選擇新的ERP系統？避免這些內部陷阱

選擇新的ERP系統？避免這些內部陷阱

在評估和選擇企業資源計劃（ERP）軟件系統時，ERP軟件的購買者和最終用戶在內部面臨若干挑戰，這意味著它們自己組織內的障礙。這些問題一旦發生，通常會在軟件評估和選擇過程的早期就遇到。幸運的是，稍作計劃和/或使用一些組織工具可以幫助公司最大程度地減少這些風險或完全避免它們。為了使下一個ERP選擇項目取得成功，需要避免的4個內部陷阱是：1.對ERP系統沒有明確的目的。2.未正確評估您的要求。3.忽略為您的ERP選擇提供足夠的支持。4.低估了成功的軟件選擇項目所需的時間和資源。讓我們從第一個開始：

1.對ERP系統沒有明確的目的。

這看起來似乎很明顯，但是在開始搜索之前，最好先回顧一下為什么現在正在尋找ERP解決方案。答案可能會影響您如何進行選擇項目。假設您的情況是第一個–您的公司是一家小型企業，并且您得出的結論是，與更大的參與者競爭時，ERP解決方案可能會帶來很多好處，甚至可能會帶來一些好處。您是否因為快速增長而在看ERP？如果是這樣，您是否期望持續增長？或者您的公司規模可能保持不變？如果是后者，您是否希望能夠提高運營效率，收集用于決策的數據等？所有這些原因都很好，但是它們需要不同類型的解決方案。在此階段要問自己的第二個主要問題是，您希望從實施ERP解決方案中得到什么？同樣，這聽起來可能是非常基礎的，尤其是如果您已經開始進行一些研究并且知道采用企業軟件的主要好處。但是基本功能是這個問題的核心。您主要是想簡化銷售和訂購流程嗎？您是需要管理耗材，設備，質量控制和供應鏈的制造商嗎？您是否需要專心于財務和會計，或完全專注于其他方面？實際上有數百種不同的ERP解決方案當前在市場上，其中許多專門用于某些類型的企業或特定行業，等等。此外，還有與ERP相關的解決方案，可以管理從客戶關系到招聘和雇用才華橫溢的員工的所有事務。還有一些更適合不同公司規模的解決方案。如果您是一家小型企業，正在考慮首次投資于ERP軟件，那么您可能會面臨與已經擁有ERP系統一段時間并正在考慮升級或準備遷移至大型企業的大公司不同的情況。不同的解決方案。因為您選擇ERP的原因揭示了哪些功能最適合您的需求，所以您對需求的了解程度以及獲得ERP的原因都會影響您在選擇軟件時應關注的領域。無法為您的ERP確定明確的目標可能意味著最終獲得了一個功能強大的系統，但卻無法涵蓋您特定公司所需或可能真正受益的功能。

2.未正確評估您的要求。

即使您的組織與競爭對手或同一業務部門中的其他類型的公司有許多相似之處，您的公司在功能，目標以及技術需求方面仍然是獨一無二的。例如，也許您的組織是一家員工人數很少的服務提供商，因為各種功能都是外包或分包的。您的公司的需求將不同于提供類似服務但擁有大量內部員工的競爭對手。或假設您的組織是從事很多電子商務的零售商，其中包括國際運輸商品。專注于電子商務的零售商將與實體零售商幾乎完全專門針對本地客戶并提供送貨上門服務的要求不同。這些示例說明了一點，就是花一點時間來定義和記錄需求可能意味著您的公司最終獲得了ERP解決方案，盡管該解決方案運行良好，但僅能滿足您的某些需求，而且還包含許多其他需求您可能永遠不會使用的功能。當前，有許多專門針對特定類型企業的ERP解決方案。因此，假設您的業務大量涉及分銷，供應鏈，批發等。您可以將選擇限制為要分發的ERP，具有供應鏈管理功能的ERP等。但是請注意，即使在專門的解決方案類別中，從一個解決方案到下一個解決方案也將存在重大差異。您不能僅僅依靠標簽。您仍然需要正確評估自己的需求。如何開始？最好的方法之一是使用您感興趣的ERP軟件包類型中包含的功能特性主列表，并選擇公司需要和期望的功能。

