會計月末結算流程

會計月末結算流程

無論您是小型企業所有者，注冊會計師還是專業公司會計團隊的成員，企業的成功都在很大程度上取決于某些標準化程序及其生成的數據。對于應付帳款部門尤其如此，在該部門中，必須正確執行月末結算流程以確保財務報表和資產負債表的準確性和完整性。這對許多既不妖艷，也不特別愉快，但月末結算的不只是會計部門的健康和幸福的必由之路，但整個組織。

傳統上，月底結帳被認為是一個耗時且有時令人沮喪的過程-簿記中的一種“必要的邪惡”。但是，通過花一些時間來了解其詳細信息，實施清晰簡潔的清單并投資于正確的技術，您可以確保月底結帳快速而（幾乎）無痛苦，而不會犧牲準確性或完整性。

什么是月底結帳流程？

在每個月的月底，企業需要檢查其帳戶，以確保已正確記錄并核對在該特定月份內發生的所有交易。這有助于確保所有會計數據的組織，準確和完整。反過來，這簡化并簡化了許多其他會計程序，包括以后每個月的月末以及稱為年末的年終版本。

結清帳簿可以通過多種方式使您的組織受益：

準確，全面和最新的財務記錄。提供進行明智決策所需的環境。簡化納稅申報。突出顯示需要改進的領域，并提供有關如何實施此類改進的見解。簡化審核。

成功的月底結帳流程需要您收集一些基本信息。在諸如綜合采購解決方案之類的技術工具的幫助下，收集和組織此信息的方式已大大簡化。這些軟件解決方案基于云，對移動設備友好，旨在通過數據分析和流程自動化來幫助您實現持久而持續的改進，這些軟件解決方案使您能夠完全透明地訪問和控制所有支出數據。這樣可以提高所有財務記錄的準確性和完整性，包括驅動戰略支出管理和財務計劃的應付賬款報告。

每個企業都是獨一無二的，對于大型公司而言，什么可能對小型企業而言并非如此。就是說，通常您需要以下各項來進行月末結算：

總收入銀行賬戶信息庫存水平零用現金合計財務報表資產負債表固定資產總額收支賬戶總賬

請記住，您的特定過程可能會因您所在的行業，會計方法，可用技術等而異。如果您使用的是基于云的自動化解決方案，則其中許多數據源將已經連接，組織并準備就緒用于根據需要進行實時訪問，操作和分析。

“您的財務報表越完整，越準確：

您越有可能獲得準確的試用余額；他們揭示的見識越有用；在制定策略和制定關鍵業務決策時，您將獲得更多的信息。”

月末結算流程清單

收集必要的信息只是第一步。為確保月底結賬盡可能順利無痛，值得遵循月底結帳清單。清單將幫助您跟蹤基本信息，并最大程度地減少耗時的錯誤和冗余。

1.記錄所有傳入現金

無論是收入，發票付款還是貸款，您都需要記錄組織在所述月份內收到的所有資金。確認已發送所有發票。交叉檢查以確保已支付您發送的發票。

如果您正在使用具有自動化和人工智能功能的采購和會計軟件，則采購訂單與發票以及運輸單據的自動三向匹配將使此步驟變得更加簡單和快捷。

2.查看應付帳款記錄

知道團隊何時何地花錢是有效支出管理的核心。如果您仍在使用筆紙會計方法，則可能沒有該月所有購買的實時記錄。

與步驟1一樣，如果您一直在會計系統中自動記錄和跟蹤支出，則月末結算的這一部分將更加透明，準確和快捷。您也將大大減少特立獨行的花銷或欺詐行為，將扳手扔在作品中的風險。

3.核對所有帳戶

將財務報表中的條目與供應商，銀行等中的相應條目進行匹配稱為對帳。

一般來說，帳戶屬于以下三類之一：

銀行貸款或票據預付或應計帳戶現金，支票和儲蓄賬戶

按照應計制會計原則規定，將應付賬款和應收賬款以這種方式對賬也稱為應計制過程。

應計項目正在調整條目，以確保正確記錄給定期間（例如一個月）內發生的所有交易。

在應收賬款中，應計費用用于報告給定月份尚未記錄交易的收入（以及相應的應收賬款）。

在應付賬款中，應計項目記錄了尚未記錄其交易的當月發生的費用，損失和任何相關負債。

假設您的公司本月以客戶購買的形式獲得了20,000美元的收入。發票已經發出，但不進行支付的，直到15日下一月份。因此，增加了20,000美元的應計項目以記錄所賺取的收入，但被應收帳款帳戶中的相應項目所抵消。當客戶下個月支付賬單時，$ 20,000的現金條目會相應地減少應收帳款。

