電子采購系統(tǒng)：采購訂單處理步驟

電子采購系統(tǒng)：采購訂單處理步驟

采購訂單（PO）在控制企業(yè)采購中起著重要作用。在本文中，我們將定義什么是采購訂單，描述其中包含的信息，突出顯示使用PO的主要優(yōu)勢(shì)，并解釋采購訂單流程中的關(guān)鍵步驟。

什么是采購訂單？

一個(gè)訂單就是命令的正式確認(rèn)。它是從購買者發(fā)送到授權(quán)購買的賣方的文檔。

采購訂單包含哪些信息？

盡管某些信息可能會(huì)有所不同，但采購訂單通常包括購買商品或服務(wù)的公司名稱，日期，商品或服務(wù)的描述和數(shù)量，價(jià)格，郵寄地址，付款信息，發(fā)票地址和采購訂單號(hào)。

公司為什么使用采購訂單？

使用采購訂單有以下幾個(gè)原因：

他們?cè)O(shè)定了明確的期望?–采購訂單使購買者能夠向供應(yīng)商明確他們的確切需求。這不僅可以確保您下車正確，而且在訂單未按預(yù)期交付的情況下，雙方都可以將其用作正式檢查。他們幫助管理訂單?–許多企業(yè)指定某些人來管理庫存，通常包括處理收到的訂單。這些人通常從事采購，財(cái)務(wù)或運(yùn)營(yíng)。采購訂單為這些人提供了有關(guān)進(jìn)貨或未交貨的正式文件，使他們能夠更有效地跟蹤和管理訂單。它們有助于預(yù)算?-創(chuàng)建采購訂單后，購買者可以立即將這些成本計(jì)入公司預(yù)算。清楚地記錄正在花多少錢以及去往何處，將使企業(yè)受益。它們具有法律約束力?–我們經(jīng)常被問到采購訂單是否具有法律約束力。在沒有正式合同的情況下，采購訂單只有在賣方接受后才能作為具有法律約束力的文件。它們是審計(jì)追蹤的關(guān)鍵部分?–審計(jì)師一直在尋找財(cái)務(wù)差異。他們對(duì)進(jìn)來的商品和服務(wù)以及付款會(huì)特別感興趣。發(fā)出，處理和記錄采購訂單是使審核員滿意的好方法。

上面的好處是針對(duì)購買者的，但是PO對(duì)于賣方來說也是重要的文件。供應(yīng)商將它們用于訂單履行和付款處理。

企業(yè)是否總是需要采購訂單？

企業(yè)是否需要采購訂單取決于幾個(gè)因素，但總的來說，將商品保持在應(yīng)付賬款中是一種良好的商業(yè)慣例。

在當(dāng)今世界，通信以光速發(fā)生。通過電話，電子郵件甚至短信發(fā)送訂單。放棄對(duì)訂單的正式確認(rèn)意味著您或您的供應(yīng)商可能會(huì)忘記重要的訂單明細(xì)。

一些機(jī)構(gòu)不要求某些物品的采購訂單。我們將使用其網(wǎng)站上列出的一所小型私立大學(xué)的要求進(jìn)行說明。無需采購訂單即可用于以下費(fèi)用：

部門間收費(fèi)（書店，印刷室等）。這些費(fèi)用將按月計(jì)費(fèi)。報(bào)銷差旅費(fèi)。而是使用檢查請(qǐng)求表。續(xù)訂年度會(huì)員資格和訂閱。而是需要費(fèi)用報(bào)銷請(qǐng)求。從大學(xué)的指定供應(yīng)商在線訂購辦公用品。

在所有其他情況下，大學(xué)均明確規(guī)定，他們可以拒絕未經(jīng)授權(quán)的采購訂單付款。

采購訂單流程是什么？

以下是采購訂單流程中的步驟。請(qǐng)注意，采購訂單流程是更廣泛的采購流程的一部分，該流程包括從確定商品或服務(wù)的需要到付款的所有內(nèi)容。在此處閱讀有關(guān)整個(gè)采購過程的博客文章。

步驟1：采購員創(chuàng)建采購申請(qǐng)?–采購訂單流程以采購申請(qǐng)開始，采購申請(qǐng)是由采購員創(chuàng)建并提交給控制財(cái)務(wù)部門的文檔?？紤]一下這是過程的一部分，在此過程中您會(huì)豎起大拇指購買所需的商品和服務(wù)。您實(shí)際上并沒有訂購任何東西，而已獲得批準(zhǔn)。批準(zhǔn)者可以選擇批準(zhǔn)，拒絕或標(biāo)記您的請(qǐng)求以進(jìn)行進(jìn)一步討論。采購申請(qǐng)和采購訂單之間的主要區(qū)別在于，采購申請(qǐng)與許可有關(guān)，而采購訂單與采購有關(guān)。閱讀我們關(guān)于采購申請(qǐng)與采購訂單的博客文章，以詳細(xì)了解這兩個(gè)文檔。步驟2：買方發(fā)出采購訂單?–采購部門或采購部門批準(zhǔn)了采購申請(qǐng)后，便向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單。本質(zhì)上，PO會(huì)下訂單。通常使用電子采購系統(tǒng)創(chuàng)建采購訂單，該系統(tǒng)使企業(yè)能夠跟蹤PO并以電子方式提交。步驟3：供應(yīng)商批準(zhǔn)，拒絕或提交PO供討論?–供應(yīng)商將徹底檢查采購訂單，并密切注意數(shù)量，價(jià)格，到期總金額以及條款和條件。一旦供應(yīng)商批準(zhǔn)了采購訂單（通常通過電子郵件或使用電子采購軟件），他們便準(zhǔn)備要交付的商品或服務(wù)。如果他們沒有正在購買的物品，或者訂單還有其他問題，則將其標(biāo)記并發(fā)送回購買者以進(jìn)行進(jìn)一步討論。步驟4：買方記錄采購訂單?–采購訂單過程的最后一步是由買方記錄采購訂單。如前所述，在進(jìn)行審核時(shí)，提交采購訂單是一個(gè)好習(xí)慣。

