實(shí)施新軟件時(shí)的變更管理

實(shí)施新軟件時(shí)的變更管理

能力一定程度的抵制變革是人性的一部分。即使是明顯積極的變化，也可能在許多人中引起焦慮，或至少引起一定程度的憂慮。盡管有些人似乎對變化充滿熱情，但他們通常是少數(shù)。

這就是變更管理的用武之地。隨著時(shí)間的流逝，組織已經(jīng)嘗試了成功地在小組和個(gè)人級別進(jìn)行大規(guī)模變更的方法。出現(xiàn)的最佳實(shí)踐統(tǒng)稱為變更管理。變更管理通常是新企業(yè)軟件實(shí)施期間的重要考慮因素。以下技巧將幫助您學(xué)習(xí)如何將變更管理原則納入ERP軟件實(shí)施計(jì)劃中。

有效的溝通從頭開始

您組織的領(lǐng)導(dǎo)必須是新軟件系統(tǒng)的堅(jiān)定支持者。員工通常會跟隨其經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)，而經(jīng)理則會跟隨執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)。如果執(zhí)行團(tuán)隊(duì)在談?wù)摷磳?shí)施的新軟件的好處，則該消息將過濾到管理人員，然后過濾到人員和檔案。您內(nèi)部的實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理也可以在這里扮演角色。有關(guān)新軟件的溝通應(yīng)具有決定性和熱情。熱情可以產(chǎn)生奇妙的效果，尤其是在使用新軟件進(jìn)行培訓(xùn)的過程中。在執(zhí)行和管理團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)下，與員工討論變更很重要。確保所有員工都知道即將發(fā)生的變化，并且每個(gè)員工也都了解他或她個(gè)人的參與。現(xiàn)在是時(shí)候談?wù)撔萝浖暮锰幜恕Ｈ绻@樣做可以節(jié)省用戶的時(shí)間和麻煩，請確保將其說明清楚。如果它將解決特定部門的某些重復(fù)出現(xiàn)的問題，請確保這些部門中的每個(gè)人都知道新軟件可能會解決的特定問題。

文化變革始于明確的承諾

如果期望新的企業(yè)軟件會帶來公司文化的變化，請確保早日且經(jīng)常進(jìn)行計(jì)劃并進(jìn)行明確溝通。即使在實(shí)施之后，也要確保與執(zhí)行人員和經(jīng)理進(jìn)行定期交流，以了解這種文化轉(zhuǎn)變的重要性，預(yù)期的好處以及（一旦軟件在日常使用中）定期更新進(jìn)度。想象一下，一家傳統(tǒng)上以孤島運(yùn)作的公司采用了強(qiáng)調(diào)協(xié)作工具和平臺的新企業(yè)軟件。如果要把文化轉(zhuǎn)變?yōu)楦嗟膮f(xié)作和部門間通信中的一種，僅在新軟件中提供工具是不夠的。它們可能將不被使用或至少未被充分利用。相反，重要的是要闡明當(dāng)前的情況（在我們的示例中為孤島）和所需的新模型（廣泛的持續(xù)合作）。通過解釋為什么更改如此重要，如何對整個(gè)公司和所涉及的個(gè)人有幫助以及有關(guān)如何使用新工具的演示來對此進(jìn)行支持。確保新的期望是明確的，包括讓經(jīng)理向部門內(nèi)的員工解釋新行為對他們的情況。甚至諸如“協(xié)作”之類的方法也并非一刀切。例如，這對進(jìn)行采購的人員而言意味著不同于對銷售或會計(jì)團(tuán)隊(duì)而言的含義。向您的員工清楚說明期望的內(nèi)容將有助于他們遵守新要求。

說話和走路

除了談?wù)搶⒁獙?shí)施的新系統(tǒng)的好處之外，執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的成員是否已為實(shí)施項(xiàng)目分配了適當(dāng)?shù)馁Y源（人員，資金，基礎(chǔ)設(shè)施和時(shí)間）？

如果沒有采取明確的行動，談?wù)摷磳l(fā)生的變化幾乎沒有好處。這可以從為組織性會議和更具體的部門或團(tuán)隊(duì)級別的介紹性會議和計(jì)劃會議留出適當(dāng)和合理的時(shí)間開始。如上所述，指定一個(gè)內(nèi)部人員來管理整個(gè)實(shí)施非常重要（不僅僅是依靠實(shí)施提供者的員工為您的組織最大利益行事），但這僅僅是開始。確保將受新軟件影響的每個(gè)部門或利益相關(guān)者組也都有專人負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)監(jiān)督其特定組中的過程。

