為什么低代碼工作流自動化在家庭辦公經濟中勝過電子表格

為什么低代碼工作流自動化在家庭辦公經濟中勝過電子表格

一年前，我發表了一篇文章，將ZOHO介紹為“你可能從未聽說過的最成功的SaaS公司”。這更多的是對一個更有趣的企業SaaS公司的介紹。今天我要介紹的是ZOHO的最新產品Qntrl(發音為“control”)，它是一個簡單的工作流自動化解決方案，集成了其他供應商的技術。工作流自動化是一個熱門的市場趨勢，特別是像Qntrl這樣的產品，它提供低代碼解決方案，使用可視化界面和簡單的拖放特性，而不是廣泛的編碼語言。

為什么工作流自動化?

微軟的Excel和電子郵件是大家熟悉的工具，但是如果你用它們來管理過程，你就會錯過專用軟件的可視性和控制力。底線是低代碼工作流自動化平臺可以做Excel和電子郵件可以做的所有事情，而且做得更好。

低代碼平臺提供遵從性。讓我們假設您在電子表格中包含了客戶地址和聯系方式等個人信息。每個人都可以獲得這些信息。即使你設置了密碼，它也會成為常識。低代碼平臺包括對數據、文檔和工作流的基于角色的訪問，將訪問權限授予需要查看信息以執行工作的員工。Excel電子表格充滿了版本控制問題，包括存儲在不同位置、復制和粘貼，甚至意外刪除。低代碼平臺是SaaS，它是云中的一個單一的真相來源，授權用戶可以從任何地方和任何設備訪問，在員工可以在家工作的今天，這是非常重要的。

什么是工作流編制軟件?

由于我無法提供現場演示，所以解釋這個軟件在您的環境中如何工作的最佳方法是通過一個示例。考慮新員工的入職，這可能涉及組織中的多個系統，如人力資源管理系統、預訂立方體或辦公室的設施、計算機訪問、培訓和安全標識。這個工作流要求按邏輯順序執行幾件事，以確保只有授權用戶才能看到數據。

Qntrl使用一個名為Orchestration的四步向導來設置這個工作流。“形式”是第一步。表單中有一些字段，用于在單個位置收集關于任務的所有數據。字段中可能包含關于新員工的個人數據，包括姓名、地址、角色、薪水和開始工作日期。管理人員為每個任務創建表單，并限制對特定字段(例如薪水)的訪問。

第二步稱為“藍圖”，它定義了工作流的分步方法。藍圖還可以幫助您有效地管理、優化和自動化重復性任務。它可能包含審查、批準和拒絕等步驟。一個藍圖可能是兩個或多個階段，在達到預設條件的基礎上過渡到下一個階段。我們的簡單示例是，在分配辦公空間和電腦之前，就需要批準工資和登錄獎金。

第三步涉及到“卡片”的概念，創建它是為了在組織中要求可用的解決方案。用戶在業務流程中填寫表單，捕獲任務的細節。每個人被分配一張卡片，并在規定的時間內完成工作。在我們的入職示例中，經理將創建一張卡片來為新員工的面試訪問預訂住宿。進度可以通過查看藍圖中的卡片階段來檢查。

第四個也是最后一個階段是通過“報告”來可視化進程，“報告”詳細描述了每個轉換過程中卡片的數量。報告為了解組織工作流程的效率提供了一個窗口。

Qntrl使您能夠查看組織中作業的實時進度，對特定用戶隱藏機密信息，并向分配作業的用戶發送自動通知。除了最簡單的任務，這個過程使用電子表格和文檔是很麻煩的。

其他一些例子來自一直在使用該軟件的實際ZOHO客戶。一家大型上市企業集團成功地使用Qntrl在多種語言的廣泛產品線中編排了營銷活動的工作流程。一家跨國服務公司使用Qntrl自動完成從需求收集到最終提案的售前流程。最后，一家大型建筑公司使用Qntrl來控制多個大型住宅項目的采購和承包商招聘過程。

正如我在開頭提到的，?工作流自動化是一個熱門的市場趨勢，因為經理們使用智能工作流自動化解決方案來增加對部門或業務運營的可見性。在大流行期間，當如此多的工作人員無法在辦公室工作時，這種需求變得更加明顯。它使得在一個更加自動化的工作流中移動工作變得更加必要，我們已經看到一些公司開始添加更多這類功能。

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