不用Excel也能繪制甘特圖，做項目管理進度表？一文講清（送6套免費甘特圖模版）

疫情反復，不少人居家辦公，最大的問題就是項目溝通協作難和時間管理差、效率低了。

每一次的項目溝通都需要花費大量的時間，需要不斷的會議同步進度信息，麻煩不說，效率也大大降低；

明明在公司花上2-3個小時就能搞定的事情，在家至少需要一天才能全部完成；

......

能否通過其他方法，快速提高工作效率，完成更多事情？

不慌，用甘特圖可以讓你團隊項目協作省時省力！

一、項目管理不會用甘特圖？絕對吃大虧！

嚴格來說，甘特圖最開始并不屬于時間管理的方法，而是項目管理的范疇。

但在工作效率和時間管理領域，甘特圖絕對是元老級別的存在。

它通過條狀圖來顯示項目、進度和時間進展的情況，協助項目經理根據項目總目標層層拆解，將任務分配到個人，確定每個任務的時間，依賴關系及里程碑，傳達項目狀態或計劃，確保項目保持在正軌上。

伙伴云甘特圖

對于項目管理來說，甘特圖一般包含工作事項、負責人、交付時間、時間跨度等幾個維度，清晰展示整個項目執行進度。

所以，一款優秀的甘特圖至少應該呈現如下信息：

1. 您需要完成哪些任務;

2.哪些團隊成員正在處理特定任務；

3. 任務需要完成的優先級順序;

4. 每個任務應花費多長時間;

5.項目開始和結束的時間；

6. 在項目期間完成了多長時間的任務

......

二、想要搞定甘特圖，先搞懂項目時間管理

一般項目管理通過甘特圖來顯示項目中各過程的進展情況。清楚了甘特圖的概念后，我們就可以制定項目進度計劃了。

制定計劃是一種能力，對甘特圖的掌握也不可能一蹴而就。

一般的項目時間管理流程可以分為：規劃進度管理，定義活動，排列活動順序，估算活動資源和歷時，制訂進度計劃，控制進度。

1. 設計進度管理計劃

記錄你將如何制定、管理、 執行和控制項目進度表。 這份計劃可以是正式、詳細的， 也可以是非正式、概括性的， 具體取決于項目需求。

2. 定義進度活動

還記得分解項目范圍的工作分解結構（WBS）嗎？

工作分解結構法（ Work Breakdown Structure，縮寫：WBS ）是一個描述思路的規劃和設計的工具，它以項目結果為導向，將抽象的概念或任務分解成具體工作。

工作分解結構的最底層稱為工作包， 是具體的項目可交付成果。 此階段可以將每個工作包分解為活動， 明確需要完成的工作。

3. 排列活動順序

活動順序是根據任務之間的關系確定的。 例如，活動 A 完成后活動 B 才能開始。 除了第一個活動和最后一個活動， 每個活動都應至少與一個先行活動 和一個后續活動相連。添加所有活動關系后， 就得到了項目工作發生順序的邏輯序列。

4. 估算活動資源和用時

預估所需資源（包括人員、設備和材料）的數量和類型 。然后，你可以利用對資源的預估來判斷完成這些活動需要多長時間。

5. 根據活動順序和預估制定進度表

可以使用多種方法，如關鍵路徑法、關鍵鏈法等。 無論使用哪種計劃方法， 最終結果是制定反映項目中每項活動最早、 最晚的開始日期和結束日期的進度表。 通常需要反復多次才能制定出現實的進度表， 但最終你會制定出項目的基準進度表。

6. 控制進度

項目工作開始后， 你需要監督進度及進度表的變化， 從而發現針對基準的偏差。 然后你可以采取糾正措施， 將進度重新拉回正軌。

進行進度控制的依據有： 工期管理計劃、進度績效報告、變更申請批準、工作制度安排等。

三、教你5分鐘繪制一張有逼格的甘特圖

相信大多數人有用Excel繪制甘特圖的習慣，不過它的缺點也很明顯，不能實時同步，比較適合小型項目，且成員較少的情況。

所以，是時候給你安利下伙伴云的視圖功能之一——甘特圖！

下面這兩張是我用伙伴云制作出來的甘特圖，別的咱先不說，就這顏值也是愛了愛了！

功能強大的甘特圖，制作起來也不難。解鎖伙伴云甘特圖，初階教程只需四步！

伙伴云甘特圖的完整繪制過程，戳下方視頻可直接觀看喲↓↓↓

1、甘特圖的基礎操作

前置條件：表格中必須要有開始日期、結束日期字段，才能使用甘特視圖。如果想在甘特圖中展示任務進度，也需要進度字段。

第一步，創建甘特視圖

點擊頂部視圖欄的【創建視圖】，選擇甘特視圖，并輸入視圖名稱。

你可以按照需要選擇個人視圖（只有個人可以查看）和公共視圖（工作區所有成員都可以查看）。

第二步，設置甘特圖

選擇要作為甘特圖中任務條開始日期、結束日期、進度的字段。

（對于工作區管理員、表格管理員，可以在設置甘特圖時直接創建新的開始日期、結束日期、進度字段）

第三步，外觀設置

點擊外觀設置，可以調整任務條的顯示內容、頭像、顏色。

可讓任務條跟隨某個單選項字段（比如任務狀態）的顏色同步顯示，讓任務完成進度、重要程度、優先級等信息通過顏色來直觀呈現。

也可以自定義任務條顯示的標題內容以及用戶頭像，用于呈現任務的關鍵信息和執行人。

第四步，字段設置

點擊字段設置，可以選擇甘特圖左側表格中需要顯示的字段。這樣，甘特圖的基本雛形就已經有了～

2、“高逼格”進階操作版本

任務之間的關聯才能真正體現甘特圖項目進度管理的重要性，找到項目執行的最佳路徑，所以小編還準備了高階教程。請接著往下看！！！

（1）使用甘特圖建立任務間的依賴關系

點擊任務條后的按鈕，拖拽連接線，可以在多個任務之間建立緊前、緊后關系，也稱為前置任務與后置任務，方便查看項目執行的路徑。

（2）快速修改任務起止時間

拖拽任務條兩側即可修改任務開始、結束時間，對于日期異常的任務也會有特別提示。

（3）快速更新任務進度

拖拽任務條下方的進度手柄，即可快速修改任務完成進度。同時，任務所在分組的總進度也會實時計算更新。

（4）切換時間線維度

點擊右上角單位，即可在周/月/季/年間切換甘特圖時間維度，跨度再長的任務也能盡收眼底。

（5）創建“里程碑”

在周/月維度的時間線上，點擊時間線上任一日期，即可創建“里程碑”，方便對關鍵節點進行把控。

幾步通關，輕松搞定，再繁雜的項目，也能輕松應對！這么一款好用的甘特圖制作工具，你愛了嗎？

伙伴云甘特圖模板合集