會計軟件：5種保持數(shù)據(jù)干凈的方法

會計軟件：5種保持數(shù)據(jù)干凈的方法

會計軟件：5種保持數(shù)據(jù)干凈的方法。從廣義上講，數(shù)據(jù)完整性是指存儲在數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)的準確性。它指的是在整個生命周期中維護數(shù)據(jù)的準確性和一致性，并且是涉及存儲或處理數(shù)據(jù)的任何系統(tǒng)的實現(xiàn)和使用的決定性方面。

理想情況下，會計軟件旨在幫助我們做出更好的業(yè)務決策。為了使會計過程不間斷，非常重要的是要確保會計數(shù)據(jù)準確無誤。為了確保數(shù)據(jù)準確，必須在其生命周期內(nèi)進行數(shù)據(jù)移動的端到端監(jiān)控。數(shù)據(jù)如何進入系統(tǒng)？誰都可以訪問數(shù)據(jù)？數(shù)據(jù)存儲在哪里？一旦數(shù)據(jù)進入您的會計軟件，該怎么辦？如何處理數(shù)據(jù)？這些是需要回答的問題。您的會計人員是確保數(shù)據(jù)完整性的關(guān)鍵要素，但他們不能獨自做到這一點。以下是一些技巧，可以幫助您的組織完整地管理和報告其帳戶。

選擇直接數(shù)據(jù)饋送

從數(shù)據(jù)源接收有關(guān)數(shù)據(jù)的直接更新。由您的銀行或其他金融機構(gòu)直接發(fā)送的數(shù)據(jù)源，可以自動執(zhí)行復雜且耗時的數(shù)據(jù)輸入任務，還可以確保數(shù)據(jù)不會被人類觸碰。因此，大大減少了錯誤的可能性。無論是將數(shù)據(jù)輸入您的會計軟件的銀行還是軟件應用程序，數(shù)據(jù)質(zhì)量都至關(guān)重要。更少的錯誤意味著更好的數(shù)據(jù)質(zhì)量，從而節(jié)省了用于修復錯誤的返工時間。現(xiàn)有的質(zhì)量數(shù)據(jù)使您更有信心在一組確定的數(shù)據(jù)上進行工作。

實施安全措施

設(shè)置并實施充分的安全措施以防止未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)訪問是確保數(shù)據(jù)完整性的最有效方法之一。無論是您還是其他人試圖訪問財務數(shù)據(jù)，強制執(zhí)行安全性方法都可以幫助您避免成為數(shù)據(jù)盜竊的受害者或財務數(shù)據(jù)遭受災難性損失。

強密碼-強密碼是保護自己免遭身份盜用和未經(jīng)授權(quán)訪問機密帳戶信息的最佳策略。通過混合數(shù)字，大小寫字母和符號來創(chuàng)建強密碼。定期更新您的操作系統(tǒng)和病毒防護–這樣，您的會計軟件將較不容易受到黑客和數(shù)據(jù)竊賊的攻擊。設(shè)置多級訪問身份驗證–如果在任何情況下都毫無疑問地在設(shè)備上安裝了惡意軟件或其他軟件，請防止未經(jīng)授權(quán)的訪問并增加額外的安全保護。

跟蹤系統(tǒng)活動

設(shè)置受控的訪問點以監(jiān)視對數(shù)據(jù)的授權(quán)訪問非常有幫助。但是，要能夠跟蹤誰確切地訪問了該數(shù)據(jù)以及從何處訪問了該數(shù)據(jù)，則更為方便。

訂閱跟蹤服務，以揭示您和您的同事何時何地登錄–如果您居住在新加坡并且有人從美國登錄，則可能存在安全漏洞。這可能意味著某人擁有您的登錄詳細信息，并正在使用他們從陌生的位置登錄。如果確實看到不熟悉的帳戶活動，請確保更新所有密碼和安全性問題。

監(jiān)控正在進行的數(shù)據(jù)完整性

就像我們要定期維修汽車一樣，會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完整性也需要定期監(jiān)控。應該這樣做以確保沒有任何可能需要立即解決的有關(guān)軟件問題。考慮所有可用于監(jiān)視數(shù)據(jù)準確性和完整性的方法，最好是持續(xù)進行，這樣就可以立即進行修改，而不要在已經(jīng)造成危害之后進行修改。

建立強大的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

與建立房屋的基礎(chǔ)類似，會計軟件的基礎(chǔ)也必須牢固，以便可以長期為您服務。為此，您應該了解您的會計軟件所運行的基礎(chǔ)平臺。

搜索以下問題的答案：

除了安全性，您的數(shù)據(jù)還受保護嗎？供應商是否在性能和可用性方面享有良好聲譽？當您不在辦公室，在另一個國家或在家中忙于工作時，是否可以訪問該軟件？

數(shù)據(jù)完整性是數(shù)據(jù)安全性和可靠性的基本方面。您的財務數(shù)據(jù)是您業(yè)務的生命線。考慮并分析所有選項，以確保您的財務數(shù)據(jù)是安全的，并且在需要時可以使用會計軟件。

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