什么是庫存管理流程？流程說明

什么是庫存管理流程？流程說明

從事采購工作意味著應對涵蓋許多不同但相互關聯的任務的責任。這些任務中最重要，通常也是最復雜的一項是供應鏈管理，其中包括庫存管理流程（IMP）。您在記錄，跟蹤和管理庫存時選擇的方法對各種各樣的關鍵業務流程產生巨大影響。從原材料之類的生產要素到辦公用品和營銷材料等間接但重要的項目，您的實物庫存中的所有項目都有機會根據其管理方式來提高或減少利潤。

隨之而來的是，有效的庫存管理對于健康，競爭成功的企業至關重要。幸運的是，通過努力全面了解庫存管理流程，應用正確的庫存管理技術以及投資庫存管理軟件等有用工具，您可以優化庫存流程以實現最佳效率，生產力和盈利能力。

了解庫存管理流程

依賴于任何種類的實物庫存項目的任何企業（也就是說，大多數企業）都需要一種可靠的方法來記錄，分析和管理這些項目的庫存。通過創建和實施有效的庫存管理流程（有時也稱為庫存流程管理或IPM），可以以最大的工作流程效率/效率，最佳的投資回報率（ROI）和最小的支出來實現這些目標。

優化庫存管理是成本控制中非常重要的一部分，并且可以通過影響現金流，供應商管理/戰略采購以及與供應商和客戶之間的關系，對供應鏈管理產生強大的影響。

核心庫存管理技術包括：

庫存控制，這是減少總庫存管理成本，同時優化公司滿足客戶需求的能力以及自身的獲利能力和競爭力的目標的總稱。全球許多企業將這個術語與庫存管理互換使用。庫存審查，它將可用的庫存水平與未來的估計需求進行比較。傳統上，庫存檢查是物理的和手動的，因此容易出現人為錯誤，既費時又費力。但是，自動化技術通過允許庫存管理者設置最低庫存水平并根據需要自動重新訂購商品，正在迅速改變這一標準。周期盤點，在此期間，根據重復計劃對庫存的特定部分進行盤點（通常使用實際盤點數）。周期盤點也稱為周期盤點，可確保在給定的會計期間（通常為一年）中對每個物料進行至少一次盤點。ABC分析，一種比較分析方法，根據價值和數量將庫存分為A，B和C組。“ A”類貨物的可用數量少但價值高。“ B”類商品具有中等價值和可用性。“ C”類商品的價值低，但可用數量高。

這種方法可以對使用情況進行精確而詳細的分析，并且可以更輕松地維護緩沖庫存，而不會因不必要的庫存膨脹而浪費時間和金錢。例如，類別“ A”的商品價格更高，但出售速度卻比“ B”或“ C”商品慢，因此需要的庫存要少得多。與Stock Review一樣，盡管具有先進的機器學習和數據分析工具的現代庫存管理軟件具有加快處理速度的強大功能和多功能性，但使用過時的技術工具執行ABC分析可能會使流程耗時且費力。

準時制（JIT），一種依賴于分析和精確物流的庫存系統，以確保物料和貨物按需到達并立即交付給客戶。JIT具有很高的數據強度，需要對短期和長期的季節性需求，可能影響物流的地理和政治事件以及客戶購買模式等因素有清晰而完整的了解。如果做得好，及時化可通過最大限度地減少對可用商品和原材料的需求并縮短交貨時間來簡化庫存。但是，如果沒有完整的信息和管理信息所需要的數據分析工具，它很容易發生故障。FIFO和LIFO，指的是先進先出（FIFO）或后進先出（LIFO）評估方法。先進先出（FIFO）和后進先出（LIFO）是庫存管理系統的會計組件，將庫存的實際價值詳細列出到公司的底線。

您選擇跟蹤庫存的方法因行業和業務規模而異，但是從采購的角度來看，庫存管理過程本身通常看起來像這樣：

貨物被運送到倉庫的接收區域。這些可以包括：

原材料和零件（用于制造商）成品轉售（針對分銷商）支持企業日常運營但不支持生產（各種企業）的間接材料

對商品進行檢查，分類并存儲在特殊庫存區域的貨架上。小型企業可能沒有單獨的接收部門，而倉庫將充當備貨區的雙重職責。可以為商品分配庫存單位（SKU）代碼，并用條形碼進行標記，以便于跟蹤。定期監控庫存水平，此外，還采取了各種自動庫存管理措施，并定期進行庫存盤點。這樣可以確保每個人都對可用庫存有準確的了解，并有助于最大程度地減少缺貨，空缺庫存，遺漏或重復的訂單以及因盜竊和欺詐造成的風險。訂單由內部或外部的客戶下達。例如，消費者可以為公司的產品下訂單，銷售部門可以提交銷售訂單，或者工作人員可以提交辦公用品的請購單。根據原始采購訂單，銷售單，內部采購申請等來驗證訂單批準。從庫存區域提取所需的貨物，然后將其發送到生產（制造），直接發送到零售商/客戶/最終用戶（制成品），或發送到相應的業務部門/部門（內部請求）。記錄將更新并與所有相關的利益相關者共享。庫存水平用于根據需要重新庫存商品和材料。對于即時系統，可以分析使用情況數據以創建更準確的預測。

諸如深度數據分析和流程自動化之類的先進技術工具的可用性不斷增長（這兩種方法都得到了通用人工智能的支持，尤其是通過機器學習進行迭代式改進的支持），使得從小型企業到全球企業集團的公司都有可能開發，實施和簡化庫存控制。

“優化庫存管理是成本控制中非常重要的一部分，并且可以通過影響現金流，供應商管理/戰略采購以及與供應商和客戶之間的關系，對供應鏈管理產生強大的影響。”

