定制系統，讓這家初創企業領跑數字化

疫情之下，創業維艱。八次方照明正是疫情爆發前不久成立的一家企業，巨大的環境變化讓公司聯合創始人阮總敏銳地捕捉到企業數字化趨勢，上線了一套標準化的ERP軟件。但使用中發現其死板僵硬，不能自定義調整，亟需一個新的可定制化系統來替代。

伙伴云靈活可定制化的特點，完美匹配了八次方照明企業的需求。系統上線后，打通前端銷售（設計）-訂單-采購-生產-倉儲-發貨六大業務全流程環節，讓公司的內部管理更規范，業務流程更順暢。

01. 機構簡介

八次方照明科技（廈門）有限公司成立于2020年，是一家面向中高端客戶提供專業照明設備的企業。公司目前的主營業務有照明設備的生產、銷售、安裝等，生產包括吸頂燈、球場燈、點光源、軌道燈系列、標識、造型燈、吊線燈、天花軟膜、戶外系列、地腳燈、配件、燈帶線條燈、石膏燈系列、磁吸系列、明裝射燈、嵌入式系列等產品。

02. 業務痛點

第一，傳統模式處理訂單效率低易出錯。

下單：手動生成訂單報價單后，截圖發給供應商，常常會因操作不當造成信息不準確；報價單格式不統一，手動編輯、效率低下。

分批發貨： Excel 記錄發貨信息，容易錯漏。如果客戶丟漏件，無法及時準確地查詢到訂單發貨記錄

第二，紙質化管理思想老舊，影響公司形象。

公司定位中高端客戶群體，傳統紙質化的溝通和管理模式，與“以用戶為中心”的互聯網思維背道而馳。

第三，訂單進度不易追蹤且無監管。

Excel 只能單表展示數據信息，很難實現多表關聯，無法系統全面地了解訂單最新進展。

03. 實施過程

第一，訂單管理：自動管理訂單，生產進度實時跟進。客戶下單后，自動配對庫存，方便設計查看庫存情況；訂單的各個環節都能收款，與財務部門緊密結合。

第二，采購管理：匹配BOM單，自動生成采購安排單。

在系統創建產品結構清單（BOM）后，下單大產品（1個產品由2-3個部分組成）時，自動下單采購對應3個組成部分；

庫存不足的，系統自動生成采購安排單；如果產品尚有庫存，系統會自動填寫免采數量，采購只需安排應該采購的部分即可。

第三，供應商管理：自動創建采購單，通知供應商備貨。

系統根據不同產品不同供應商，會自動創建對應采購單、對應當月對賬單；

采購單創建后，系統會發起自動化流程通知供應商備貨，按照要求發貨至客戶或倉庫。

第四，庫存管理：自動生成入庫明細，發貨自動通知。

貨到倉庫后，可以修改采購明細中的本次入庫數，就會自動生成入庫明細，無需創建新的入庫單，以免選錯產品；

庫管會自動通知銷售，進行發貨安排，修改本次發貨數量，自動生成發貨單；

倉庫發貨后，尾款收取基本訂單完結。

04. 項目成果

第一，員工各司其職，工作效率大大提升。

以前員工要身兼多職，比如銷售（設計）要親自對接客戶、生產、倉儲等，當客戶詢問發貨時間時，需先電話溝通生產部門，了解生產進度，然后再溝通倉儲部門，了解物流情況等?，F在只要登陸系統，就能直接看到整個訂單的狀態，員工可以集中精力做好本職工作。

第二，內部管理規范有效 ，優化了整個項目流程。

系統直接掛鉤員工績效。若發現項目環節出問題，可直接和相應負責人溝通，并予以相應的績效懲罰，避免之前扯皮、推諉等現象的發生。

第三，多維度統計分析，決策更科學有效。

系統儀表盤為不同角色人員設置不同權限，實現快捷操作及數據自動化統計，保證不同角色人員在各自的職責范圍內操作系統，實現各環節工作流程的緊密配合。

銷售設計：直接進入產品表就能知悉現有產品、庫存情況等，還能直觀地查看每日待跟進的客戶、未安排生產的產品、進行中的訂單等。

采購人員：自動統計本月新增xx采購單、待發的客戶數、待發回倉數等，一目了然地了解每筆采購單的進度。

管理層：可根據年度&季度業務情況分析，制定接下來的工作目標；輔助判斷生產工廠的交付能力，如果一直處于超期狀態，會及時更換廠家。

從新手小白到自己手動搭建表格，伙伴云讓我受益很大，它讓我又掌握了一個新技能；而且它的靈活性極高，可以按照我們的業務需求進行定制化開發。我認為，八次方照明未來至少5年都離不開它，希望伙伴云在接下來的拓客、售后、項目可視化等管理上，幫助我們上一個新臺階。

——阮巧巧

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