采購訂單管理程序流程解釋（采購訂單處理流程圖）

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本文目錄一覽：

• 1、采購管理的流程?重點環節是哪些
• 2、采購訂單的操作過程包括什么?
• 3、采購管理的流程是？
• 4、采購合同管理程序和流程

采購管理的流程?重點環節是哪些

第一步：確定所有業務單位對商品和服務的需求
當企業中的任何業務單位需要從外部供應商獲得貨物/服務時，采購周期就開始了。因此，采購過程的第一步需要識別和合并企業中所有業務單元的需求。這提供了支出領域和類別的可見性，以確定通過支出分析節省成本的領域。
第二步：確定和評估供應商名單

一旦業務單位確定了他們的需求，下一步就是確定可能提供商品/服務的潛在供應商名單。這個過程涉及簡單的網絡搜索或通過更結構化的措施，如RFP、RFQ 和 RFI。
這個過程的目的是評估相關供應商。評估指標包括定價、服務質量、行業聲譽和認可、保修和保證條款以及客戶服務。
第三步：與選定的供應商協商合同
在選擇供應商滿足企業的要求之后，合同流程就開始了。對于任何企業來說，簽訂合同都是創造最大價值和促進買方與供應商合作的關鍵步驟。這個過程包括評估價格結構、工作范圍、條款和條件、交付時間等關鍵因素。詳細的合同分析和談判可以洞察更多的成本節約機會，包括動態折扣。
第四步：提出采購申請并下達采購訂單
在企業與供應商敲定合同后，下一步是提出采購請求（PR）。PR包括商品/服務、價格和數量、供應商信息和審批流程的描述。
一旦PR獲得批準，財務團隊將向供應商發布采購訂單（PO），其中記錄了PO編號、付款條件、供應商信息等信息。
第五步：在收到發票后完成付款流程
供應商收到采購訂單后，會發送一張發票，說明所要求的商品/服務的價格。一旦企業獲得了PO并開出了發票，采購團隊就會對其進行匹配以確保質量和數量。
根據企業與其供應商之間建立的支付條款，在交貨前或交貨后支付。
第六步：接收并審核所要求的貨物/服務的交付
根據付款和合同條款，供應商提供貨物/服務。收到后，公司應進行審核，以確保供應商符合質量要求。
第七步：保存發票的正確記錄
在收到交付后，作為最佳實踐，有效地存儲所有發票以跟蹤支出和企業內的各種支出類別是很重要的。
第八步：選擇合適的采購管理軟件
與過去的流程相比，采購已經成為一個企業不可缺少的長期戰略。但隨著采購流程越來越復雜化，有很多企業便紛紛采用現代的采購軟件來簡化雜亂的采購流程并保持透明化。
使用像8Manage SRM一樣可靠的采購管理軟件，便能有效地簡化采購流程將加快采購效率，可以更好地控制并監視采購生命周期的每個階段。

采購訂單的操作過程包括什么?