另一方面，假設您的公司本月購買了5,000美元的辦公用品，并收到了供應商的發票。但是，該付款要到下個月的10月10日才到期，而這是安排付款的時間。因此，這5,000美元變成了流動負債，并被放置在應付賬款中，并在辦公用品費用賬戶中有相應的條目。下個月，在發出付款時，將添加一個條目以使現金減少$ 5,000，同時還有一個相應的條目將應付款余額減少了相同的金額。

會計部門外部的人員可能將此過程視為時間旅行或財務遺留事項。但事實是，這是確保您可以看到，衡量和跟蹤費用和收入發生的最簡單，最有效的方法，并且可以為內部計劃，內部和外部審計以及稅務準備提供準確，全面的財務記錄。

集中的數據管理以及您的采購和會計系統之間的緊密集成將簡化對帳，并防止收入和支出流失。

4.不要忘記零用錢

如果您的公司使用零用現金基金，那么除非您有適當的追蹤系統，否則這筆支出可能會變得無形。手動記帳涉及跟蹤收款，并與小額現金提款交叉核對。更好的是，開發將所有零用現金購買的自動記錄（掃描收據等）自動記錄到系統中的工作流程將幫助您避免由于遺忘或放錯收據而導致總額出現偏差，并使月末的驗證變得更加簡單。

5.查看您的固定資產

任何能為您的業務增加長期價值的東西都可能被視為固定資產。它們的壽命跨越多個時期，幾年甚至幾十年。固定資產的示例包括：

建筑物電腦硬件和軟件家具及固定裝置無形資產（知識產權，品牌名稱，互聯網域名等）土地機械汽車

固定資產通常是大件物品，可以很容易地在總分類賬中轉換為現金。相反，它們可能以修理，折舊（對于有形資產），攤銷（對于無形資產）或減值成本（如果資產跌至其賬面凈值以下）的形式為您的公司帶來費用。出于月末結算過程的目的，您只需要記錄每個固定資產發生的所有這些支出。

6.執行庫存盤點

如果您的公司對材料或制成品進行實物盤點，則每月計數將顯示由于錯誤，損壞，盜竊或損壞而造成的任何差異。因庫存減少而產生的減價應在發生當月記錄為損失。

同樣，在此階段，集中的，基于云的，完全集成的庫存/采購/會計系統可以成為救生員。實時監控所有庫存意味著更少的因盜竊，損壞和損失而造成的庫存收縮。它還為您的實物盤點數量提供了虛擬基準，可以顯示需要改進的地方或“盲點”，從而造成不必要的持續支出。如果您的系統支持條形碼，RFID或其他信息管理協議，則由于將實時跟蹤系統中的所有物料，因此實物盤點數量將更快。

7.收集和審查財務文件

月末結算需要準確而有條理的財務報表，包括總分類帳，資產負債表和損益表。您將使用這些文檔建立所有帳戶的最終余額清單，稱為“?試用余額”。試用余額的目的是表明您的財務記錄是適當平衡的，所有貸方和借方的凈余額均為零。

您的財務報表越完整和準確：

您越有可能獲得準確的試用余額；他們揭示的見識越有用；在制定策略和制定關鍵業務決策時，您將獲得更多的信息。

具有高級數據分析和報告支持的軟件解決方案可以自動生成和填充這些文檔，然后提供您可以用來計劃未來數月和數月的詳細分析。

8.提前計劃

月末結算是必不可少的過程，可以對其進行精煉和精簡，以實現最大的功效，同時將錯誤，浪費和干擾降到最低。投資開發完全集成的軟件環境，以減少繁瑣的手動工作流的“繁重工作”，并消除流氓支出，欺詐和人為錯誤等障礙。確定公司的截止日期，并制定流程，以確保在必要時提供所有必要信息，并在本月進行總結時完成。

適當地結賬為更大的成功打開大門

像所有業務流程一樣，月末結算流程有可能幫助您的公司蓬勃發展，或阻礙其成長和成功。投資適當的工具，開發有效的流程，并確保您對財務信息有最大的了解和訪問權限，這將幫助您擺脫月底的煩惱，并幫助您將簿記工作轉化為價值創造的堅如磐石-堅實的財務數據，可行的見解和更好的決策制定。

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