批準的供應商清單最佳做法

批準的供應商清單最佳做法

如果您以任何身份在采購部門工作，則很可能會定期與幾個最重要的供應商打交道。但是，盡管所有供應商都可以在您的組織中發揮作用，但是“超級巨星”戰略供應商在大多數時間，注意力和建立關系方面都太容易了，而影響力較小的供應商的文件可能會慢慢過時甚至變得多余或放錯位置。有效的供應商管理需要一種全面，智能的方法來收集，組織和管理供應商數據。

創建和維護完整且最新的批準的供應商清單是實現此目標的最有效方法之一。通過更新方法并實施正確的技術工具集，可以確保優化批準的供應商列表以支持您的業務流程以及組織的整體成長和成功。

為什么需要更好的批準的供應商清單

理想情況下，批準的供應商列表只是一個經過優化的文檔，該文檔通過共享的數據管理系統連接，將供應商信息提供給您的采購，會計，市場營銷和其他業務部門。在自動化和人工智能的幫助下，這樣的清單可用于自動填充采購訂單，對照運輸文件和現有PO驗證發票上的信息，或提供價格和其他信息以供與其他供應商進行分析和比較以消除冗余，揭示新市場，產品和合同的機會，并在支持總體組織目標方面節省成本并創造價值。

筆和紙的時代已經過去了，即使沒有被埋葬，手工操作也已經死了。在相互聯系的全球市場中，使用手動流程收集和記錄供應商數據非常困難。試圖監視供應商聯系，績效和合同數據的準確性和完整性，不僅會浪費大量時間和人為錯誤，而且可能使組織面臨不必要的風險。

如果您的公司致力于成功的供應商管理過程，則從優化的批準供應商列表開始構建。

“在云中共享數據意味著可以輕松捕獲并連接基本信息（例如供應商聯系信息）和更高級的數據集，例如給定供應商的合同詳細信息，性能歷史記錄和合規記錄。關鍵的利益相關者可以使用供應商的績效和合規性數據來協商更多的有利合同，制定新的采購策略，并通過產品創新或新的共享市場計劃加強與最佳供應商的關系。”

制定最佳批準的供應商清單

傳統上，建立批準的供應商的過程如下所示：

識別并列出所有當前提供商品和服務的供應商。查看現有合同。查看現有的應付帳款（AP）列表。確定每個供應商并將其分配給適當的利益相關者。向每個利益相關者發送其權限范圍內的供應商列表，并要求他們：關鍵-供應商提供對于組織的持續運營和成功至關重要的商品和服務。他們還可以訪問專有知識產權，受保護的數據或客戶信息，從而使合規性失敗特別危險。重要—供應商提供的商品和服務在緊急情況下可能需要昂貴的成本來替換，而沒有有效的應急計劃，但不會給企業造成破壞。他們可能有權訪問有限的敏感數據。有用-理想情況下，公司的所有供應商都是有用的。所供應的商品和服務中斷所產生的潛在費用很小，而且這些供應商無法訪問敏感數據。確認每個供應商的聯系方式，合同和性能信息（如果有）。確認他們仍在使用每個供應商。描述每個供應商提供的商品或服務。對每個供應商的整體績效進行評分（例如，以1-5的等級進行評估，其中1為“不可接受”，5為“例外”）。驗證每個供應商是否有權訪問專有或受保護的公司數據。將供應商的角色標識為：使用尚未包括的任何供應商更新列表。根據利益相關者的反饋創建，監視和管理批準的主供應商清單。

乍一看，很明顯，如果在模擬環境中執行此過程，則可能會遇到許多潛在問題。人為錯誤，文檔丟失和通信延遲可能會使您的員工追逐信息并糾正錯誤，而不是協作和共享數據來改善流程，建立更牢固的供應商關系并做出戰略性采購決策。

自動化和人工智能是兩項至關重要的技術，已成為各種數字轉換和業務流程管理（包括管理供應商數據和關系）的核心組件。它們使將供應商門戶之類的功能集成到您的供應商管理工作流程中成為可能，從而使供應商可以提交自己的信息以供審核。

實際上，使用正確的基于云的采購解決方案可以使您從第一天開始就獲得一系列的供應商管理優勢。在云中共享數據意味著可以輕松捕獲并連接基本信息（例如供應商聯系信息）和更高級的數據集（例如給定供應商的合同詳細信息，性能歷史記錄和合規記錄）。關鍵利益相關者可以使用供應商的績效和合規性數據來協商更多的有利合同，制定新的采購策略，并通過產品創新或新的共享市場計劃加強與最佳供應商的關系。

此外，您的買家將很高興能夠實時訪問最能滿足他們購買需求的供應商。他們將不必“走出”系統尋找短期交易，并且您的公司將通過消除發票欺詐和流氓支出而既節省成本又獲得增值。

現有供應商還可以使用新供應商在供應商入職期間使用的同一供應商門戶來與您的系統連接，共享信息并執行重要任務，例如電子發票或服務更新。您將獲得更多折扣，在最佳時間向供應商付款，并提高采購到付款流程的效率和速度，以獲得最佳的投資回報（ROI）。

供應商入職最佳實踐

建立批準的供應商列表并不一定會使您很沮喪。除了使用人工智能和自動化之外，您還可以記住一些簡單的概念來確保列表是最好的。

教育和參與整個團隊。根據組織的企業文化，選擇包含培訓和教育材料的供應商管理解決方案將很有幫助，以使您的團隊加入新的批準的供應商列表流程。自動化是關鍵。在各個層次上對您的供應鏈進行持續改進，并享受更高的效率，準確性以及供應商與團隊之間的協作。發揮創意。擁有如此多的數據供您使用，錯過每天工作流程中隱藏的機會實在可惜。不要害怕與供應商緊密合作，以在系統內外實現更高的效率，并以共享利益為目標，以提高您的盈利能力，聲譽以及增長和創新的潛力。

將有效的供應商數據管理放在您列表的頂部

您列表中的每個供應商都是潛在的價值來源，或者應該是。您可以通過建立批準的供應商清單，然后使用自動化，人工智能和持續改進方法來確保您的團隊能夠在最需要的時候訪問最新，準確和完整的供應商數據，以確保每筆商品或服務上花費的每一美元服務將在正確的時間，正確的供應商和合適的供應商那里獲得最大的投資回報。

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