AP供應商關系：您的財務團隊如何改善SRM

AP供應商關系：您的財務團隊如何改善SRM

任何成功的采購策略中最重要的組成部分之一就是供應商管理，特別是供應商關系管理。您可以依靠已選擇的供應商來滿足您的需求，并確保公司的無數流程與最高績效和效率保持一致，因此，有必要進行投資以建立基于信任，誠實和互利的牢固關系。

但是，一些采購團隊卻忽略了在建立持久有效的供應商關系方面的重要盟友：應付賬款部門。AP流程非常適合使用人工智能和AP自動化等現代采購技術進行優化。對于利用這些優勢的公司，AP供應商關系可以證明是重要的價值來源，戰略采購機會和增強的競爭績效。

為什么AP供應商關系很重要

像所有業務流程一樣，供應商管理流程也需要知道什么在起作用，什么不是真正有效。大量投資于供應商關系管理但忘了考慮其AP團隊在建立和加強這些關系中的角色的公司可能會發現自己在努力實現最佳ROI（或更糟糕的是，必須修復因供應商付款延遲或缺失而受損的供應商關系）和其他錯誤。

AP部門與您的供應商之間建立的連接的優勢在于貴公司在支付發票時展示的準確性，速度和可靠性。如果應付部門的員工陷入手工，筆紙流程的困境，他們可能會努力克服許多阻礙健康的供應商關系的障礙，包括：

手動數據輸入和錯誤更正。發票欺詐。溝通不暢，導致以下額外風險：溝通不暢，期望不明確和人際沖突。付款延遲，多次或遺漏。滯納金，錯過早期折扣和已取消合同。

手動的AP流程對供應商關系和公司底線的影響確實令人震驚。研究發現，只有33％的接受調查的組織能夠捕捉提前付款折扣。略超過一半的人有時“設法”獲得了這些折扣，而16％的人從未設法獲得任何提前付款的折扣。

此外，相同的緩慢而乏味的手動流程通過吞噬AP工作人員的大部分工作時間而增加了風險和費用。研究發現，超過三分之一的AP工人每周花費1-3個小時（36％）或每周4-8個小時（35％）來解決AP過程中的錯誤和問題，而14％的人則花費了一半每周平均工作時間（最多20小時）。

從成本的角度來看，這些統計數字令人震驚，但同時也清楚這種情況對供應商關系的影響有多大。錯過或延遲付款，發票錯誤，發票重復，發票欺詐以及供應商付款過程中的其他問題，都可以迅速破壞公司與當前供應商的關系以及其作為可靠客戶的聲譽。

與故意和惡意會計惡作劇的潛在后果相比，這種類型的損害很小。具有手動AP流程的公司由于缺少監督和交叉檢查驗證的形式（與使用AP自動化的公司相比）具有很大的風險敞口，因此也更容易遭受內部欺詐。無論大小，這種欺詐行為都會破壞您公司的聲譽，使從戰略上采購商品和保持競爭健康變得更加困難。

不僅僅是您在供應商中的聲譽受到威脅。

“使用AP自動化解決方案時，防止受損的供應商關系和公司內部欺詐變得容易得多。”

自動化您的AP以加強供應商關系

值得慶幸的是，隨著技術的發展，全球供應鏈變得更加復雜，并且公司開始進行數字化轉型，對于大型企業和小型企業而言，過時的AP工作流所帶來的風險已越來越可避免。當您使AP流程自動化時，防止損壞的供應商關系和公司內部欺詐變得容易得多。

作為采購到付款（P2P）周期的重要組成部分，應付賬款功能為采購部門提供了實現以下目標的豐富機會：

更好的底線。節省更多成本。改善現金管理。美聯社工作人員更加有策略地使用時間和才能。更快，更安全的發票處理，減少了錯誤，減少了滯納金，并獲得了更多的提早付款折扣。通過改善供應商信息管理和供應商關系管理，改善了談判基礎，并為創新和增長提供了機會。

通過將應付款自動化結合到更大的采購優化和業務流程管理策略中，基于采購控制的基于云的采購解決方案為公司提供了實現這些目標所需的工具集和多功能性。

例如，研究發現，投資于AP自動化工具的公司可以通過多種方式受益，包括：

更快的發票審批員工生產力更高降低間接費用和AP員工成本更高的AP可見性降低發票處理成本改善合規性較少的滯納金，罰款和利息費用

自動化軟件可幫助簡化和優化流程，以使所有交易完全透明，全面控制發票數據（和一般的供應商數據），并與軟件中已存在的現有企業資源計劃系統（ERP系統），會計和其他應用程序集成環境。因此，賣方付款為：

制作更快。具有意外情況的自動批準工作流可確保發票不會在無人值守的郵箱中順暢地排列或消失。通過自動票據交換所（ACH）自動付款通過供應商門戶支持電子發票更準確的。自動三向匹配，以對照裝運單據和采購訂單來驗證供應商發票。自動填充發票數據，供應商數據以及諸如付款條款和特定于合同的詳細信息之類的信息。更劃算。快速付款意味著更多的提前付款折扣和更少的滯納金。應付賬款流程優化減少了人工成本。自動化消除了人為錯誤和數據輸入之類的低價值工作，使員工騰出時間去從事更具戰略意義的重要任務。實時報告可提供更有用的見解和戰略決策。全面的數據透明性優化了現金流管理，因此可以在支付賬單的同時仍可用于增長，創新和緊急情況的資源。

所有這些優點相結合，可以改善組織的供應商關系管理。清楚了解您的期望和義務并準確，及時（或早）付款的供應商會很高興。

他們也更有可能成為戰略合作伙伴，而不是簡單的供應商，只要您的公司已投入資金將關系擴大到這一水平。當供應商可以直接與您的應付帳款團隊聯系并清晰，輕松地進行溝通時，信任的增長和協作的發展就容易得多。

最佳AP供應商關系的快速提示

除了實施AP自動化解決方案外，您還可以通過在整體供應商管理方法中結合一些最佳實踐來加強AP供應商關系。

專注于清晰，持續的溝通。定期與供應商聯系，以查看共同的期望和績效。在發生任何沖突時，采取協作而不是對抗的方法。通過使用供應商門戶將供應商集成到數據流和采購工作流中。開發供應商資源以解決常見問題。諸如客戶服務機器人之類的AI工具在這里可能會有用。鼓勵電子發票和性能/合規性數據共享，以進一步優化端到端的P2P流程。

充分利用您的AP供應商關系

它們可能看起來并不自然，但是您的應付帳款部門和您的供應商是為您的企業創造價值的成功組合。通過關注牢固，誠實和協作的關系并投資于正確的軟件工具，您的AP團隊可以削減成本，創造價值并創造與您的供應商合作的機會，以改善增長和創新，同時實現最大的投資回報率（ROI） ）。

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