如何高效的進行任務(wù)分配？掌握這7步就夠了！團隊管理必看（附任務(wù)交辦）

有的管理者每天都在郁悶、糾結(jié)，為何給下屬安排的工作，總是沒有結(jié)果？

若自己不去問，員工不會主動反饋；當(dāng)自己去問的時候，基本上沒有啥進展，到底是哪個環(huán)節(jié)出了問題呢？

其實有可能是你分配工作任務(wù)的方式和方法出了問題。

為了幫各位領(lǐng)導(dǎo)解決任務(wù)分配難的問題，伙伴云專門推出《2023零代碼應(yīng)用任務(wù)交辦說明手冊》，里面包含了4大核心功能板塊，手把手教你做好任務(wù)管理。

一、為何領(lǐng)導(dǎo)給下屬安排的工作，總是沒有結(jié)果？

下面，我們就來盤點下，領(lǐng)導(dǎo)日常分配任務(wù)工作的幾種方式。

第一種：直接口頭安排工作任務(wù)。

有的領(lǐng)導(dǎo)口頭說完后，轉(zhuǎn)頭自己先忘了，如果不是員工提醒，甚至壓根都不記得還有這件事兒；

第二種：靠Excel 進行任務(wù)的分配。

無法做到任務(wù)通知下發(fā)和進度追蹤。員工實際執(zhí)行的進度每天都在變，要么每天都要問一遍各負責(zé)人，再更新表格；要么讓大家分別填 Excel，再匯總...最后整的比員工還要忙；

第三種：利用看板來安排任務(wù)TO-DO-LIST。

通過看板，團隊要做什么，分別是誰負責(zé)，目前的進度是什么，誰來管理等重要的信息，都讓人一看就明白，可以有效的促進團隊更好地協(xié)作交付需求。

但美中不足的是，這種看板嚴(yán)重依賴工作地點，如果疫情遠程辦公的話，就無法發(fā)揮作用了。

阿里天貓新零售團隊兩年前在用的看板

所以總結(jié)起來，有以下幾種原因，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)分配工作困難重重：

1、懶散的管理風(fēng)格被下屬摸透了，比如容易忘記自己已安排的工作任務(wù)；

2、沒有告知下屬工作的重要性；

3、沒有告知下屬工作需要完成的時間要求；

4、不善于跟催工作任務(wù)的進度；

5、安排的工作如果下屬不執(zhí)行，沒有任何的責(zé)任承擔(dān)；

二、簡單七步法，幫你高效為下屬安排工作任務(wù)

如何聰明的向下屬安排工作任務(wù)，才能保證其高效執(zhí)行?

這里有個七步法，可供大家參考下。

1、明確布置任務(wù)的目的：不單為了布置任務(wù)而布置任務(wù)

2、明確任務(wù)類型：分析任務(wù)并分類，確定重要程度，以免下屬任務(wù)過多，分不清到底哪個該優(yōu)先完成。

按照不同的特質(zhì)可以將任務(wù)劃分為以下類別：最常規(guī)的方法，是時間四象限法，按照重要和緊急程度劃分為重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急四類;按照重復(fù)性（突發(fā)）劃分：突發(fā)性與常規(guī)性；按照任務(wù)的所需能力劃分：開創(chuàng)性與例行性。比如開拓新的市場，新產(chǎn)品開發(fā)，新的團隊等等，屬于開創(chuàng)性的任務(wù)。而按部就班的例行工作，如報表，采購等有一套成熟的運作流程，只需按流程去完成，就屬于例行性工作。按照時間長短劃分：長期性與臨時性等等。按照難易程度劃分：艱難型，中等難度，普通型等等。可以根據(jù)自己的行業(yè)特點、工作特性、時間要求、工作需要、能力大小等因素來調(diào)整適合自己的劃分方法，找到最適合自己需要的分類方式。

