5個業務流程管理示例

5個業務流程管理示例

盡管可以說要努力工作，擁有技術實力和良好的老式運氣，但是，每一個蓬勃發展的企業的真正核心都是建立在對卓越的承諾之上，而不僅僅是對卓越的承諾，而對卓越的追求也將取得更大的成功。業務流程管理（BPM）是貴公司用來管理，完善和最終優化流程的系統，該流程驅動從生產到采購的所有過程。有效地利用它，可以幫助您減少浪費，簡化工作流程，并每花一美元就可以獲得最大的投資回報（ROI）。

但是，有效的BPM不僅是獨立發生的。為了在數字化轉型時代從您的業務流程管理中獲得最大收益，您既需要正確的技術工具，也需要對BPM的工作方式以及它可以幫助您開發和實施有助于公司蓬勃發展的業務流程的多種方式的清晰了解。

業務流程管理與項目和任務管理

從最簡單到最復雜的每個業務流程都可以分解為一系列活動，可以根據需要隨時重復進行。公司的每個部門，業務部門和部門都依靠眾多業務流程來完成其日常任務，并追求短期和長期目標，以支持公司的整體盈利，增長和創新戰略。

將業務流程與項目或任務混淆或混淆是很常見的，但是它們在以下重要方面與以下兩個術語不同：

沒有兩個企業會實施相同的BPM工具或策略，但總的來說，BPM生命周期本身就是易于記錄和實施的流程，可以分為五個不同的階段：

業務流程建模/映射。成功完成此過程需要哪些步驟？要想成功完成，必須滿足哪些基準和其他因素？過程分析。會出現哪些障礙，效率低下和錯誤？工藝設計/精煉。為了解決步驟2中發現的問題，可以進行哪些改進？流程審查。新流程將在有限的基礎上推出以供審核。效果如何？是否需要進一步調整？實施。流程滿足要求后，將在整個組織中推廣。

無論公司的組織目標是什么，業務流程管理都可以通過提高生產力和效率以及消除低效率和浪費來直接支持其完成。

業務流程管理的好處

業務流程管理的主要目標是與信息技術（IT）和BPM軟件結合使用工作流程管理工具，例如業務流程建模，業務流程映射，流程設計和流程自動化，以實現最大的投資回報。為此，BPM還支持組織目標，并且在許多情況下，在實現數字化轉型中起著至關重要的作用。

根據業務，所需的目標可能包括：

更高的客戶滿意度消除持續的合規性問題改進決策制定以推動更有效的業務戰略改善競爭表現發展注重創新和共享成功的企業文化

無論您公司的組織目標是什么，業務流程管理都可以通過提高生產力和效率以及消除低效和浪費來直接支持其完成。

實際業務流程管理

使用正確的BPM工具可以更快，有效和準確地實現BPM生命周期的每個部分，從過程映射到實現，其中最重要的是您選擇的BPM軟件。

具有內置BPM套件的全面軟件解決方案，例如PurchaseControl，可以幫助您管理和簡化最復雜的業務流程，包括整個采購到付款（P2P）周期。基于云的便利性和與移動設備友好的，適合角色的訪問方式共同促進了協作和交流，而不是混亂和競爭。

強大而直觀的業務流程自動化以及先進的分析工具，意味著您可以快速分析，修改，測試和調整所有現有業務流程，以實現最佳效率和性能。除了重新設計當前的工作流程之外，您還可以開發新的流程來消除過時的手動工作流程，并以圓滑，可靠的數字性能代替糾纏不清的筆和紙。

考慮業務流程管理如何通過手動流程改進通常被認為是生產力痛點的流程：

1.采購批準

對于許多企業而言，購買批準流程會因三重成本高昂的幽靈而困擾，它們削弱了效率和生產力：

流氓支出（特立獨行支出），發生在員工很少或沒有正式的采購流程來阻止他們從未經批準或次優的供應商那里購買商品和服務時。這種支出通常是“無形的”，因為這些采購可能會也可能不會進入官方采購和應付賬款系統。結果，從現金流量到預算再到財務報告和預測的所有內容都會出現偏差。人為錯誤，范圍從數據輸入錯誤到丟失的文書工作到路由錯誤。缺乏透明度。借助基于紙張的手動工作流程，批準可以在無人值守的郵箱中徘徊，等待適當的批準者從休假返回，或者在部門之間的混亂中迷路。同時，延誤可能會導致基本生產產品嚴重短缺，貴公司在運輸方面付出可觀的折扣，或者在批準表格進入工作流程結束之時，通過加急訂購費用產生額外的費用。