1、生產作業中心總經理負責根據月度生產計劃和分公司作業計劃采購訂單管理程序流程解釋，向采購部下達采購訂單。

2、采購部經理根據采購訂單，查閱是否有供應商合同，如果有，則安排采購員實施采購采購訂單管理程序流程解釋；如果沒有，則安排采購員市場詢價談判。

3、采購部根據市場情況組織擬采購合同。

4、合同草案經過法律部對有關合同條款采購訂單管理程序流程解釋的規范性進行審核，財務部對合同采購訂單管理程序流程解釋的價格、政策及結算方式等進行審核。

5、審核后的采購合同，按合同簽訂權限，由采購部經理組織簽訂，并送法律、財務、會計部門備案。

6、采購實施環節由采購部經理負責組織、安排、協調。

7、根據供貨方式由采購部經理通知行政部經理確定取貨時間。

8、采購員根據供貨方式和車輛安排，承擔貨物的運輸和外觀數量驗收，質量人員對貨物進行驗收。

9、如果合格由庫管員辦理入庫手續，入庫保存。如果質量、數量、外觀不合格，庫管人員拒絕入庫，進入退貨或換貨流程。

10、采購部經理根據入庫單，簽發核付款單，通知會計部付款。

11、會計部經理根據核付款單、入庫單和采購合同辦理結算事宜。

12、采購內勤將采購物資上采購臺帳，并建立供應商檔案，記錄庫存信息。

采購管理的流程是？

采購操作管理流程如下：\x0d\x0a一、尋價\x0d\x0a（一）明確原材料采購要求\x0d\x0a1、根據具體使用\x0d\x0a確認要求：\x0d\x0a（1）技術人員或者提出需求人員提出物料采購要求（包括產品的型號、技術參數、材質等）；\x0d\x0a（2）提出部門提出物料要求，采購根據采購小樣，試產后再由提出人確認物料具體要求（針對不明確物料需求的情況）。\x0d\x0a2、 采購人員整理原材料采購要求，供后續采購提供依據，如有更改生產及時通知采購部門。\x0d\x0a（二）供應商的開發\x0d\x0a1、通過多方信息渠道收集相關供應商或承包商的資料，至少尋找3家以上的供應商；電話或QQ、旺旺與這些供應商或承包商進行初步的溝通：索要相關技術資料、報價表等，必要時可要求寄樣品以供我們測試；\x0d\x0a2、初步比較后找相對合適的3家（或以上）作實質性的溝通（對用量大或重要的原材料必要時需進行實地考核綜合評估），通過價格、性能、服務等相關方面的因素形成《尋價格表》，并依此作為選用供應商的依據。\x0d\x0a3、跟蹤樣品到貨及使用情況；\x0d\x0a4、各項考察合格后可進行初步合作：打樣、小批量采購等；\x0d\x0a5、初步合作完成作一個評定，確定合格后選取為合格供應商或加工商，如仍存在問題要求其限期改善，直至達到我方的標準。\x0d\x0a二、采購過程的實施\x0d\x0a（一）采購申請：\x0d\x0a1、產品物料的采購申請由倉庫根據最低庫存提出申請，經主管部門經理批準后交采購部經理確認簽收；采購人員制作采購計劃并根據要求進行供應商選擇與實施采購；\x0d\x0a2、 辦公、生活用品由行政部門提出申請，經主管部門經理批準后交采購部簽收（特殊情況也可由行政部自行采購）；\x0d\x0a（二）采購實施：\x0d\x0a1、采購首先選擇好合適的供應商并做好物料訂單，經采購經理簽字確認后傳真到供應商并要求供應商制作采購單（購銷合同）簽章確認后回傳，采購人員核對型號、數量、價格、到貨日期等、，確認無誤后再回傳到供應商處要求進行生產與發貨，采購原件采購人員整理并跟蹤合同的到貨情況；\x0d\x0a2、辦公、生活用品的采購經采購部初步估價后向財務部借支現金，直接到市場購買，月用量）大的物料應找好一兩家合適的商家固定供應。\x0d\x0a（三）采購跟進：\x0d\x0a1、所有采購單（購銷單）都應匯總到《采購計劃表》上，以便統一管理；\x0d\x0a2、采購交期應及時做好采購計劃表中的《供應商交貨進度表》，依此作為跟進交貨和溝通的依據；\x0d\x0a3、物料到公司由采購人員簽收并及時確認數量與質量，對于壞料立即退貨、少料要求補料；\x0d\x0a4、把訂單物料入庫單交一聯到采購部，采購部單核對當天入庫單與快遞單并記錄到匯總表上，以備查詢。\x0d\x0a與及時跟進。\x0d\x0a（四）供應商管理：\x0d\x0a1、在采購整個過程中及時錄入《采購計劃表》中的《供應商評價表》；\x0d\x0a2、定期（每季度）對所有協力廠商在產能、品質控制、價格、服務等多方面進行評估，具體見《目錄》；\x0d\x0a3、按評估結果對供應商進行分類（分A、B、C、D四級）：A類為優秀，B類為合格，C類為免強合格，D類為不合格；\x0d\x0a4、對A類供應商保持良好的和作關系；對B類供應商要加強溝通；對C類供應商要求限期改善；對D類供應商予以取消，終止合作關系；\x0d\x0a5、根據具體情況與供應商談產品價格與付款周期。

采購合同管理程序和流程

采購合同管理程序和流程

采購合同，是指采購方與供方就產品供需簽訂的合同，采購合同的管理程序和流程是怎么樣的呢?下面我給大家講解其內容，歡迎閱讀。

采購合同管理程序和流程

一、采購合同管理程序

1、目的。

為了加強采購合同管理，防范采購合同風險，維護公司的利益，現依據國家相關法律法規及公司采購合同管理規定，特制定本制度。

2、適用范圍。

本制度明確了采購合同管理部門的職責，規定了采購合同管理的基本原則、運行機制及具體內容，適用于公司生產所需物料及公司日常所需各種物資的對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。