3.忽略為您的ERP選擇提供足夠的支持。

在開始之前和選擇階段，您必須確保在組織中擁有合適的人員，并支持軟件選擇計劃和過程。確保您具有此買入級別需要付出一些努力。為什么買進很重要？如果一組或多組利益相關者（例如您組織的經理/執行人員，IT員工或將每天使用ERP系統的最終用戶）不相信ERP是必要或正在考慮的特定ERP解決方案是正確的選擇，因此對成功實施的期望和可能性有所降低。要記住的一件事是，不同利益相關者群體對于新軟件系統通常會有不同的議程。對于最終用戶，通常是關于易用性，設計良好且相對直觀的GUI（圖形用戶界面）以及對他們的日常活動有用的功能。對于外部用戶（例如可能與您的ERP的某些組件進行交互的供應商，或者甚至是處理HR組件以提交其職位空缺候選人的求職者），考慮的內容略有不同。從本質上講，不需要對這些用戶進行培訓。不應期望外部用戶或客戶花時間“弄清楚”他們如何使用他們將訪問的系統部分。使用不透明或冗余的界面來挫敗客戶就是要引起問題。當然，由于在選擇團隊中包括這樣的外部用戶是不切實際的，因此可能有必要指定內部資源（例如與多個外部供應商打交道的HR經理或采購專家）來充當“代表”對于這些外部用戶。他或她能否快速，輕松地瀏覽界面？是否需要多次輸入相同的信息，或者是否正在使用許多自動填充功能？第三類利益相關者（高管和財務團隊）可能會與兩組最終用戶（內部和外部）有不同的議程。盡管他們中的許多人也將成為最終用戶，但他們首先需要知道該ERP系統將帶來良好的投資回報。ERP系統是一筆巨額的資本支出，是日常運營的主要組成部分，管理團隊將不愿以靜觀其變的態度或僅僅冒險就冒險。這是適當選擇工具（例如RFP模板和軟件比較報告）的另一個領域可以派上用場。通過使用諸如此類的工具來演示有關確切需要哪些需求以及特定系統的ERP特性和功能在多大程度上滿足了您公司的需求的事實，從而提高準確性，效率和生產率，就可以證明其價值。建議投資的具體方式。最后要考慮的小組是IT經理和員工。對于IT部門而言，所考慮的ERP解決方案是內部部署還是基于云的解決方案當然是其中的關鍵部分。如果甄選團隊完成了其“家庭作業”并充分考慮了您組織的需求，那么這方面將已經符合IT團隊的期望。除此之外，IT團隊可能會關注供應商支持級別，實施計劃以及所涉及的日常日常故障排除的詳細信息。對于購買/升級軟件解決方案的決定以及有關要評估/選擇的軟件類型的決定，獲得適當支持的主要技巧在于早期參與。確保在需求收集過程中進行了廣泛的內部訪談。從本質上講，應該向每個利益相關者組的至少一位代表（最好是幾位）詢問他們希望在ERP中看到什么。除了功能清單外，請務必詢問壓力點和當前的挫敗感。在內部需求收集階段記錄反饋并參考這些說明。尋找出現的共同主題，并確保在解決這些問題上特別重視。除了從適當的用戶組和管理層獲得支持之外，還需要檢查負責選擇工作的一方。甄選項目本身不應該是單打獨斗。即使在較小的公司中，招募由各個部門/公司職能部門的人員組成的團隊仍然非常有益。這不僅可以確保不會因盲目而忽略盲點，而且在過程中遇到阻力時也會自然而然地贏得冠軍。例如，在選擇團隊中配備高管，而不是IT經理或最終用戶，將對與其余管理團隊保持平衡有很大幫助。

4.低估了成功的軟件選擇項目所需的時間和資源。

企業軟件的選擇職責通常落在以下兩個群體之一中：IT高管/經理和公司高管。IT管理人員可能比其他經理，執行人員或C級員工更清楚選擇成功的軟件所需要的復雜性和時間，但是這兩組人都因每天要處理許多其他緊迫的任務而受阻。由于負責選擇和評估軟件的人員戴著很多帽子，并且有時沒有完全意識到進行正確評估和選擇所需的時間，因此，軟件選擇項目所花費的時間通常比計劃的要長得多，并最終花費大量的時間，這不足為奇比最初計劃的要多得多的資源。顯而易見的事實是軟件選擇并不容易。閱讀幾篇文章，一篇或兩篇在線評論，以及向軟件供應商索取一些文獻資料，都無法使您有很好的機會來選擇適合您公司需求的正確軟件。這樣做的原因是企業軟件永遠無法“一刀切”。如果只是簡單地決定您需要企業資源計劃（ERP）解決方案或客戶關系管理（CRM）系統，比較價格并簽署購買協議。實際上，在特定的垂直或軟件類型中通常有數十到數百個解決方案，所有解決方案都提供不同的功能和特性，部署模型，集成可能性和支持，更不用說它們通常針對不同的公司規模和地理區域而量身定制。如果您的選擇團隊僅根據價格比較選擇的ERP系統是為中型制造商設計的，而您的公司提供金融服務，該怎么辦？或者，如果該軟件是為像您這樣的企業設計的，但該軟件是為在一個國家/地區運營的公司而設計的，而您的企業是全球性的，該怎么辦？或者，也許您是在基于云的解決方案上出售的，但實際上，它并不適合您公司打算保留的舊系統。企業軟件與業務流程和功能密切相關。根據公司所需的軟件類型，這些過程可能涉及許多不同的部門。例如，僅僅因為您的財務人員青睞某個特定系統，并不意味著您的銷售人員會發現它特別有用甚至易于采用。用戶采用率是選擇項目成功的關鍵因素！當大量員工繼續使用“舊方法”進行工作時，會浪費大量時間和金錢，因為新軟件無法滿足他們的需求或使用起來不必要地復雜。因此，如何確保節省時間并加快選擇過程，而又不會造成速度方面的重大錯誤呢？節省時間的一種方法是使用在線軟件評估和選擇應用程序，它可以幫助企業軟件購買者更快，更經濟地進行合理，合理的軟件選擇。這個功能強大的工具可以從數以千計的選拔項目中收集廣泛，不斷更新的研究成果，為您提供基于事實的情況，說明幾乎任何企業軟件解決方案與公司的獨特需求之間的契合度。

版權聲明：本文內容由網絡用戶投稿，版權歸原作者所有，本站不擁有其著作權，亦不承擔相應法律責任。如果您發現本站中有涉嫌抄襲或描述失實的內容，請聯系我們jiasou666@gmail.com 處理，核實后本網站將在24小時內刪除侵權內容。

版權聲明：本文內容由網絡用戶投稿，版權歸原作者所有，本站不擁有其著作權，亦不承擔相應法律責任。如果您發現本站中有涉嫌抄襲或描述失實的內容，請聯系我們jiasou666@gmail.com 處理，核實后本網站將在24小時內刪除侵權內容。