如何讓一張普通Excel表秒變甘特圖？教你5分鐘搞定一張活動推廣進度表（附贈甘特圖模版）

一個優(yōu)秀的活動策劃，我認為至少需要具備以下5個能力：內(nèi)外資源洽談能力、活動產(chǎn)品設(shè)計能力、傳播路徑規(guī)劃能力、項目進度把控能力、相關(guān)文案撰寫能力。

其中，項目進度把控能力尤為重要。

比如你負責(zé)舉辦一個活動，那可能會涉及到前期物料準備、場地聯(lián)系、到場人員、宣傳推廣、落地執(zhí)行等內(nèi)容，這些不同的工作可能是同時或間隔地進行的，還有可能會需要多部門協(xié)作完成，如何統(tǒng)籌安排且保質(zhì)保量的如期完成，這都需要強大的項目進度把控能力。

一、輕松梳理活動流程，5W2H分析法了解下

要想具備項目進度管理的能力，首先就要清楚的知道這個活動長啥樣，能準確的說出個一二三。

怎么梳理活動流程呢？思路很重要。

如果沒有好的思路框架，那就直接套模型唄，5W2H分析大法送給你～

5W2H分析法

下面是來自5W2H分析法的靈魂拷問時間：

Why(為什么)：活動的目的是什么？拉新/活躍/留存/付費/？What(做什么)：活動的目標是多少？拉新多少用戶，達成多少GMV?When(何時)：活動周期是多長？何時開始？Where(何地)：活動在哪些渠道推送？Who(是誰)：活動推送給哪些用戶？畫像是啥樣的？How much(多少錢)：活動的投入如何？人力和財力等資源等How(怎么做)：活動流程是怎么樣的？推廣的節(jié)奏如何？怎么做、何時做、誰來做...我們需要列出一個完整的圖表去寫出來

看到How這里，你會發(fā)現(xiàn)：一名好的活動策劃推廣人，還必須得是要一名優(yōu)秀的項目經(jīng)理，你需要做非常多的事情，來掌控你活動的進度，保證活動按時上線。

如何來管理好這么多的東西呢？這時，你就需要這張神圖——甘特圖。

什么時間（階段）做、通過什么渠道做、誰來做、怎么做等等，都可以通過這張圖清晰的體現(xiàn)出來～

二、手把手教你制作一張活動推廣甘特圖

簡單的說一下繪制甘特圖之前的準備工作吧～

1）明確活動牽涉到的項目。內(nèi)容包括項目名稱、項目目標、開始時間、工期。

2）確定項目之間的依賴關(guān)系，找到活動決定性項目。

3）對于進度表上的不可預(yù)知事件要安排適當?shù)母辉r間（Slack Time)

4）確定活動任務(wù)的執(zhí)行人員，包含部門、姓名、聯(lián)系方式。

5）繪制甘特圖。

很多人習(xí)慣用Excel做甘特圖，但是相對比較麻煩，幾乎把所有圖表的基礎(chǔ)知識均串聯(lián)起來。涉及的知識點有①單元格+組合圖（條形圖+散點圖）；②坐標軸選項；③添加數(shù)據(jù)功能；④修改圖表類型；⑤主次坐標軸；⑥Alt+圖表錨定；⑦圖表填充等等，光看這些知識點就已經(jīng)頭大了。

下面，我將以市場活動推廣為例，為大家演示下，如何利用伙伴云輕松繪制一張活動推廣甘特圖？

伙伴云甘特圖的完整繪制過程，戳下方視頻可直接觀看喲↓↓↓

1、創(chuàng)建表格。

登陸伙伴云，在工作區(qū)創(chuàng)建或者導(dǎo)入一張含任務(wù)描述、任務(wù)類型、負責(zé)人、任務(wù)進度、開始時間、截止時間、任務(wù)類型...字段的表格。其中，開始時間、截止時間為必選字段喲～。

當然也可以將含有以上字段的Excel表格導(dǎo)入伙伴云平臺。

2、創(chuàng)建甘特圖

點擊創(chuàng)建視圖-甘特視圖。

選擇甘特視圖，并輸入視圖名稱，點擊保存。這里，可以選擇公共視圖或者個人視圖，個人視圖僅對個人可見，公共視圖對大家可見。

除了甘特圖，還有看板、卡片、日歷視圖，有興趣可自行體驗。

3、配置甘特圖

接下來，我們需要選擇要作為甘特圖中任務(wù)條開始日期、結(jié)束日期、進度的字段。

（對于工作區(qū)管理員、表格管理員，可以在設(shè)置甘特圖時直接創(chuàng)建新的開始日期、結(jié)束日期、進度字段）

點擊外觀設(shè)置，你可以調(diào)整任務(wù)條的顯示內(nèi)容、頭像、顏色。

可讓任務(wù)條跟隨某個單選項字段（比如任務(wù)類型）的顏色同步顯示，讓任務(wù)完成進度、重要程度、優(yōu)先級等信息通過顏色來直觀呈現(xiàn)。

也可以自定義任務(wù)條顯示的標題內(nèi)容以及用戶頭像，用于呈現(xiàn)任務(wù)的關(guān)鍵信息和執(zhí)行人。

點擊字段設(shè)置，可以選擇甘特圖左側(cè)表格中需要顯示的字段。如這里我們之選擇了任務(wù)描述一個字段。

4、多任務(wù)聯(lián)動，保證活動任務(wù)沒有空檔期

每個任務(wù)塊后面你可以看到一個白色的「小圓點」，這個小圓點按住后可以直接拉線到另外一個任務(wù)時間區(qū)塊上，這樣就可以建立流程上的［依存關(guān)系］。

這樣就會保證流程排期不會出錯啦，例如宣傳文案制作任務(wù)在某個時間尚未完成，會建議你不要把宣傳海報設(shè)計的任務(wù)排到更前面的日程。

5、創(chuàng)建活動推廣“里程碑”，提高團隊成員專注度

周/月時間維度下，你還可以在具體日期上創(chuàng)建“里程碑”，方便對活動關(guān)鍵節(jié)點（如預(yù)熱期、宣發(fā)期等）的時間進行良好把控和記錄，讓項目團隊成員始終保持專注和對階段性任務(wù)目標完成的積極性。

這樣，一個完整的活動推廣進度甘特圖基本就制作完成了！（全程不涉及任何寫任何函數(shù)公式，不需要任何圖表的繪制，只需要鼠標簡單的拖拉拽就可以實現(xiàn)哦，是不是超級無敵簡單呢？

當然伙伴云不僅僅是畫甘特圖用的，它還是一款輕量級的項目管理軟件，具有看板視圖、日歷視圖、卡片視圖、OKR、數(shù)據(jù)分析等諸多功能，是非常適合團隊&個人進行項目進度管理或者時間管理來用的。

如果以前沒有發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在入手還來得及，畢竟它不花錢！！！（團隊20人以內(nèi)免費）

為了讓您更快上手，小編還貼心為您準備了各行業(yè)甘特圖的模版哦，直接套用即可，點擊下方鏈接免費領(lǐng)取～

好啦，以上～記得關(guān)注

哦！