您需要了解的有關軟件評估RFP的6件事

您需要了解的有關軟件評估RFP的6件事

1.什么是軟件購買的投標請求（RFP）模板？

公司在選擇新的企業軟件解決方案時需要做的第一件事就是確定需要哪些軟件功能。這使公司能夠從供應商處收集有關合適解決方案的正確信息。

軟件RFP評估模板（有時也稱為信息請求（RFI））是收集信息以確定軟件解決方案是否滿足公司軟件要求的最常用方法之一。將軟件解決方案的要求概述發送給潛在的軟件供應商，然后通過在列表中指明他們為每種軟件功能提供的支持級別來填寫該解決方案。響應將告訴您每個供應商的軟件解決方案將如何滿足您企業的特定要求。

2.為什么我的軟件評估和選擇項目需要RFP？

RFP并不是評估軟件的嚴格要求，而是一種有效，輕松地找出您需要了解的潛在軟件供應商產品的好方法。完整的軟件RFI模板是進行比較的良好基礎，因為您發送相同的文檔以從多個供應商處收集信息。

RFP幫助您：

明確確定組織對軟件解決方案的特定要求消除任何不符合公司要求的軟件解決方案縮小潛在軟件解決方案的列表，以找到最能滿足公司特定需求的解決方案確定在評估潛在解決方案時應考慮的任何其他信息（例如將來版本，任何合作伙伴公司或附加解決方案中將引入的功能）消除來自供應商的營銷炒作，并零碎對您的業務至關重要

3.在軟件選擇過程的哪個階段，我需要使用RFP？

RFP應該在流程的早期使用，而不是第一步。第一步（也是最重要的一步）是建立明確的目的，以獲取企業軟件解決方案或更改現有軟件解決方案，并使所有關鍵利益相關者參與其中。完成軟件盡職調查后，您將清楚了解收購或升級企業軟件系統的原因，并且已經聘請了合適的人員，現在應該整理一些簡短的軟件解決方案清單，以期非常適合您的公司。

您將在這里利用RFP模板。比較所有可能的供應商解決方案需要花費時間，并且很難知道哪些解決方案符合您的要求。與潛在供應商達成RFP是收集可以分析和比較的初始信息的一種好方法，可以將一長串軟件供應商縮小到少數。獲得供應商簡短列表后，下一步是在列表中找到有關解決方案的更多信息，包括設置每個入圍軟件解決方案的演示，以便您可以看到對公司在實踐中最重要的特性和功能。

4. RFP包含哪些信息？

RFP列出了特定類型的企業軟件的功能，例如企業資源計劃（ERP），人力資本管理（HCM），供應鏈管理（SCM），商業智能（BI）或客戶關系管理（CRM）。RFP通常是從RFP模板創建的，該模板是特定軟件類別或行業中軟件功能的綜合列表。通過添加，刪除或修改模板中列出的特定功能，公司可以根據其特定需求定制RFP。

