從中國城市家具的領跑者到企業數字化的實踐者

疫情沖擊下，上海雋旗科技有限公司，果斷邁出了遠程辦公的第一步，也借此開啟了企業數字化轉型的進程。在對多家信息化系統對比選型后，負責集團數字化的王總發現，零代碼平臺伙伴云的靈活度最高，可以按照企業需求進行自由配置。于是說服老板，成功上線伙伴云系統。

通過伙伴云合同管理、采購管理、流程管理等模塊的應用，上海雋旗實現了有效流程管控，幫助企業規范業務進程，全面提升企業管理運營的能力。

01. 機構簡介

上海雋旗科技有限公司成立于2015年12月，是一家與新加坡合資，專注于建筑設計咨詢、綠地設施工程施工和一體化城市家具設計、生產和銷售的企業。

公司注重自主專業技術創新與產品創意，是中國城市家具的領跑者，中國智慧城市家具會長級成員，多年來對接各地市政、園林、交通的建設與管理單位，同時與各地大型設計研究院緊密合作，立足于設施的設計、生產、施工一體化服務。

02. 業務痛點

第一，紙質文檔易丟失錯漏，回款周期長。通過查閱紙質合同、盤點發貨單，進行財務對賬，造成盤點錯漏、對賬周期長。公司大部分合同回款耗時長，資金利用率低。由于司機等員工是外包性質，線下發貨單丟失率達20%，嚴重影響后續對賬及收款。

第二，信息多級傳遞誤差大，無法追責。客戶需求多級傳遞，信息誤差大，導致采購和設計出來的產品，不符合甲方期待，且由于線下流程不規范，無法追溯責任。公司通過傳真和微信遠程溝通，關鍵信息易丟失，只能反復走合同流程。

第三，審批材料多且需多級審批，耗時長。不同材料審批層級不同，提交人不清楚審批線路，需要花費大量精力走審批流程，工作量較大。

03. 實施過程

第一，合同管理

有唯一合同編號，線上管理和審批合同。

簽單后，銷售助理錄入客戶需求，系統自動生成合同編號，填寫銷售合同后即發起審批，通過后向設計師傳遞設計需求。

客戶線下簽訂紙質合同后，銷售助理將合同附件上傳至系統，審批通過后，銷售助理填寫設計需求單，系統通知相應設計師。合同收款后，收款信息自動生成同步發送到企微，銷售自行認領至其名下。

第二，采購管理

線上管理采購單、發貨單，并隨時跟進訂單發貨情況。

銷售助理下達訂貨單，系統通知相應采購員創建采購清單，審批通過后與供應商及工廠簽訂合同，并將附件上傳系統，同步跟進發貨情況和甲方基地收貨情況。

工廠發貨后，采購員創建發貨單并記錄信息；甲方基地收貨簽字后，采購員在系統內更新收貨狀態并上傳甲方簽字圖片。

第三，流程管理

線上分級審批，全過程留痕可追溯。

審批流程線上化，由總經辦在線上指定不同材料的審批層級；管理者通過儀表盤、表格動態實時查看員工的過程性工作。

04. 實施效果

第一，數據全部由線上管理，完整度100%。

合同、發貨單等所有重要源文件均可收回，業務員可以隨時通過系統下載下來，避免原始合同來回流轉導致遺失；

對賬清晰便捷，由于對賬不清晰導致需要盤貨的情況由每周一次降為兩個月一次，員工工作效率顯著提升；

通過減少發貨單丟失，待收尾款減少4%，平均回款周期縮短1-2個月。

第二，規范化管理審批，管理者工作量減少50%以上。

合同材料由線上系統規范化填寫清楚后，管理者對項目材料一目了然，更合理地指定材料審批流程；

通過線上管理合同，并展示公司周報、月報，管理者花費在監管合同、公司事務上的精力節約30%，將更多的精力投入到市場、客戶拓展上。

第三，公司運作規范化，項目流程均有所留痕可追蹤。

工作流程在系統內都能留痕，責任追溯至個人，每個業務員需要對自己的項目負責到底，一旦中途有紕漏，都能在系統內找到記錄；

線上系統協助公司內部透明化管理，加快工作節奏，從一個項目需要全公司的人參與，到僅需3-4人，公司人事效率提高75%。

伙伴云平臺很靈活，可根據業務發展的需要搭配各樣的功能。目前訂單管理和業務管理系統對我們效率提升和業務協作幫助非常明顯，實現降本增效的同時，還容易上手。

——楊逸斐

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