待辦事項(xiàng)太多，忙不過來怎么辦？1個(gè)方法4步幫你搞定！（附todo待辦工具模版）

工作中，我們是否會(huì)遇到這樣一些問題：

每天都有一堆的待辦事項(xiàng)壓迫著你，時(shí)常讓你感覺痛苦不堪。

太多瑣碎的事情導(dǎo)致注意力不集中，臨近節(jié)點(diǎn)了也沒有啥進(jìn)展，每天懷著惴惴不安的心情回家。

......

如果你經(jīng)常處于這種工作狀態(tài)，那么就該停下來好好反思一下了。

文中福利：想要讓工作更高效，團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理模版用起來，里面含有甘特圖、日歷視圖、看板視圖等好用的時(shí)間管理工具～

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一、為什么每天都很忙，工作卻沒有絲毫進(jìn)展？

1、沸水效應(yīng)

大家聽說過“沸水效應(yīng)”嗎？

如果水沒燒到100度，只燒到95度不繼續(xù)燒下去，熱度就沒了；但如果燒到100度以上，水開了的時(shí)候，只要維持小火不斷， 就能一直保證水的沸騰。

其實(shí)工作也是一樣。

如果一件事都沒做好之前，就去做其他事，相當(dāng)于把做這件事情的火力撤了，水始終沒開。最后結(jié)果就是這也沒做好，那也沒做好，哪哪都沒做好。

所以，合理的安排工作計(jì)劃并分清任務(wù)主次，是非常有必要的。

2、工作優(yōu)先級(jí)排序很重要

我們要對(duì)所做的工作進(jìn)行一個(gè)清晰的排序，確定優(yōu)先級(jí)，明確的進(jìn)行規(guī)劃，避免需要人員配合時(shí)造成斷層。

很多時(shí)候，工作是需要其他同事進(jìn)行協(xié)同的，再具體的任務(wù)分工時(shí)，要結(jié)合人員分工，資源匹配，時(shí)間等確定事件的輕重緩急。

比如，我們可以通過任務(wù)標(biāo)簽，對(duì)一些工作進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排期，如重要度最高、較高、普通、較低等。

還可以通過任務(wù)狀態(tài)分組，查看各項(xiàng)工作的狀態(tài)，一目了然的知道哪些已經(jīng)完成了，哪些已經(jīng)延期，哪些是有風(fēng)險(xiǎn)的...如下圖所示。

伙伴云團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃模版-任務(wù)計(jì)劃管理表格

二、PDCA工作法：4步方法，讓工作更高效！

除了分清任務(wù)的優(yōu)先級(jí)以外，小編再給你介紹一個(gè)簡(jiǎn)單又很有效的方法：PDCA循環(huán)法。它最早是由美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明提出來的，所以又稱為“戴明環(huán)”。

他主張每一件事情先做計(jì)劃，計(jì)劃完了以后去實(shí)施，實(shí)施的過程中進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果以后，再把檢查的結(jié)果進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)行實(shí)施，進(jìn)行改善，這樣把沒有改善的問題又放到下一個(gè)循環(huán)里面去，就形成一個(gè)一個(gè)的PDCA循環(huán)。

PDCA工作法

① 計(jì)劃（PLAN）：首先確定要達(dá)到的目標(biāo)，制定的目標(biāo)不允許含混不清，明確必須解決的課題，按照實(shí)際情況進(jìn)行新的路徑選擇。

② 實(shí)施（DO）：將方案分成多個(gè)行動(dòng)措施，落實(shí)到具體任務(wù)，計(jì)劃中內(nèi)容一旦開展就要不折不扣、認(rèn)認(rèn)真真地干，不能畏首畏尾、要有完整的開始和收尾，給自己的“付出”一個(gè)交代。

③ 驗(yàn)證（CHECK）：在執(zhí)行計(jì)劃所制定的路徑、課題和解決方案時(shí)，定期進(jìn)行反復(fù)驗(yàn)證，對(duì)計(jì)劃做出適當(dāng)修正。

④ 行動(dòng)（ACTION）：對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)。

1、PLAN: 科學(xué)進(jìn)行計(jì)劃，才能管好時(shí)間

時(shí)間計(jì)劃顧名思義就是根據(jù)時(shí)間來做相應(yīng)的計(jì)劃，包括日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃、年計(jì)劃等，也可以理解為待辦事項(xiàng)。

