無紙化并改善業(yè)務流程自動化

無紙化并改善業(yè)務流程自動化

文檔管理軟件（DMS）位于中央位置，可以從您的桌面直接訪問。掃描文檔然后將其編入索引，以便您可以按所需的任何方式搜索文檔。例如，如果要存儲已簽署的合同，則可能要為銷售訂單號，客戶名稱和購買的產品建立索引。這將幫助您立即在電話上找到與客戶的合同副本。大多數(shù)DMS系統(tǒng)都內置了索引編制選項，但是您始終可以選擇自定義索引編制提示，以滿足公司的特定要求。

DMS通過使文檔中的任何短語都可搜索，使可訪問性更進一步。如果您要查找的字段未編入索引，則可以鍵入您知道的信息，DMS會搜索文本以找到它。這種搜索方法沒有索引的速度快，但功能非常強大。

很多時候找不到文件是因為組織中的其他人將文件放在他們的個人文件柜中，或更糟糕的是，他們坐在桌子上的一團糟中。以電子方式存儲文檔時，多個用戶可以同時訪問它們。該文檔永遠不會丟失，因為最終版本是在線的。

對于擁有大量文書工作來管理和組織所有工作的公司而言，文檔管理系統(tǒng)是一個巨大的優(yōu)勢。通過將所有內容存儲在一個中央位置并使所有內容易于搜索，它從本質上消除了猜測的麻煩。

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