3、明確責(zé)任人：知人善任，了解員工的能力，性格，處事風(fēng)格，以及喜好、價值觀、優(yōu)勢等等。特別是冰山以下的部分，要多加關(guān)注，然后把任務(wù)交給合適的人選（誤區(qū)：能者多勞）。

4、明確資源：完成任務(wù)所需的資源以及可提供的資源，如人、財、物等等。

5、明確完成期限：沒有期限就會導(dǎo)致可做可不做；

6、明確標(biāo)準(zhǔn)：明確任務(wù)完成的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及關(guān)鍵節(jié)點、獎懲標(biāo)準(zhǔn)，什么叫完成，什么叫好，做不好有什么壞處，做好了有什么好處。

7、再次確認任務(wù)：最好讓下屬重復(fù)一遍任務(wù)，確保下屬充分的理解了任務(wù)。

三、利用可視化管理工具，任務(wù)分配更高效

除了任務(wù)分配，如果領(lǐng)導(dǎo)還想要實現(xiàn)任務(wù)進度跟蹤管理的話，就必須選對一款趁手的任務(wù)管理兵器，否則離開工具談高效，一切都是空談。

伙伴云就是一款既簡單又高效的任務(wù)可視化管理工具。我們可以借用日歷視圖、看板視圖、甘特視圖等工具幫我們進行任務(wù)目標(biāo)拆解、任務(wù)節(jié)點把控、實時跟蹤成員的任務(wù)進展等。

（1）甘特圖：分解項目目標(biāo)，避免項目延期

甘特圖可以用來分解部門的項目目標(biāo)，幫助負責(zé)人確定每個任務(wù)的時間、依賴關(guān)系及里程碑等，將任務(wù)分配到個人，每個人都要給出明確的交付物和交付時間節(jié)點。

通過?特圖還能直觀展示任務(wù)狀態(tài)和進度，拉?或縮短任務(wù)條可以修改任務(wù)截?時間和完成進度，規(guī)避延期?險，讓整體進度??了然。

（2）日歷視圖：任務(wù)節(jié)點準(zhǔn)確把控

例如通過「日歷視圖」，我們可以拆解任務(wù)清單、看頭像確認負責(zé)人，進度流程人人有數(shù)，任務(wù)安排有條不紊！

（3）看板視圖：任務(wù)進度實時跟蹤

從看板視圖上，我們可以明確知道：哪些任務(wù)還沒開始做，哪些任務(wù)正在進行，哪些任務(wù)已經(jīng)完成，哪些任務(wù)超期了，以及每個任務(wù)消耗的時間等，讓項目負責(zé)人重點關(guān)注進度慢、優(yōu)先級?的項?。

3.數(shù)據(jù)分析儀表盤，輔助領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)化任務(wù)分配

（1）領(lǐng)導(dǎo)工作臺：員工任務(wù)量、執(zhí)行進度了然于胸

領(lǐng)導(dǎo)工作臺是管理人員日常使用的頁面，可用于快捷操作、信息查詢，內(nèi)容一覽展示等。

展示內(nèi)容包括：計劃/項目型任務(wù)執(zhí)行進度；確認人是我的任務(wù)：最新任務(wù)進展、進度條；進度日報（看看員工都做了什么）；任務(wù)狀態(tài)：任務(wù)狀態(tài)分布（餅圖），點擊任務(wù)狀態(tài)可聯(lián)動篩選出該狀態(tài)下的所有任務(wù)進展以及每個人的任務(wù)數(shù)量；

（2）個人工作臺：待辦工作直觀呈現(xiàn)，任務(wù)查詢超方便

個人工作臺即員工日常使用頁面，用于快捷操作、任務(wù)查詢，待辦日歷提醒，任務(wù)列表展示等。

其中待辦日歷可以日歷的形式來展示員工的工作任務(wù)，讓待辦任務(wù)更加直觀，計劃更清晰。員工點擊工作任務(wù)，可進入查看詳情，也可直接編輯。

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