BPM解決方案通過全面的透明性和流程自動化來幫助消除這些黑暗情緒。封閉的購買環境中，包含預先批準的供應商，這些供應商為您使用的所有商品和服務提供了最佳條款，條件和價格，以防止特立獨行的支出。內置的提醒，跟蹤和突發事件使跟蹤批準并確保及時簽收折扣和促銷活動變得更加容易，并使您的生產保持嗡嗡作響。流程自動化消除了數據輸入中的人為因素，只需單擊幾下即可自動存儲必要的產品和供應商信息，以填充表格。

2.發票處理

像批準一樣，發票處理可能是不必要費用和效率低下的潛在雷區。

欺詐是特立獨行的花招。如果沒有完全的支出可見性，機會主義騙子就很容易提交沒有任何匹配文檔就可以付款的發票，或者更令人遺憾的是，員工可以通過游戲系統變成盜賊。人為錯誤，又與數據輸入和路由錯誤以及發票異常有關。工藝效率低下。如果沒有簡單的跟蹤或驗證發票的方法，發票就可能在您的系統中徘徊很長時間，以至于您要收取滯納金和罰款，而不是享受提早付款的折扣。緩慢的付款可能會破壞與主要供應商之間的牢固關系，從而難以獲得最佳條款和價格。

借助BPM軟件，您可以開發自動化的工作流程，以消除延遲，欺詐和錯誤，同時提高準確性。更快的發票處理時間意味著更高的整體效率和更快的供應商付款。您將獲得更多折扣，改善與供應商之間的關系，并避免成為欺詐的受害者。

3.供應商管理

您的供應鏈是否既高效又精簡？您是否正在努力尋找合適的供應商，以確保以合理的價格一致，可靠地交付基本商品和服務？您是否擔心供應商自身缺乏有效的BPM可能導致不安全的工作條件，可疑的社會責任或違反法律的行為所帶來的額外風險？

將有效的供應商管理納入您的BPM策略中，可以通過供應商門戶將供應商與系統聯系起來，從而使您免受這些潛在問題的困擾，在供應商門戶中，您可以有效地評估現有供應商以及新的符合您的運營，合規性和價格要求的供應商。

您還可以與最受信任的供應商建立牢固的關系，同時創建突發事件，以確保在將供應商風險管理（VRM）集成到業務流程管理中時可以避免不可預見的災難。

4.合同管理

手動確認合同合規性成本高昂，耗時且容易發生人為錯誤，因為每次需要生成采購訂單時，都必須追蹤公司與給定供應商之間最新的合同版本。基于云的集中式數據管理，以及旨在與BPM套件無縫協作的專用合同管理模塊，可以消除這些麻煩。

合同創建的自動化工作流程（包括法律團隊預先批準的樣板）使加入新供應商或修訂與現有供應商的合同變得更加容易。

自動填充相關的合同條款，條件和價格可確保您永遠不會為商品和服務支付比您應支付的價格高的價格，并且永遠不會錯過與團隊在簽字之前進行談判的特殊購買機會，也不會忽略供應商造成的合規性問題。

5.商業策略

決策僅與支持決策的數據一樣好。連接所有工作流程，集中化數據管理以及通過BPM創建協作和交流的文化對于在現代商業世界中艱難的環境中導航至關重要。

大量的數據流注入了大數據海洋，這使利用BPM的公司可以連接不同的數據源（包括支出數據，內部績效和效率以及外部數據，例如客戶購買行為，市場研究以及供應商績效/合規數據）并進行分析他們可以揭示內部流程的改進，合作伙伴關系和市場擴展的戰略機遇，合同重新談判帶來的潛在成本節省等。

深度分析提供了可操作的見解，可以進一步改進，并為進一步的潛在改進奠定了基礎。結果，持續改進不僅成為流行語，而且成為組織各個級別的習慣。

BPM帶來更大的利潤和更高的效率

無需讓過時的技術或效率低下的工作流搶奪您公司的最佳投資回報率。通過自動化和優化工作流程來減少業務流程中的浪費和效率低下，不僅可以幫助您獲得更大的利潤，而且可以減少風險和創新。投資業務流程管理軟件，并確保公司的一舉一動都能產生回報，從而促進您的成長和成功。

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