn)/拒絕請求的目的，還是實(shí)際上僅是為了了解請求？如果電子通知已足夠，您可能有機(jī)會刪除一些官僚任務(wù)。與通過批準(zhǔn)的方式路由標(biāo)準(zhǔn)事務(wù)和在缺勤期間管理委派相比，處理特殊的有問題的請求所需的時間和精力更少。創(chuàng)建一個明確標(biāo)記信息的命名約定。與瀏覽帶有標(biāo)簽的包含各種紙張的部分的物理文件夾相比，搜索含糊不清的有意義的菜單選項(xiàng)非常令人沮喪。了解紙質(zhì)表格可能會減少問責(zé)制。假設(shè)您有一個主管，對于他們不太喜歡的小時工，他們在處理加薪時很慢。很容易隱藏在“我已將表格發(fā)送給HR和薪資，我不確定它在哪里。”之后，員工隨即發(fā)送HR和薪資以尋找表格，通常循環(huán)回主管以確定何時（以及是否）該表格是實(shí)際提交的。電子化意味著主管可以跟蹤請求并直接向員工報告，這還要求主管了解處理截止日期和薪資周期。員工和主管均具有學(xué)習(xí)曲線，以了解可通過集成電子系統(tǒng)獲得的新信息。預(yù)期角色會發(fā)生變化。行政助理，人力資源和薪金職位可能會花費(fèi)大量時間來管理紙質(zhì)表格。如果簡化了流程，則它們可能不再是請求的“守門人”。如果角色受到重大影響，則可能需要對新任務(wù)進(jìn)行重新培訓(xùn)。例如，先前已批準(zhǔn)和跟蹤表格的職員可以以他們在電子流程中支持新用戶的角色來應(yīng)用有關(guān)規(guī)則和流程的知識。理解無紙化并不會否定跟蹤和報告的需要。紙質(zhì)表格通常會觸發(fā)手動輸入跟蹤系統(tǒng)（通常旨在生成簡單的報告）。考慮一下請假的時間，以及員工想知道自己的假期平衡的頻率。如何提供這些信息？電子處理可以增加自助服務(wù)，這需要教育和培訓(xùn)。如果員工多年來一直在尋求某人的答案，那么您將需要故意打破應(yīng)要求提供信息的習(xí)慣。

為了充分利用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢，您必須了解和管理從紙面系統(tǒng)過渡到支持ERP的電子交易路徑時所涉及的更改。

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