移動辦公OA會議管理方案：大、小會議輕松管，高效開

“開會”往往是為了解決問題，但是，如果方法不對，不僅問題處理效率受影響，“會“也越開越累…

召開“累”：除了一些小組會議，在大型企業、國企單位，每次會議都可能涉及多個部門、上百名參會人，從商定會議時間、確定會議室、通知、準備會議材料到會場簽到，瑣碎事務常常需要耗費大量時間。

參會“累”：傳統形式下的會議，員工大多處于被動狀態，常常整場會議只有領導一個人在講，一場會下來也沒能商量出一個準確的執行方案，更別說執行效果，員工抱怨全程實質性內容少，時間都浪費了。

為了改變眾多組織當前低效的會議狀態，OA系統推出全新智能化會議管理方案，創新接入大屏系統，借助移動設備讓政府機關、企事業單位在一個平臺上實現“從會議組織、通知、查詢到任務執行反饋”的全過程管理方式。

一場高效會議的正確打開方式

1、會前：輕松做好準備工作

一場會議能不能及時召開，行政人員的組織效率尤為重要。但是，許多組織當前的會議組織全靠人工溝通，打電話確定日程、發短信通知會議時間等，準備效率不佳。

OA電子化的會議管理方式，將所有會議資源，包括人員、會議室、日程信息全部放入系統，整個會議組織工作直接用OA流程就能極速完成。

1）一條流程極速發起會議

為了改變會議線下組織的模式，OA系統用流程規范組織的會議審批程序，所有會議從流程上報會議時間、地點、參會人、會議主題等信息，一審就能同步通知參會人。

（新建會議）

會議室使用防沖突

一些規模稍大的企業，會議室多、每天的會議也很多，為了防止使用沖突，OA打造了會議室電子信息臺賬。

借助流程追蹤會議室使用狀態，每次組織會議可以直接調取會議室信息表，哪間空閑一看便知。

（會議室信息圖）

人員日程防沖突

重要會議不知道各部門領導在不在公司、有沒有時間，現在通過日程管理表單，隨時都能調取每個人的日程情況，合理安排會議時間，再也不用一個個電話咨詢。

下發通知、反饋快

做好會議通知、督促員工反饋占據了行政人員的大量時間，有時擔心通知中漏了誰，有時會都快開了，還有許多人聯系不上、得不到反饋。

為了減少重復工作、提升響應效率，OA流程在下達會議通知的同時，會同步通過微信、短信、流程等多種形式下發會議通知，第一時間通知參會人。

（流程自動反饋）

會議分類審批快

每個企業都有很多類型的會議，比如總部的董事會、上海大區的戰略討論會、北京的項目會等等，不同會議的審批程序、審批人是不同的。

為了提高會議發起效率，泛微提前為組織的不同會議類型設定既定的審批流，系統可以直接根據勾選的會議類型自動流轉，審批更規范。

（細化會議類型）

新增功能

實現：會議智能排座

為了解決部分國企、事業單位召開會議時需要進行人員排座的需求，OA系統通過建模為組織實現了線上智能排座。

每個會議室的座位布局可以在系統中同步顯示，行政人員可以按照要求快速安排座位，防止重復安排、漏排問題。

（智能排座）

在現場，參會人簽到一完成就能自動獲取自己的座位示意圖，無需引導，自主入座，全面節省會場時間。

【小結】：線上組織會議，資源調取快、方便協調，全程無需協助，精準、高效完成。

2、在會場：智能引導有序入場

過去，每次開會都要提前出發，擔心找不到會議室，會議規模太大，簽到還得排隊，會議時間很有可能推遲。

為了提高入場效率，會議管理系統正在通過越來越多的智能技術為會議室多且分散的大型組織提供智能服務。

1）智能掃碼簽到

為了方便簽到，OA系統為組織提供二維碼手機簽到服務，每場會議都有自己的信息二維碼，你可以打印出來掃碼簽到。

（智能大屏掃碼簽到）

也可以通過接入智能大屏系統直接同步到每間會議室的大屏幕上，隨時拿起手機就能簽到。

2）會議室智能導航

針對會議室多的大型組織，智能大屏系統的接入可以幫助實現會議室位置導航，整個組織的會議室屏幕智能呈現，精準定位當前位置，幫助參會人員縮短入場時間。

（大屏會議室導航）

3）會議信息同步顯示

為了讓會議信息實時共享，OA系統和大屏系統連接，讓每天的會議安排、參會人和會議室等信息及時呈現，提升信息傳播效率。

（會議室使用情況實時同步共享）

【小結】：針對會議室多、參會人多的大型組織，智能大屏系統的使用可以有效提升會場組織管理效率。

3、在會中：無紙化高效互動

會上，所有材料都已經通過流程下發，參會人可以根據需要自行打印，不僅可以幫助參會人提前了解會議情況，還能節省會議成本。

1）會議投票互動

此外，為了方便會場互動，一些需要投票、表決態度的互動可以直接通過掃碼互動，匿名互動、結果自動呈現，全面提升統計效率和精準性。

（高效互動）

【小結】：提升會場參與度，智能、高效了解參會人員意見。

4、會后：及時記錄實時反饋

開會效果怎么樣還要看會議任務執行情況，下達了哪些重要指示、達成了哪些戰略目標，都要及時的安排落實，才能實現最佳會議效果。

和過去開完會就丟開手的方式不同，OA系統把任務管理融入會議管理過程，確保每次會議記錄全、執行有反饋。

1）會議紀要同步生成

每次會后會有專人提交會議紀要，對會議內容和會議安排做詳細記錄，由系統自動關聯到相應的會議中形成會議材料庫。

2）會議任務全程跟蹤

會議紀要審批一通過，各類會議決議形成的會議任務會精準下發，借助流程追蹤，領導人員可以全面了解任務交付給誰、執行進度如何、有什么反饋等。

幫助組織全面提升會議效果，讓會議真正幫助問題解決。

3）會議數據高效分析

無論是出勤率還是任務執行率分析，現在隨時都能在系統智能生成一份報表，提升數據使用效率。

（數據分析）

【小結】：把好會議質量關，督查任務執行，形成良好的會議管理環境。

應用價值

此方案靈活、智能的操作體系，可以普遍適應于國企三會、企業日常會議、大型組織及政府會務工作。

幫助組織簡化會議管理形式，落實真正的會議執行標準，提升各大組織開會質量。

華為云會議 Meeting

版權聲明：本文內容由網絡用戶投稿，版權歸原作者所有，本站不擁有其著作權，亦不承擔相應法律責任。如果您發現本站中有涉嫌抄襲或描述失實的內容，請聯系我們jiasou666@gmail.com 處理，核實后本網站將在24小時內刪除侵權內容。