您也可以使用RFP來優先考慮每個功能的重要性。稍后在比較每個解決方案對這些要求的支持時可能會有所幫助。5. RFP需要多詳細？沒有固定的規則，但一般來說，RFP越詳細越好。當試圖找到最適合您公司的解決方案時，您的要求越多，您將獲得更多的信息作為決策依據。全面的RFP模板（包括特定軟件類型的所有潛在功能）使確定公司需求的工作比從頭開始或使用不包含詳細功能列表的高級模板要容易得多。在相關功能的分組或“模塊”中組織需求的模板，對于確保以適當的詳細程度反映公司的需求特別有用。放棄詳細的RFP意味著您將無法完全或準確地評估供應商為公司所需功能提供的支持水平。反過來，您冒著購買不適合您公司的解決方案的風險。6.對于不同的軟件類型，我是否需要不同的RFP模板？是的，致力于使軟件選擇過程更加輕松的公司可以以合理的價格獲得這樣的模板。最有用的軟件RFP模板帶有全面的功能列表，您可以縮小范圍以僅包括所需的功能。能夠對需求進行優先級排序并指出每個功能是否是必需的，這也很有用。了解哪些功能是必備功能，可以輕松地立即比較解決方案。提供的支持級別的類別也可能會有所幫助，以便供應商可以指明如何支持每種功能–開箱即用的完整支持，部分支持，作為附件，修改或第三種支持這樣，您就知道在虛線上簽名時會得到什么。例如，技術評估中心（TEC）的軟件功能RFP模板適用于最常見的企業軟件類別，包括ERP，數據管理和商業智能（BI），人力資源，客戶關系管理（CRM），小型企業軟件和會計以及供應鏈管理（SCM）。便捷，全面且易于自定義的電子表格中列出了成千上萬的潛在功能，這些功能使用戶可以對每種功能進行優先級排序，并確定所需的供應商支持水平。RFP模板-如何開始信息收集可能很艱巨，但是RFP模板可以節省您的時間和麻煩。充分利用您的RFP模板很容易。一個需要：1.確定您的業務需要的軟件類型（例如，ERP，CRM，SCM，BI等）。2.下載免費的RFP模板樣本，以查看TEC RFP模板可用的功能和細節。3.根據您公司的特定要求定制RFP模板，以從供應商那里收集所需的信息。收到供應商的回復后，您可以比較他們對公司需求的支持，并列出供應商的簡短列表。然后與TEC的軟件選擇專家交談，以了解他們如何幫助您進行供應商演示，要求供應商提供更多信息以及進行價格談判。常見問題如何編寫軟件建議書（RFP）模板？每個軟件選擇項目都是唯一的，但總的來說，這是成功獲得成功所需的組件：項目概述您的組織簡介和背景信息最終需求清單/ RFP評估標準時間線/時間表編寫自己的RFP并非易事-評估軟件解決方案可能涉及3,000多個標準，這就是為什么以全面的模板作為起點很有意義的原因。如何評估RFP當潛在的供應商將他們的回復發送給您的信息請求（RFI）或RFP時，現在是評估它們的任務。這是使用RFP或RFI模板的另一個好處：您的軟件選擇團隊可以更輕松地并排比較供應商的響應，因為供應商將遵循相同的組織框架。在評估結果時，請考慮項目首次啟動時提出的核心原則（即必備功能和特性）。這些必不可少的功能才能真正確定組織的最高利益。注意事項包括：擬議產品的整體功能該系統的易用性該系統將如何適合您當前的業務流程？解決方案的靈活性或可擴展性如何？在解決了這些問題之后，還有一個數字評分系統，一些企業發現它可以作為有用的指南，通常看起來像這樣：5分=完全滿足組織的指定要求4分=符合，但有一些差距（但避免妥協）3分=達成并有些妥協2分=部分達到，需要折中1分=不符合要求公司在選擇軟件時如何使用RFP模板？當涉及到提高軟件選擇項目的速度，效率和完整性時，RFP模板顯然是有益的。它們的主要優點之一是它的專用性：對于幾乎所有行業而言，都有一個適用于軟件的RFP模板。提案請求模板的示例包括用于多種ERP軟件的模板（例如，用于離散制造的ERP，用于批發和分銷的ERP，用于醫療保健的ERP等），用于商業智能（BI）和數據管理的RFP模板，用于客戶關系管理（CRM），供應鏈管理（SCM），會計系統等等。因此，針對您組織計劃購買的軟件類別的行業特定RFP模板對于希望實施新軟件的企業而言是有用的資源。列出的特性和功能將使您能夠準確反映組織的特定要求，并將重點放在真正需要考慮的方面。使用RFP模板還可以作為發送給供應商的有用清單，以確定他們的解決方案與您的要求的匹配程度。那些與您的特定要求高度吻合的產品將有資格組成供應商演示的簡短清單。

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