聘請ERP管理系統(tǒng)選擇顧問的五個理由

聘請ERP管理系統(tǒng)選擇顧問的五個理由

購買大型企業(yè)軟件系統(tǒng)并不是許多組織定期執(zhí)行的工作，如果沒有太多經(jīng)驗，很難做出如此重要而有影響力的決定。軟件供應商并沒有使選擇和購買過程變得更加容易，因為他們一直在不斷夸大其特定系統(tǒng)的優(yōu)勢，因此購買者從一開始就面臨有偏見的信息。可以這么說，對于買家而言，很難將小麥與谷殼分開，并確定哪種解決方案最適合其獨特的組織需求。

幸運的是，有一些軟件選擇顧問致力于將他們的行業(yè)知識服務于企業(yè)軟件購買者。這些顧問提供公正的信息和指導，以公平地競爭環(huán)境，并使購買者走上正確的道路，以做出最明智的決定。

選擇最適合您需求的ERP管理系統(tǒng)

確保您的組織選擇最適合其需求的系統(tǒng)是軟件選擇顧問的基本角色。當然，這是每次選擇工作的最終目標，但要實現(xiàn)這一目標比許多組織在一開始就意識到的要困難得多。甄選顧問提供人員，信息，方法和工具，以指導組織中與甄選項目有關的人員做出明智和準確的決策。以下是軟件包選擇過程的五個特定方面，當您的組織面臨著購買主要軟件系統(tǒng)時，選擇顧問可以為您提供幫助。

項目管理公正的信息關鍵用戶的參與市場調(diào)查更好地控制銷售周期

在本文中，我們將研究選擇的每個要素，以及為什么擁有選擇顧問的專業(yè)知識在每種情況下都將有所幫助。

1.項目管理

選擇軟件比許多公司意識到的要大。您不僅可以閱讀幾條在線評論，然后選擇當時正在銷售的產(chǎn)品，或者選擇銷售員推薦的購買服裝或消費品甚至個人軟件的方式。如果選擇正確，企業(yè)選擇過程將有很多階段，包括創(chuàng)建選擇團隊和計劃，審查當前流程，確定業(yè)務和IT需求的優(yōu)先級以及定義需求，而這一切都是在評估和比較潛在解決方案之前甚至開始！接下來是供應商的演示和征求建議書（RFP）開發(fā)，這是評估和比較步驟的關鍵部分，甚至是一旦做出最終選擇，該過程也不會結(jié)束，因為仍然需要進行合同和價格談判。然后，需要實施解決方案，這本身就是一個復雜的過程。甄選顧問的工作是幫助組織管理冗長而復雜的評估和甄選項目流程，并在此過程中提供幫助和建議。而且，除了從頭到尾管理流程外，他們還可以提供確保最終決定合乎邏輯且真正能夠最好地反映公司需求的客觀性，并在時間表，實現(xiàn)的目標和避免的情況下保持項目的正常進行g(shù)roup選小組中出現(xiàn)的任何政治局勢或其他問題。

2.基于無偏見的信息做出決定

事實的真相是，來自供應商的大多數(shù)信息都會有偏差。供應商很樂意向您提供您正在尋找的有關其產(chǎn)品的信息，但是他們會否（通過有選擇地展示某些功能并省略其他信息）使該信息傾斜，以使其產(chǎn)品比競爭對手更好？很難確定，但是您是否愿意利用與您的決策結(jié)果有既得利益的一方提供的信息一起工作的機會？比較安全的選擇是與沒有與特定供應商或VAR相關聯(lián)的第三方選擇顧問一起使用，以便您可以放心使用的信息是公正的。在選擇過程中的所有階段，無偏見和公正的信息都很重要，但是在演示階段，這一點尤其重要。如果讓供應商自己控制演示過程，則他們可能會利用這個機會展示自己的最佳功能，而不是組織最感興趣的功能。在第三方幫助下組織和編寫演示會話腳本可確保該會話將按照您的指南進行，而不是由供應商計劃。