3、管理職責。

采購部負責采購合同的談判、起草、執行、變更等工作，采購部部長、副總經理或總經理對采購合同進行審批。

4、采購合同的形式。

采購合同的訂立必須采取書面形式，經簽約雙方協商的有關修改采購合同的文書、傳真等，均屬于采購合同的范圍。

5、采購合同的內容。

采購合同包括九項基本內容，即當事人姓名、住所和聯系方式，標的全稱、價款或報酬，數量和規格型號，品質和技術要求，履約方式和期限、地點，驗收標準和方式，付款方式和期限，售后服務和其他優惠條款，違約責任和解決爭議的方法。這九項內容必須編寫齊全，各項內容的條款應當明確、具體，文字表達要嚴謹，書寫要工整。

二、采購合同管理流程

1、合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。

⑴ 合同正文應包含的要素

1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

2) 采購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分;

3) 包裝要求;

4) 合同總額應含稅，特殊情況應注明;

5) 付款方式;

6) 工期;

7) 質量保證期;

8) 質量要求及規范;

9)違約責任和解決糾紛的辦法;

10) 雙方的'公司信息;

11) 其他約定。

⑵ 合同簽訂及其規定

1) 如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任;

2) 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;

3) 為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;

4) 遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點;

5) 質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期;

6) 詳細約定發票的提供時間及要求;

7) 與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;

8) 違約責任一定要詳細、具體;

9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;

11) 合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效;

12) 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

三、采購合同簽訂的相關問題

1、采購簽約權限的規定。

(1)副總經理有權簽署標的額在5000元以下的采購合同。2.標的額在10000元以上的采購合同需由總經理簽署。

2、供應商調查。

簽訂采購合同前，采購人員就對方的信用(含經營范圍、銀行資金、履約能力、技術和質量等級、法人資格、簽約人是否是法人代表或經法人代表授權的委托代理人等)進行全面了解。標的總價在100000元以上的采購合同應當形成書面比價單，并就對方的情況進行分析。

3、起草采購合同。

采購管理員根據審核的比價單起草采購合同。

4、采購合同審批程序。

采購部長對采購合同文本進行初審。然后報副總經理或總經理審批,最后到財務部簽章。

5、采購合同簽訂過程中各部門的職責劃分。

(1)采購部負責采購合同簽訂前的合同詢價、議價、調研等工作。

(2)財務部和質量管理部配合采購部做好采購合同貨款和采購合同標的的質量檢驗工作。

(3)其他部門在各自部門職責范圍內對采購合同的管理提供支持。

6、采購部、財務部和行政部各留一份采購合同原件，法律顧問留一份復印件。

四、采購合同履行的要求

1、采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按照采購合同的約定全面履行規定的義務，遵守誠實信用原則，根據采購合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。

2、在采購合同履行過程中，采購部應根據采購合同的履行情況編制“合同管理臺賬”，做好詳細記錄，并保留相關能夠證明采購合同履行情況的原始憑證。

3、遇履行困難的采購合同必須及時向領導匯報。

第15條在采購合同履行過程中出現下列情況之一時，采購部應及時報告相關領導，并按照國家相關法律法規和公司有關規定及采購合同約定與對方協商變更或解除采購合同。

(1)由于不可抗力因素導致采購合同不能繼續履行的。

(2)由于對方在采購合同約定的期限內沒有履行采購合同所規定義務的。

(3)由于情況變更，致使我方無法按約定履行采購合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。

(4)其他采購合同約定或法律規定的情形出現。

4、采購合同發生糾紛時，采購部相關人員應會同法律顧問與對方協商解決，協商不成需進行仲裁或訴訟的，相關部門應協助法律顧問辦理有關事宜。

五、采購合同管理紀律要求

1、參與采購合同簽訂和采購合同管理的人員不得出現下列情況，否則公司將視情節輕重給予相應處分。

(1)泄露或私自更改采購合同的內容。2.丟失采購合同。

(2)損害公司的利益。

(3)在參與采購合同制定、簽訂的過程中出現嚴重的不負責任的行為。

2、參與采購合同履行的人員違反國家和公司相關規定，給公司造成經濟損失或其他損失的，視其性質和情節輕重，由公司給予責任人行政或經濟處罰。

3、對于觸犯法律的人員，移交司法部門處理，公司保留對責任人的追索權。

六、采購合同資料管理

1、采購部負責采購合同資料的收集、匯總、保存和存檔、等工作。

2、財務部負責采購合同管理過程中所涉及的原始憑證、票據的備份和保存工作。

1、本制度未盡事宜依照國家有關的法律法規和政策執行。

2、本制度自公布之日起執行，在此前發布的有關規定與本制度相抵觸的，以本制度為準。

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