評估ERP軟件時要考慮的5個關鍵因素

評估ERP軟件時要考慮的5個關鍵因素

什么是ERP？為什么軟件評估過程如此重要？

曾經主要限于大型企業使用的企業資源計劃（ERP）軟件正在由幾乎所有行業的各種規模的公司（甚至包括小型企業）進行討論和實施，包括建筑，零售，服務和各種類型的制造業。經過適當評估和選擇的現代ERP解決方案可以簡化整個企業的流程。訂單處理，開票，庫存管理等可以集成。

因此，簡化了工作流程，改善了內部溝通和客戶服務，并且自動且更準確地保存了記錄。?ERP軟件評估過程可能很復雜，但是選擇和實施最不適合您特定業務的系統可能會導致投資損失，時間浪費和生產力下降。實際上，近50％的ERP實施都是第一次失敗。您的企業可能已經安裝了某種形式的ERP，但是，與其他技術一樣，用戶需求也會隨著時間的推移而變化-可用的軟件功能和特性也會隨著時間的推移而變化，而這些變化需要定期進行審查和重新評估，以確保您的軟件仍能滿足要求。您的業務需求。一旦開始了ERP軟件的選擇過程，您將需要知道如何評估解決方案的可能性。在本文中，我們將要記住五個主要因素。

1. ERP系統需要為您的業務做什么？

一個好的評估始于評估您當前的業務需求和流程，以確定從ERP解決方案中需要什么。這可能需要一些時間，特別是對于大型公司或具有復雜流程的公司，但這是非常重要的。此步驟可以幫助您支持ERP的業務案例，并且可以立即使用零功能。

RFP模板如何提供幫助

啟動此過程的快速方法是從一系列ERP的行業標準功能和特性入手，尤其是針對您所從事的業務類型的功能和特性。這可以使用建議書（RFP）模板來實現。

RFP模板是評估過程中使用的便捷工具，這有兩個關鍵原因。首先，它是收集需求的便捷方法-如果公司不同部門的代表都檢查同一模板，則其流程所需的功能將變得顯而易見。其次，RFP模板使您可以確定ERP解決方案通常涵蓋的功能列表的優先級。由于公司的性質，您可能需要或可能不需要其中一些。例如，對于您的業務來說，自動計費可能是絕對必要的，但是對于運輸而言，海關清關跟蹤是完全沒有必要的，因為您不必跨國際邊界開展業務。與自己收集所有這些信息相比，模板使添加，刪除和確定優先級變得非常容易。而且，一旦獲得了需求的優先排序和自定義列表，您就會獲得更具針對性的特定需求集，以分發給您想要進一步調查的軟件供應商。

2. ERP軟件提供商可以提供什么？具體化

ERP解決方案并非千篇一律，您的選擇不應該僅基于購買最受歡迎的ERP解決方案。貨比三家，看看ERP軟件提供商可以提供什么，包括哪些可以滿足您的需求和預算。許多ERP軟件供應商都出售針對特定行業的解決方案，例如制造，零售，專業服務等。特定于行業的ERP可以幫助確保您從ERP解決方案中獲得所需的東西，并最大程度地減少將來可能需要填補的空白的自定義定制費用。

ERP軟件的評論和購買者指南可以為您提供幫助

與各種軟件供應商一起?研究和安排演示會花費大量時間。縮小選擇范圍并縮小選擇范圍的一種方法是閱讀ERP軟件評論。您可以在行業出版物和獨立分析公司中找到ERP軟件解決方案的用戶評論和行業專家評論。評論是一種很好的方式，可以讓您熟悉專門針對您公司類型（例如，小型企業，零售鏈或離散制造商）設計的行業特定產品或ERP解決方案。即使您花時間閱讀一些報告，您也會很快熟悉當前提供的ERP系統的核心功能。

3.您應該更換當前系統還是升級？

評估ERP軟件可能意味著評估您當前的ERP系統。如果您當前正在運行ERP解決方案，但不再滿足您的需求，則要做出的重要決定將是購買還是替換當前的解決方案，或者將現有的ERP升級為當前供應商提供的最新解決方案。每個選擇都有其優點和缺點，因此必須對每個選項進行全面評估。用全新的系統替換當前的系統可能會非常有益，因為在過去5至10年中，ERP技術發生了巨大變化。如果您使用的是較舊的舊系統，并且想利用諸如更大的移動性，專門的附件，包括SaaS和Cloud ERP在內的部署選項等產品的優勢，我們稍后將研究這些選項，那么替換當前的ERP可能是唯一的選擇。但是，與此相關的成本可能非常昂貴，更不用說將數據和流程遷移到新系統時可能出現的問題。另一個選擇是將您當前的解決方案升級到當前供應商提供的最新產品，前提是重大升級將彌補您當前系統所存在的功能缺陷。

4.易于使用和易于集成又如何？

功能和功能檢查是評估中的重要步驟，但是ERP解決方案的特征（如易用性和技術集成）也是要考慮的重要因素。讓您自己的IT團隊參與此過程至關重要。您將不得不對產品視頻，小冊子，情況說明書和其他內容進行更深入的研究，以了解有關此類特征以及不同軟件公司如何使用它們的更多信息。?與基于專有代碼的選擇相比，也有開源ERP軟件選擇，如果您需要多次自定義或需要最大的靈活性，這可能會很有趣。最終，您選擇的平臺或部署將需要考慮公司的需求，預算，IT基礎架構可以支持的內容以及其他因素，例如數據安全性，可伸縮性和解決方案的靈活性。

放在一起

回顧一下，在進行ERP軟件評估時：

您需要您的ERP為您做什么？一個尺寸不能滿足所有需求，但是ERP解決方案的功能和特性是基于常見的業務流程，因此很可能有一個ERP可以滿足您的大多數需求。

為您的業務類型提供什么？許多ERP是專門為主要行業設計的，或針對特定公司規模而設計的，從而最大限度地減少了對昂貴的定制的需求。

您應該更換還是升級？您是否了解ERP供應商的當前產品和最新技術趨勢？即使您只是在幾年前評估并購買了一個系統，變更的速度還是相當快的。無需成為專家，但是閱讀一些行業報告或博客文章可以使您快速掌握可用的知識。

您是否正在考慮用戶采用和技術集成？確保您的IT團隊深入參與評估過程，以確保實施和變更管理盡可能順利進行。

您是否對平臺有特定的要求，或者您是否對遠程托管系統，基于云的系統甚至是開源ERP解決方案開放？詳細了解您的選擇。

要牢記很多事情，您的企業可以從公正的外部幫助中受益，以建立并繼續進行軟件評估過程。

產品演示，可更全面地評估易用性和集成性

在選擇過程的某個階段（一旦您縮小選擇范圍），您可以安排與選定軟件供應商的演示。這些演示將使您有機會提出有關解決方案功能，實施計劃將是什么以及解決方案適合您企業的方式的更詳細的問題。產品演示通常也是供應商最有可能達成或終止交易的階段。

5.哪種平臺最適合您的業務？

評估ERP解決方案時要考慮的另一個因素是平臺。您是否希望在自己的內部設備上運行該軟件，或者托管解決方案更有意義？當今的ERP解決方案有無數的平臺和部署選項，包括基于云的ERP，每種都有各自的優缺點。

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