一旦完成采購訂單流程中的這些步驟，就將交付貨物或服務(wù)并進(jìn)行檢查。此后，賣方向買方開具發(fā)票，付款，交易完成。

采購訂單與發(fā)票有何不同？

雖然它們看起來很相似，但采購訂單和發(fā)票卻大不相同。發(fā)票要求付款，并從賣方發(fā)送給買方。它們包括與采購訂單中相同的信息，以及發(fā)票號(hào)，供應(yīng)商聯(lián)系信息，提早付款的任何貸方或折扣，付款時(shí)間表以及應(yīng)付給賣方的總金額。

這兩個(gè)文檔之間的主要區(qū)別在于，采購訂單會(huì)提示創(chuàng)建發(fā)票。采購訂單從買方發(fā)送到賣方，而發(fā)票從賣方發(fā)送到買方。此外，當(dāng)發(fā)票要求付款時(shí)，采購訂單正式從供應(yīng)商處“訂購”商品或服務(wù)。

為什么要自動(dòng)化采購訂單流程？

采購訂單流程很重要，但是在沒有電子采購系統(tǒng)的情況下，無疑是手動(dòng)的，而且很耗時(shí)。使用電子采購系統(tǒng)，整個(gè)過程變得更加高效。這就是您應(yīng)該自動(dòng)執(zhí)行此過程的原因：

所有采購文件都集中在一個(gè)位置，可以從任何地方訪問?–使用電子采購解決方案可以輕松地查詢采購申請(qǐng)和采購訂單。您可以隨時(shí)在任何地方訪問所需的任何詳細(xì)信息。自動(dòng)化的供應(yīng)商目錄使采購申請(qǐng)更加容易?–您可以使用我們的自動(dòng)化供應(yīng)商目錄，使用標(biāo)準(zhǔn)化表格在線創(chuàng)建采購申請(qǐng)。無需翻閱過時(shí)的紙質(zhì)供應(yīng)商商品或服務(wù)目錄書。在線目錄使您可以輕松地從首選供應(yīng)商處以合適的價(jià)格找到所需的商品。您還可以存儲(chǔ)物品以節(jié)省更多費(fèi)用，并使購買更加方便。批準(zhǔn)發(fā)生得更快?–使用自動(dòng)化系統(tǒng)可以更快，更輕松地批準(zhǔn)購買申請(qǐng)。您可以將它們直接發(fā)送給系統(tǒng)批準(zhǔn)負(fù)責(zé)人。設(shè)置批準(zhǔn)工作流程就像單擊按鈕一樣簡(jiǎn)單。一旦指定該人為批準(zhǔn)人，他們將立即開始接收自動(dòng)批準(zhǔn)請(qǐng)求，這會(huì)觸發(fā)創(chuàng)建采購訂單。可以隨時(shí)管理批準(zhǔn)-不再需要暫停訂單。采購訂單易于創(chuàng)建和共享?–與采購申請(qǐng)一樣，也可以通過電子采購軟件輕松管理采購訂單。您不再需要擔(dān)心采購訂單的格式，因?yàn)樗际穷A(yù)先填充的。最重要的是，您可以將它們以任何格式發(fā)送給供應(yīng)商。更好地了解支出?–借助電子采購系統(tǒng)，您可以訪問洞察力和分析，可以幫助您更有效地管理業(yè)務(wù)支出。在批準(zhǔn)采購申請(qǐng)之前，您可以查看其影響，一旦發(fā)送采購訂單，預(yù)算就會(huì)自動(dòng)更新。一目了然地查看訂單狀態(tài)–能夠在一處查看所有訂單的狀態(tài)是自動(dòng)化采購訂單流程的巨大好處。您可以輕松地查看PO流程中的重要時(shí)刻，例如哪些采購申請(qǐng)已被批準(zhǔn)或拒絕，以及哪些采購訂單已發(fā)送。

采購訂單流程對(duì)于企業(yè)而言是重要的過程。開發(fā)和維護(hù)專業(yè)的PO流程非常適合建立最佳的供應(yīng)商關(guān)系，保持審核跟蹤并遵守預(yù)算以及其他可貴的收益。自動(dòng)化可以幫助簡(jiǎn)化溝通并最大程度地降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

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