電子采購軟件：電子采購的利與弊

電子采購軟件：電子采購的利與弊

貴公司是否準備好進行電子采購和AKA?電子采購？隨著技術的不斷進步和數字化轉型成為常態，問題很快將不再是：“電子采購對我們的組織是否合適？”?但是“我們如何最有效地利用電子采購來支持我們實現盈利，增長和創新的目標？”

像所有變革性技術一樣，電子采購也有其相關的利與弊。全面了解電子采購解決方案提供的好處以及不正確應用電子采購的潛在缺點，可以幫助您確定和實施最適合實現成本節約和持續改進目標的軟件工具。您的業務流程。

電子采購：基礎知識

電子采購軟件也稱為電子采購，可為組織提供對所有采購流程的可見性和控制力，從采購到付款（P2P）周期到供應鏈管理，再到戰略和財務計劃。許多最受歡迎的電子采購系統是所謂的軟件即服務（SaaS）系統。它們提供了一個集中的，基于云的軟件環境，該環境將利益相關者，應用程序和物理位置連接在一起，以實現最佳的通信，協作和效率。

盡管軟件自動化在某種程度上是大型組織所獨有的，但是小型企業和大型企業集團如今都使用電子采購軟件。盡管所有業務在某種程度上都是唯一的，但一般來說，電子采購是作為較大業務流程管理計劃的一部分實施的。總體目標包括節省成本，提高效率以及更好的戰略和競爭性決策，部分通過使用電子采購來支持：

自動化和簡化業務流程。提高所有支出數據的透明度和訪問性。通過集中的數據管理改善協作，分析和決策。減少浪費，效率低下，特立獨行的支出和人為錯誤。連接所有應用程序，包括現有的企業資源計劃（ERP），會計和客戶資源管理（CRM）解決方案，以創建由共享效率驅動的凝聚力軟件環境。通過戰略采購建立和管理具有最佳性能和牢固的供應商關系的全球供應鏈。重新定義采購作為通過可行的見解和流程優化所創造的價值和成本節省源的角色。

每個組織的目標會有所不同，但是總的來說，邁向電子采購是一種積極的趨勢，盡管面臨著一些挑戰，但如果沒有適當的準備，公司可能無法準備應對。

電子采購的優點和可察覺的缺點

市場專家預測，到?2023年，基于云的電子采購系統，供應鏈管理和其他電子商務工具）將在全球增長至近100億美元，這是任何人都無法忽視的力量。認真考慮進行數字轉換的業務。

無論是企業對企業還是面向消費者，所有部門和行業的企業都依賴采購來運行。可以肯定的是，使采購職能盡可能具有成本效益和效率。

但是，實現這一目標并非一刀切。因此，盡管重要的是要承認電子采購所帶來的普遍利益，但理解實施這種系統可能遇到的障礙和障礙，并制定避免或克服這些障礙的路線，也至關重要。

電子采購的優勢

無論規模，行業或年齡，想要精簡和優化其采購功能的企業都可以從電子采購軟件的強大功能中找到實質性的好處。

通過電子采購，公司可以實現：

更高的過程控制和效率。人工智能和機器學習是用于流程自動化的強大工具，您可以將其用于：

創建對角色的，適合角色的分級訪問為您的所有關鍵工作流程構建非接觸式流程（完成路由意外事件以進行批準）建立與合同管理相關的供應商目錄，因此，每筆商品和服務訂單都是由合適的供應商以最優惠的價格，最好的條款和激勵措施以合適的供應商進行的，而不會因特立獨行的支出或發票欺詐而產生過多的風險。將采購連接到您現有的軟件環境，以提高效率。

改善溝通和組織。基于云的集中式數據管理意味著每個人都在同一頁面上，無論是在辦公室還是在千里之外的地方，使用平板電腦，筆記本電腦或智能手機開展業務。自動化和集成消除了阻塞點，障礙和不必要的人為錯誤，在降低成本和浪費的同時提高了整體效率。集中和全面的數據存儲還使使用重要的數據分析工具更加容易，以提取可操作的見解和基于完整，可靠信息的有用預測。節省大量成本。流程優化通過效率的初步和持續改進而產生了立即和長期的節省。您的員工可以停止將時間和資源用于低價值的任務，而將重點轉移到高價值的任務上。而且，通過減少對硬件，軟件甚至辦公用品的間接費用，員工人數或投資的需求，您可以實現更多的成本節省（自動化的數字流程所用的紙張和材料比傳統的手動工作流程少得多）。電子采購軟件快速，強大且占用的IT空間較小，不僅可以通過改進流程為您的公司節省資金。您實際上可以通過投資定制的專用采購軟件解決方案來構建真正具有成本效益的解決方案。例如，PurchaseControl專門從事采購軟件解決方案，這些解決方案包括您的業務需要的所有功能，而不會引起不必要的膨脹—同時仍然為無縫，無中斷的可伸縮性和向下擴展提供了空間。

電子采購的弊端

很難為電子采購分配真正的“劣勢”。更好的詞是“挑戰”，因為實施電子采購軟件所帶來的問題通常分為兩類：

文化沖擊，即由于缺乏信息，軟件本身的局限性或不愿超越傳統采購流程模型的企業文化，而在數字轉換方面獲得字面和形象投資方面的困難。特定于情境的集成問題，通常與規劃不足，對通過實施解決的目標的了解不深或不完全有關，或者與所選電子采購軟件的功能和功能有關的混亂和無知。

可以通過以下兩種方式緩解這兩種挑戰：

研究和計劃。需求分析是對公司工作流程進行任何重要更新的第一步。其次，研究被認為可以解決這些需求的解決方案的可用功能，可伸縮性和總成本。研究和計劃對于保持低成本至關重要。您的企業目前極有可能不需要湯到胡說的電子采購解決方案。小型企業可能會發現采購訂單工具或ePurchasing軟件可以在當前和可預見的將來充分滿足其需求。了解您的實際需求將使您現在不必花太多錢，同時又為未來留下了增長的空間。知道您的需求，以及您愿意并有能力為此付出多少，將使成本，混亂和坦率降到最低。教育和培訓。在實施任何解決方案之前，至關重要的是，要從C-Suite到管理層，再到辦公室員工和供應商，都應從所有利益相關者那里獲得支持。選擇服務提供商，該服務提供商將其深入的教育和培訓作為其電子采購軟件的一部分（包括培訓，信息發布會以及實施之前，期間和之后的復習），將幫助您規避常見的問題，例如：由于用戶沮喪而導致性能和合規性差。供應商集成挑戰（例如，目錄集成和更新）。將直接和間接支出整合到一個單一的，有凝聚力的系統中的困難。由于管理人員在使用數據分析，流程優化和其他數據儀表板方面的努力而缺乏戰略價值。

通過電子采購使您的業務變得更好

向電子采購的過渡不必困難或艱巨。通過了解電子采購軟件的功能并選擇可滿足您采購功能特定需求的專用解決方案，您可以在克服潛在困難的同時獲得電子采購的實質性好處。與未來的采購聯系起來，并開始為您的企業設計具有成本效益的未來，以更高的效率，更高的利潤和更強的競爭地位為基礎。

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