如何避免在ERP實施項目中加班和預算過多

如何避免在ERP實施項目中加班和預算過多

如果您聽過令人沮喪的故事，那么您知道ERP軟件的實施從頭到尾都是一個麻煩，最終會導致預算過多和超時運行。因此，您可能正在尋找一種無需麻煩和額外費用即可獲得所需ERP解決方案的方法。有沒有辦法選擇最合適的ERP解決方案，聘請可靠的實施合作伙伴并確保取得積極的實施結果？讓我給你示范如何做。

ERP實施項目失敗，超時或預算過高的三個主要原因。

不切實際的時間表估算延長時間表后期變化導致示波器蠕變

讓我們談談如何預防這些問題。

不切實際的時間表估計

當您聘請ERP合作伙伴時，他們將檢查您組織的業務流程，并確定完成項目所需的工作量。例如，如果您需要工作流程來進行采購訂單批準，那么一家只有幾個員工并且只有一個批準步驟的小型公司所花的時間要比具有復雜流程和多級批準層級的大型組織要少得多。實施項目完成所需的時間將包括在工作說明中。有時，表面上似乎是一個簡單的實現，但事實并非如此。由于ERP解決方案將支持數百個業務流程，因此該項目可以非常迅速地擴展，并且整個項目可能比以前預期的要花費更長的時間。確定需要ERP系統支持的業務流程以及在ERP選擇項目的設計階段完成項目所需的工作量，對于組合合理的時間表至關重要。這個時間表當然是一個估計，但是經驗豐富且可靠的合作伙伴將盡其所能使估計與實際情況相匹配。為避免低估項目時間表，請確保組織的內部實施團隊切實評估您的業務流程。清楚您想要什么，需要什么以及擁有什么會很高興。在項目一開始就將您的目標傳達給您的實施伙伴，這樣他們就可以很清楚地確定您要采取的方向。從那時起，由他們決定給您一個現實的時間估計并盡一切努力堅持下去。通過良好的溝通，您可以避免延誤和額外費用。

延長時間表

大多數企業，無論是簡單企業還是復雜企業，都希望盡快啟動并運行其ERP解決方案。您的整個組織可能都希望使用新的ERP，但是用這種類型的項目獲得即時結果并不可行。對合作伙伴施加壓力，哄騙，賄賂或罪惡，以使其急于實施，這是失敗的秘訣。您的實施合作伙伴將盡最大努力遵守時間表。但是，如果貴公司的控制人正在休假并且無法在會計圖表上簽字，或者采購經理正在供應商會議上并且下周才可以簽字呢？盡管您有最大的意愿，但您可能無法遵守項目時間表。某些延遲可能是預期的甚至是計劃的，但是重復的路障會導致時間軸發生變化，這會影響完成日期以及您的預算。為避免延長時間，請確保您的團隊能夠在項目計劃提供的窗口內做出必要的決定。如果可能，您應該考慮讓備份人員獲得必要的批準并保持項目按時進行。在某些情況下，時間安排延誤可能不是您公司的錯，而是您的實施合作伙伴未履行其承諾的結果。在項目開始時進行研究并選擇有信譽的，經驗豐富的實施合作伙伴是至關重要的。讓這樣的合作伙伴參與進來，并使他們對商定的期望以及您內部團隊期望的相同標準負責，這對于防止時間表拖延大有幫助。按時按預算實施應該是每個人的目標。

導致變更范圍的最新變更

當在項目的后期進行發現階段未討論的更改時，就會發生?范圍爬行。不受限制地，這些更改將使您的時間和預算估計不足。徹底的售前發現階段將通過限制可以增加的項目數量來減少擴展項目范圍的機會。由公司和實施合作伙伴共同決定，使團隊對新ERP解決方案中可用的新功能感到興奮，但要在已約定的時間表和預算限制內。添加的任何功能對于項目來說都應該是至關重要的。為了防止范圍擴大，請確保有一個內部實施團隊負責人，該負責人有權在必要時限制用戶的請求。

使用模板化實施方法

控制延遲，時間軸延誤和范圍蔓延的一種好方法是使用模板化的實施方法，該方法可減少啟動和運行ERP解決方案所需的決策數量。

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