考慮培訓(xùn)

在部門和個(gè)人的基礎(chǔ)上考慮培訓(xùn)要求非常重要。在實(shí)施之前，甚至在某種程度上仍在您進(jìn)行軟件選擇過程的這段時(shí)間，是討論培訓(xùn)要求并開始制定培訓(xùn)計(jì)劃的好時(shí)機(jī)。顯然，最重的用戶將是需要最多時(shí)間分配給培訓(xùn)的用戶。但是，即使是外圍用戶或偶爾使用的用戶也可能需要一些培訓(xùn)。不僅要考慮培訓(xùn)的“何時(shí)”（為人們留出時(shí)間學(xué)習(xí)新軟件），還應(yīng)該考慮“如何”。近年來，培訓(xùn)和一般的公司學(xué)習(xí)已經(jīng)取得了長足的進(jìn)步。通常，不再需要在會議室聚集一堂，而由揚(yáng)聲器引導(dǎo)小組成員觀看幻燈片或講義。有各種各樣的自定進(jìn)度的學(xué)習(xí)方式，在培訓(xùn)中強(qiáng)調(diào)游戲化的應(yīng)用程序，甚至是用戶生成培訓(xùn)內(nèi)容的機(jī)會。您的組織在培訓(xùn)方面可能有也可能沒有足夠的內(nèi)部資源。實(shí)施提供商通常會將用戶培訓(xùn)作為其交付成果的一部分。但是他們不應(yīng)該簡單地?cái)⑹鏊麄兊臉?biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)腳本-在培訓(xùn)中解決組織的獨(dú)特流程和挑戰(zhàn)很重要。向您的實(shí)施伙伴咨詢培訓(xùn)。您的組織同意讓員工可以接受有關(guān)新軟件的培訓(xùn)，那么如何使用這些時(shí)間？他們使用什么技術(shù)，使用這些技術(shù)實(shí)現(xiàn)了什么樣的結(jié)果？當(dāng)各種用戶群在特定軟件上接受全面培訓(xùn)時(shí)，他們看到的典型時(shí)間表是什么？他們?nèi)绾翁幚沓霈F(xiàn)的問題和瓶頸？培訓(xùn)如何適應(yīng)學(xué)習(xí)風(fēng)格各異的人們？根據(jù)您的組織，軟件類型等，您可能會想到其他問題，并且收到的答案可能會提示更多問題。最重要的不是要成為培訓(xùn)的被動接受者。參與其中。重要的是不要引起興趣。

賦予個(gè)人權(quán)力

隨著軟件實(shí)施過程（尤其是培訓(xùn)）的進(jìn)行，尋找增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員能力的方法。這可能意味著指定某些人負(fù)責(zé)報(bào)告其團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)進(jìn)度。嘗試超越顯而易見的選擇思考，例如簡單地讓部門經(jīng)理負(fù)責(zé)報(bào)告其團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度。人們越有能力得到授權(quán)（即感覺自己在控制之中并對自己的成功或失敗負(fù)責(zé)），則獲得期望結(jié)果的可能性就越大。當(dāng)人們覺得自己在做某事時(shí)，他們更有可能朝著目標(biāo)奮斗，因?yàn)椤耙驗(yàn)槲蚁搿@對我有好處”，而不是“因?yàn)槲冶仨殹绻也贿@樣做，我的老板會不喜歡它” 。這也將有助于培養(yǎng)協(xié)作意識。

顯然，您不能讓所有人負(fù)責(zé)。但是每個(gè)人至少應(yīng)該感到自己在掌控自己。一種方法是提供自我評估的機(jī)會。如果實(shí)施提供商正在為您的用戶提供培訓(xùn)，請務(wù)必詢問他們推薦或提供的特定類型的自我授權(quán)活動。此外，不要害怕通過一些補(bǔ)充活動來補(bǔ)充所提供的培訓(xùn)，尤其是對于那些面臨最大變化的用戶群體。通過此類補(bǔ)充活動，請確保納入自我授權(quán)和自我評估的機(jī)會。嘗試給予每個(gè)用戶盡可能多的控制其訓(xùn)練結(jié)果的能力。變更很困難，但是在軟件變更管理過程中投入一些時(shí)間和思想可以幫助確保成功實(shí)施新的企業(yè)軟件系統(tǒng)。

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