高效的庫存管理系統的好處

為了有效地實施IMP，您需要一個庫存管理系統或IMS。這只是一組正式的流程，旨在幫助您的團隊在以下關鍵領域實現最佳性能：

訂單管理。庫存控制（IMP）。多渠道銷售（取決于您的行業和客戶群）。集中和全面的報告和數據分析。庫存預測。采購訂單的創建和管理。倉庫管理和同步。

如果做得正確，庫存管理流程的每個步驟都已經具備了潛在的價值。

考慮以下好處：

改善流程和員工效率

有了庫存管理系統，您的團隊將花更少的時間在低價值，繁瑣且耗時的庫存任務上，而將更多的時間利用他們的技能來創新和創造價值。在過程自動化的幫助下尤其如此，它消除了人工干預的需要，同時消除了人為錯誤。

減少浪費，降低成本

當您實時獲得絕對準確的庫存信息時，可以更有效地優化庫存水平。這可以減少庫存持有成本，庫存沖銷，并幫助減少您超額購買的機會。

隨著時間的流逝，高漲的庫存水平可能使您的公司損失一大筆錢，尤其是如果您專用于存儲空間，時間以及對需求低的項目的支出時。

另一方面，相同的庫存數據準確性也可以使您避免超賣。您將能夠滿足需求，并在客戶和供應商中保持良好的聲譽。

更有效的長期庫存計劃

無論您是制造商，分銷商，還是服務于間接庫存需求的服務型企業，透明，全面地查看庫存水平將使您更容易完善總體庫存管理以及生產，銷售，和供應鏈計劃。

潛在的庫存管理挑戰

自然地，即使是最優化的庫存管理系統仍然是人為創造的系統，因此容易受到潛在問題的影響。

在開發自己的系統時，請記住以下常見的庫存管理難題：

IMP可能很復雜

庫存管理涉及很多活動部件，雖然使您對每個組件的方法都正式化將有助于最大程度地減少溝通不暢，風險和錯誤，但是這是一場嚴肅的賭博，它使整個組織不僅僅致力于了解但使用新的IMP。您可能需要一個寬裕的準備期，以幫助每個人都習慣于新策略以及要添加到工作流程中的任何工具。

如果您將庫存管理技術與現代庫存管理軟件結合起來，這樣做會更加簡單，但是即使如此，也不要低估時間并訓練您的團隊，供應商和客戶可能需要加入新的和改進的產品才是一個好主意。庫存過程。

風險仍然是一個因素

規范化的流程和自動化的工作流程是降低因錯誤和效率低下引起的風險的強大工具。但是要避免風險，意味著要同時關注迭代改進和潛在錯誤來監視庫存管理流程，尤其是當您使用的庫存管理軟件不具備自學人工智能支持的高級數據分析或流程自動化功能時。

此外，將IMP連接到質量控制和供應鏈管理解決方案至關重要。此集成將為您提供必要的附加上下文，以防止可能對您的聲譽和底線產生負面影響的生產或采購失誤。

實施庫存管理軟件可能會占用大量資源

除了潛在的投資外，您的公司可能還需要大量的時間和精力才能從最高管理層和整個公司獲得支持。如果您要在較大的采購解決方案中實施庫存管理，或者從手動流程過渡到自動化流程，則可能需要投入額外的培訓和教育，然后才能“上線”。

制定成功的庫存管理流程

沒有兩家公司擁有完全相同的庫存管理需求，但是每家企業在建立庫存管理流程時都可以從一些最佳實踐中受益。

了解您的預算。選擇與采購，企業資源計劃（ERP）和會計軟件連接的IMP解決方案，將使您能夠連接財務點并充分利用FIFO / LIFO來最適合您的財務目標。智能儲存和運輸。您需要的倉庫設施的類型，規模和數量將在很大程度上取決于您的行業和公司規模。例如，冷凍食品分銷商的要求將與鋼鐵制造商的要求完全不同。此外，如果您可能需要多個存儲位置，那么選擇一個全面的庫存管理解決方案可以通過創建集中的共享數據庫來更輕松地協調運輸和倉庫管理。選擇適合您需求的庫存管理軟件。購買庫存管理解決方案時，當然不乏選擇。但是在庫存中，就像在生活中一樣，并非所有的道路都能通往成功的頂峰。因此，找到并實施能夠滿足您需求的庫存管理軟件而又不會給已經很復雜的流程帶來不必要的費用或復雜性的原因非常重要。例如，基于云的全面采購解決方案（例如PurchaseControl）不僅提供了強大的庫存管理模塊，但是您需要將庫存管理集成到整個軟件環境中的人工智能，數據分析工具和流程自動化功能。在選擇庫存管理系統時，請確保尋找：人工智能支持的過程自動化。（更智能的自動化功能使您的團隊從繁瑣的任務中解脫出來，同時提高了準確性并減少了成本，浪費和延誤。）全面的數據透明性，可提供更準確，完整的數據分析，更好的決策和發票預測以及更有價值的戰略見解。與您現有的軟件環境完全集成，包括銷售，營銷，會計以及整個采購到付款（P2P）流程，以及供應鏈和供應商關系管理。久經考驗的使用壽命和性能記錄。與貴公司行業的各種規模的客戶確認成功并得到其認可。培訓和教育工具，可幫助實現支持IMP中的程序更改所需的任何文化更改。

更好的庫存管理是可能的

有時候，似乎要比實際銷售給客戶更大的障礙是管理您用來創建自己的產品的商品。但是，盡管庫存管理可能具有挑戰性，但不必感到沮喪。投資正確的庫存管理軟件并使用它來執行完善的庫存管理過程是一種確保成功的方法，可確保您在需要時擁有所需的庫存，同時減少工作流程中的浪費，費用和效率低下。

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