OA系統特色應用合集，從細節提升辦公體驗

泛微在服務客戶的過程中，不斷根據實際情況打磨自身產品。借助OA系統靈活的建模引擎，在同一個平臺隨時為組織的新業務、新需求搭建全新辦公應用，為更多組織解決管理需求……

一、行政管理

1、車輛管理

企業需求背景：在實現統一的管理、調度、維護的基礎上，如何提升公司車輛的資源利用效率以及提升員工的出勤體驗。

解決方案亮點：

多出行需求的統一規劃

用戶提交用車申請后，生成用車申請庫；車輛管理員根據車輛申請庫中的數據，遵循同一目的地或者就近原則，進行統一的派車規劃。

（用車派車登記流程）

車輛管理員進行車輛排出登記，審批通過之后自動形成出車記錄臺賬。

職工班車管理

為方便員工乘坐班車、及時了解每輛班車的時間、路線安排等，客戶希望有一套職工通勤班車管理平臺。

OA系統通過建模引擎建立班車站點庫和班次庫，并統計每個站點的GPS坐標。將其通過移動引擎發布到云橋，使所有職工可以在手機端查看車次、站點以及班車的實時定位。

（班車站點設置）

公務車輛用車申請限行提醒

目前有些城市為了緩解交通擁堵實施了車輛限行政策。員工可能無法得知目前的用車情況。

泛微通過建模，搭建“限號規則表單”，并且在用車流程增加相關字段。在提交用車流程時，根據時段對限行車輛給出提醒。

（限行提示）

2、名片管理

企業需求背景：名片作為企業的重要資源之一，企業希望通過系統把名片統一管理起來，并實現全公司范圍內的可控性共享。

解決方案亮點：

通過建模設計出名片模塊并維護好權限，公司員工在接收到與公司業務有關伙伴聯系人的名片時，可通過系統快速登記名片信息。

名片登記時可同一些專業名片APP一樣，支持掃描自動識別名片信息。

（移動端名片管理）

有權限的用戶可通過手機端或PC端隨時查看或更新名片信息。

二、人事管理

1、招聘管理

企業需求背景：目前許多企業的招聘大多還停留在紙質化階段。很多信息還在依靠紙質文件傳閱和儲存，招聘材料傳閱、錄入效率低。

解決方案亮點：

（人員招聘流程）

應聘人員通過掃描二維碼跳轉至《應聘人員登記表》填寫個人信息；完成登記后數據可以存儲在OA系統中形成人員庫。

若是該人員確定入職，可觸發“新員工入職申請流程”，并將登記表部分信息帶入“新員工入職申請流程”，入職審批通過后集成契約鎖簽訂電子勞動合同，同時在人事管理模塊建立人員檔案。

2、值班管理

企業需求背景：為了保證各項工作安全有序進行，有些企業、組織在非工作日需要有員工進行值班，如何保證值班制度有效落地執行和監督呢？

解決方案亮點：

負責人可對所有值班人員進行排班，并通過系統發布值班表。從流程發起安排值班流程，對值班人員轉成日程，結束后轉為值班日程臺賬。

相關人員可快速在系統中查詢值班情況。

若是想要臨時調班，可發起申請調班流程，傳數據到流程表單，流程結束后更新值班表。

（調班管理）

值班人員可在固定時間范圍內填寫記錄日志，觸發填寫日志流程，并傳數據到流程表中，完整記錄值班情況。

3、培訓報名

企業需求背景：為提升企業員工技能，企業中經常會組織一些面向員工的培訓交流活動，如何提高活動組織效率，保證培訓效果？

解決方案亮點：

相關人員可以通過“培訓發布申請”流程，設置培訓信息，如名稱、時間、內容、地點等。審核通過形成培訓信息臺賬。

（培訓信息臺賬）

員工可以通過發起流程或直接在已發布的培訓信息中直接報名培訓，相關人員可隨時在流程內查看報名情況。

審核通過后，以流程、短信等多種方式通知報名人員準時參加培訓。

三、知識管理

1、知識庫

企業需求背景：企業在知識管理的過程中，往往有這樣的疑問：知識管理平臺如何能夠協助員工更好地工作？如何構建企業統一的知識平臺和統一搜索？如何實現知識平臺與業務系統更好集成？