日計(jì)劃：關(guān)注一天中需要完成的工作及時(shí)間分配情況，在時(shí)間分配時(shí)注意順序和連續(xù)，設(shè)定25%的彈性時(shí)間和10%的空閑時(shí)間以備不時(shí)之需。周計(jì)劃：關(guān)注一周中的重點(diǎn)事項(xiàng)和相應(yīng)的目標(biāo)，在制定時(shí)注意抓大放小，要有明確的時(shí)間要求。月計(jì)劃：關(guān)注本月的核心事項(xiàng)和關(guān)鍵目標(biāo)，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整。年計(jì)劃：關(guān)注一年中最重要的目標(biāo)，運(yùn)用四象限法則，找出重要的事情，制定關(guān)鍵目標(biāo)。

借助日歷視圖，我們可以提前制定每天、每周、每月，甚至每個(gè)季度、每年的工作計(jì)劃，然后根據(jù)當(dāng)天的任務(wù)來合理的進(jìn)行計(jì)劃安排。

伙伴云團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃模版-工作日歷視圖

2、DO：制定行動(dòng)方案

在行動(dòng)前一定要做好行動(dòng)的方案，利用“5W2H”來進(jìn)行任務(wù)的拆解，以便更好的完成行動(dòng)。

what：你要做什么，要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是什么？why：為什么要這樣做？who：主要負(fù)責(zé)人和參與人員有誰？when：什么時(shí)候做？任務(wù)的開始和截止時(shí)間是什么時(shí)候？where：在什么地方進(jìn)行這項(xiàng)工作？how：具體操作的步驟和行動(dòng)方案？how much：需要多少人力、資源、預(yù)算？

任務(wù)拆解中，最好用不過的工具要數(shù)甘特圖了。在甘特圖中，我們可以對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行分解，確定每個(gè)任務(wù)的時(shí)間，依賴關(guān)系及里程碑。

利用甘特圖，我們可以分配任務(wù)并管理任務(wù)狀態(tài)，將項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量盡收眼底，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)而進(jìn)行合理控制調(diào)整。

伙伴云團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃模版-工作進(jìn)展甘特圖

3、CHECK：明確效果，總結(jié)執(zhí)行和找出問題

檢查的目的是看我們實(shí)施的過程到底有沒有效果。

如何去查？有一種看板視圖工具可以幫助到我們，它可以幫我們直觀的反映項(xiàng)目進(jìn)度的健康程度。

比如，當(dāng)任務(wù)安排給成員之后，通過看板視圖就可以實(shí)時(shí)跟蹤每個(gè)成員的任務(wù)進(jìn)展情況，如：哪些任務(wù)還沒開始做，哪些任務(wù)正在進(jìn)行，哪些任務(wù)已經(jīng)完成，以及每個(gè)任務(wù)消耗的時(shí)間等。

伙伴云團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃模版-工作進(jìn)度看板

檢查過程中還有一個(gè)問題，就是我們定計(jì)劃的時(shí)候要分階段目標(biāo)，如果沒有階段目標(biāo)怎么檢查？這個(gè)事情一個(gè)月完成，那一定要說第一周到哪里，第二周到哪里，第三周到哪里，如果沒有這個(gè)，就沒辦法做檢查。

所以，定計(jì)劃一定要分段來定，甚至每天、每個(gè)小時(shí)，都要有它的目標(biāo)，這個(gè)時(shí)候才能檢查，如果沒有這個(gè)目標(biāo)，是沒辦法檢查的。檢查完了以后進(jìn)行對(duì)比。

4、ACTION：工作分盤總結(jié)

養(yǎng)成每天反思自己的學(xué)習(xí)、工作、思想、行為，在反思中成長(zhǎng)，在反思中前進(jìn)的習(xí)慣: 每天晚上總結(jié)歸納--經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，總結(jié)一天的工作得失。

（1）當(dāng)天工作亮點(diǎn)、工作心得、每天心得感受。

（2）改進(jìn)方法：當(dāng)天工作教訓(xùn)、建議，要對(duì)所做的不滿意的事情，提出改善的方法，潛在風(fēng)險(xiǎn)及其規(guī)避措施，完成下一步的幾點(diǎn)行動(dòng)措施。

（3）突然閃現(xiàn)的靈感，對(duì)某事某物的看法：今天什么事情沒做完？（做完了什么事）、今天什么事情沒做好？（做好了什么事）、今天什么事情沒有做？（做了什么事）

磨刀不誤砍柴工。全面細(xì)致的規(guī)劃、合理的利用各種工具，才能使待辦工作更加合理有效的推進(jìn)下去。

最后，小編送大家一款todo待辦工具模版（也就是文中小編一直截圖的這個(gè)），模版的鏈接我直接放到下方了！

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