退出Excel：集成ERP系統的五個主要理由

退出Excel：集成ERP系統的五個主要理由

在幫助客戶選擇集成ERP系統的過程中，我們要做的第一件事就是努力深入了解其日常業務。我們幾乎所有客戶都看到的一個共同主線是嚴重依賴Excel電子表格。該文章將探討公司使用Excel的主要原因以及依賴電子表格可能是經營您的業務的危險方式的一些原因。

在Excel上開展業務的危險

根據我們的經驗，公司使用Excel的主要原因之一是因為其現有系統不允許他們查看和理解數據，同時又提供了及時做出業務決策所需的信息。毫無疑問，Excel是一種非常強大的工具，但是以下五個主要原因解釋了為什么依靠電子表格是一種危險的信息存儲方式：

研究表明80-90％的電子表格包含嚴重錯誤。我們都聽說過電子表格輸入錯誤或疏忽使公司損失數百萬美元的故事。電子表格易于使用，任何人都可以創建。不幸的是，錯誤很容易產生，但捕獲它們卻非常困難。當通過電子表格來回發送電子表格或將電子表格存儲在單獨的計算機上時，版本控制成為一個大問題。很快就會有多個版本浮出水面，而您的公司也無法從一個事實版本開始工作。分析跨多個部門集成的數據變得非常具有挑戰性。通常，每個部門可能都有自己的電子表格，其中包含有關同一客戶的不同信息。一個可能保存銷售數據，而另一個可能保存帳單數據。另一個可能會在同一客戶上保存完全不同的數據。試圖分析與該客戶有關的所有數據變得非常困難。電子表格很容易損壞。隨著電子表格的增長，會發生越來越多的更改，通常會添加越來越多的數據。隨著這些變化的發生和數據的添加，電子表格變得不穩定。它們變得越不穩定，數據丟失的風險就越大。組織中的不同小組創建非常相似甚至完全相同的電子表格的情況并不少見。通常，沒有適當的控件來阻止第三組創建相同的報告。這種重復的工作明顯浪費了資源，并在Excel中手動報告產生了巨大的隱性成本。

集成ERP系統的好處

擁有一個系統將有助于消除公司在使用多個電子表格時遇到的一些陷阱。它還為整個公司中的相同數據提供了真實性和可見性的一個版本，這出于許多原因很重要。

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