3.尋找一種讓主要用戶參與選擇過程的結(jié)構(gòu)化方法

獲取企業(yè)軟件系統(tǒng)實際上是業(yè)務流程，而不是IT流程。組織各個領域的關鍵利益相關者（不僅僅是IT部門）都將受到影響，利益相關者如何看待潛在產(chǎn)品可能會影響并購。確定并邀請組織中受影響區(qū)域的主要代表參與這些領域的利益相關者的收購將大有幫助，并將為成功實施新系統(tǒng)和后續(xù)運營做出貢獻。甄選顧問是專家，他們提供清晰而結(jié)構(gòu)化的方法，以使這些利益相關者參與其中，從而在不過度影響其日常活動的情況下做出真正貢獻。例如，提供適用于給定部門或領域的軟件功能的特定描述，將使關鍵用戶僅專注于相關信息，并最大限度地減少獲取他們的輸入所需的時間。

4.市場研究和需求定義

定義需求可能非常棘手。要求關鍵用戶執(zhí)行此操作可能會很好地表明當前的業(yè)務流程和明顯的痛點，但是即使關鍵用戶在各自領域非常勝任，他們?nèi)钥赡軙e過覆蓋未來愿景所需的重要領域和要求。軟件包選擇顧問可以提供有關市場上現(xiàn)有產(chǎn)品的公正信息，從而限制了關鍵用戶在查看現(xiàn)有功能方面的作用，并指出了絕對需要，具有或不相關的內(nèi)容。在需求收集階段，由不偏不倚且知識豐富的顧問負責市場研究，并向用戶委派功能和功能審查，以確保全面覆蓋任務。讓選擇顧問參與定義需求可以極大地擴展需求收集工作的范圍，并減少一些主要要素被遺忘的可能性。而且，這可以使關鍵用戶有更多時間去做自己最擅長的事情—進行實驗并使用潛在的系統(tǒng)來查看它如何與他們所熟知的流程相適應。

5.建立對銷售周期的更好控制

甄選顧問將來自許多收購項目的行業(yè)知識和經(jīng)驗帶到軟件購買談判表中。他們可以告知軟件購買者獲得最佳價格的最佳策略，并可以談判一份涵蓋購買者需求并確保分配的資源得到良好支持的專業(yè)服務合同。在選拔顧問的幫助下，軟件購買者可以確信，他們在與任何供應商進行談判時都將自己的最好面子展現(xiàn)出來，并為他們的組織爭取到最好的交易。在選擇顧問的協(xié)助下進行的過程旨在消除選擇錯誤軟件的風險。一旦確定完成，購買者現(xiàn)在必須查看軟件公司，并確定它是否適合與該公司建立長期關系。此外，實施組織必須提供專業(yè)知識和行業(yè)知識，以使系統(tǒng)能夠在組織內(nèi)順利集成。如果軟件服務包不能滿足軟件購買者的需求，選拔顧問可以提出替代方案。甄選顧問了解這些協(xié)議的結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)的來龍去脈，可以就其他選擇或如何使協(xié)議更適合公司的需求提供建議。例如，對軟件供應商提供的工作范圍和專業(yè)服務協(xié)議的徹底審查可以突出顯示某些區(qū)域，可能需要進一步澄清或修改這些區(qū)域，以在公司的文化和約束范圍內(nèi)充分合并實施團隊和方法。

為成功實施奠定基礎

軟件購買只是確保您的公司選擇最適合的解決方案并可以享受此量身定制的軟件系統(tǒng)所需要的眾多步驟之一。組織必須首先決定是否需要這樣的系統(tǒng)，并且它將為組織的持續(xù)成功做出重大貢獻。其次，它必須選擇并獲得最合適的系統(tǒng)。然后，它必須在組織內(nèi)安裝和集成系統(tǒng)。這種集成或?qū)崿F(xiàn)高度依賴于用戶的參與，正確的配置和用戶培訓。當所有人都清楚選擇過程并且所有人共享或至少理解最終決定時，這些步驟將大大增強。甄選顧問可以使過程更加清晰，確保各方的意見和支持，最重要的是可以為甄選過程的任何或所有步驟提供幫助。盡管最初聘請外部顧問的前期成本可能令人望而生畏，但從長遠來看，雇用軟件選擇顧問很可能是一種節(jié)省成本的措施。通過使過程變得更加輕松和順暢，并確保已采取所有關鍵步驟并考慮到所有可能性和局限性，選拔項目將獲得最佳結(jié)果。通過避免昂貴的延誤，集成問題和功能缺失問題，該項目的總成本得以最小化，并為您的公司帶來最大的收益。因此，甄選顧問實質(zhì)上是為他或她自己付費。

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