解決方案亮點：

（知識資源庫：從創建到優化全過程管理）

根據組織特點在后臺建立靈活的知識上傳審批流程，審核關鍵知識內容，保障知識內容質量與安全。

通過聚類的方式將離散化的知識進行重組和重構，形成新的知識。例如主題知識庫建設、知識地圖、知識樹建設等。

可以通過知識管理系統中對知識的跟蹤數據，展示出相應的知識推送和推薦，形成最熱、最新等不同的推薦知識。

2、在線答題

企業需求背景：為了普及公司規范和職業技術知識，有些企業希望在手機端進行各類題庫的發布，員工可以在線答題，以提高員工學習意識。

解決方案亮點：

通過OA系統表單建模實現題庫分類及題目等基礎數據維護，通過移動建模搭建“答題”移動應用，引入題目類別模塊以及題庫模塊。員工答題完成后，形成答題記錄表。

（答題設置）

四、銷售管理

1、到款管理

企業需求背景：企業財務部每天都會收到大量的到款信息，但是到款單上沒有對應的合同信息，財務人員無法判別收款。

解決方案亮點：

OA系統通過建模搭建到款池模塊，財務能批量導入每日銀行到款信息，銷售人員在到款池中查詢到到款信息能直接發起收款流程并能帶出到款單相關信息。

（到款信息）

通過收款流程的流轉，到款數據實時展現金額凍結、扣減以及釋放，方便銷售人員和財務實時跟進。

2、數據預測上報

企業需求背景：為更精準地預測即將成交的商機，一些銷售類企業會要求各大區、各區域及每個銷售人員預估上報下月可能成交的銷售機會，為了提高上報效率和分析效率，不少企業選擇了通過信息化系統進行上報。

解決方案亮點：

泛微在OA系統中搭建了上報流程，并且根據實際上報周期設置提醒。

各區域負責人接到上報計劃表，可根據區域情況上報具體可能成交的客戶清單及預計成交時間段。

（銷售計劃提交）

各區負責人上報計劃后，大區負責人可自動形成查詢匯總表，以方便分析，并對各區做出相關部署。

五、采購管理

1、采購核銷

企業需求背景：對于采購訂單量大的企業來說，采購物品的發票可能會多次延后，導致采購人員在報銷付款時經常出現重復報銷、漏報的情況，而且財務對賬也很麻煩。

解決方案亮點：

OA通過流程、建模等功能，實現采購物品核銷功能，提升報銷準確性，減少財務核對工作量。

采購人員在OA發起采購申請，流程歸檔生成采購物品臺賬，記錄各物品未核銷數量；

（采購核銷臺賬）

采購人員發起報銷流程，選取采購批次，自動過濾掉已核銷過的物品，對未核銷的物品進行報銷流程；

報銷流程歸檔后自動扣減該批次對應物品報銷的數量，完成精確到單個標的核銷。

六、合同管理

1、合同快速發起

企業需求背景：在合同數量大，而且形式要求嚴格的情況下，如何快速發起一份合同？

解決方案亮點：

OA系統通過在文檔引擎上傳編輯好的合同模板，建立合同模板庫。可選擇相應模板進行在線編輯。

（合同模板庫）

合同模板需限制可填寫內容范圍，即主體內容不能修改，只能修改允許修改的內容，如合同簽約方等等。

2、合同快速查詢

企業需求背景：在合同量大的情況下，為了防止拿未審核的合同去蓋章，印章管理員需要另外花大量時間查找合同流程確認法務是否已經審核，大大增加了工作量。

解決方案亮點：

OA系統為每一份合同設置了一個對應的二維碼，法務提交流程后，合同最后一頁會自動插入二維碼。

（合同二維碼）

印章管理員可以通過手機APP和掃碼槍掃描合同文件上的二維碼，系統自動打開對應的流程，效率高而且出錯率低。

七、工程管理

1、安全巡檢

企業需求背景：安全檢查是建筑行業日常管理中的重中之重，在原有紙質管理模式下，不能第一時間把問題發給相關責任人和上級領導，也無法有效跟蹤問題的整改結果，也不利于問題的查詢和統計。

解決方案亮點：

通過手機APP，發現問題及時記錄，對項目現場進行拍照取證，詳細記錄工程現場情況，幫助管理者更好的對危大工程進行實時管控。

（移動巡檢）

并且通過流程引擎，處理結果在手機端可實時追蹤、督辦。

八、財務管理

1、差旅補助

企業需求背景：有些企業對外勤人員出差辦公，給予出差員工一定的就餐補貼。為降低成本，企業又會根據出差地點等因素制定統一的補貼標準，企業希望以上標準能確保落地執行。

解決方案亮點：

通過建模將各地區標準導入，發起補助申請流程時，可直接引用該地區數據，并且可在表單自動計算餐補金額。

（餐飲補助流程）

2、借款報銷

企業需求背景：企業財務管理中涉及款項預領和備用金預支等業務場景，每月財務統計借款數據信息時，需要對未還款對應人員進行及時的提醒。

解決方案亮點：

泛微通過建模功能，預領款申請流程和個人借款申請流程歸檔后，直接生成借款單據數據，包括借款人等信息。

在后臺配置好提醒方式后，系統會自動觸發一條提醒工作流，發送到借款人待辦中，提醒該員工盡快進行報銷辦理。

（借款提醒流程）

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