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2025-04-01
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高效的協(xié)同辦公,提高工作效率,肯定需要軟件的輔助,協(xié)同辦公軟件需要做到下面幾點:
1、統(tǒng)籌管理人、事、物
2、以任務為中心,追蹤各任務的執(zhí)行節(jié)點。有一個列表或看板統(tǒng)籌管理任務、任務進度由執(zhí)行人及時更新并自動通知相關人員,而不是管理層輪詢的方式定期問詢任務進展
3、流程標準化,做事遵循流程。
4、數據復用,避免重復勞動,節(jié)約時間,從而提高效率。
5、權限管理,合理分配查看或操作權限
6、簡單易用,不能太復雜,上手難度低
7、最好是免費的
有一家來自烏克蘭的公司叫GitLab,做代碼托管的,類似Github,市值100億美元左右,全員都是遠程辦公,沒有一個坐辦公室的。奉行共享第一的理念,不知道怎么做、不清楚某個數據,都在一個協(xié)同辦公系統(tǒng)上查詢,查不到的,再問別人,別人也不會直接回復你,而是更新到系統(tǒng)上通知提問人查詢。避免重復勞動,提高效率。做到了,同樣的事情,絕不做兩遍,真正的一勞永逸。
現在我們公司就基本是跟Gitlab一樣了,我們用的是企業(yè)任務管理系統(tǒng),有三大塊功能:任務管理,流程管理、項目管理。
在流程管理里面記錄各項業(yè)務流程,在項目管理里面記錄各項數據,項目和流程都是用一個統(tǒng)一的格式來描述,非常簡單。我們公司的員工不清楚事情怎么做,就去查業(yè)務流程,不清楚某個數據或信息,就去查項目,他的項目,含義更廣泛,任何靜態(tài)的對象都可以是一個項目。而流程是動態(tài)的對象,由一系列步驟組成。我們現在都習慣了,第一反應就是先查系統(tǒng),沒有了再去問人,那個人也是先去更新系統(tǒng),然后讓你再去查。
既然名字叫任務管理系統(tǒng),任務管理就是他的核心了,任務串連起了人(執(zhí)行任務),事(流程),物(項目),管理層想安排一個事,就在企業(yè)任務管理系統(tǒng)發(fā)一個任務,填上關聯(lián)的流程和項目及執(zhí)行人、查看權限、優(yōu)先級等信息就行了。
他的首頁就是任務列表看板,方便管理層統(tǒng)一查看整體任務情況,執(zhí)行人只需要在任務的重要節(jié)點,更新一下任務進度,這個任務的相關人員立即就會收到通知,前提是,你要關注他的微信公眾號,發(fā)通知是通過微信公眾號發(fā)的,不關注收不到的。
移動辦公也是支持的,也有微信小程序,用微信小程序邀請團隊成員比PC網頁版方便,被邀請人可以直接點擊邀請鏈接自動加入團隊,邀請鏈接24小時有效期,也支持邀請人手動審批邀請。
現在我們用了兩年了,管理層之前是問個事情,翻來覆去查微信記錄,現在不管是問什么數據或任務進度,都是秒回。因為是執(zhí)行人重要節(jié)點報備制,管理層不需要再去輪詢不同任務的進度,自己做記錄了,因此工作量減少了90%,可以專注發(fā)布任務、做管理調度。任務管理的作用就類似一個指令調度系統(tǒng)了。
因為減少了重復工作量,我們的人力和工位成本節(jié)省了很多,能軟件做的,就交給軟件,因為軟件根據關鍵字查詢是非常方便和快速的,計算機檢索不是人工能比擬的。
我們公司的管理層或老板,現在真的是做到了,知己知彼百戰(zhàn)百勝,什么數據或事情都能一查便知。
最關鍵的是,這個軟件是永久免費的,不會想其他軟件一樣限制人數或其他數量限額,唯一的限制就是團隊上限1000人。
電腦項目啟動慢項目協(xié)同平臺慢怎么解決的解決方法如下:
第一:右擊計算機項目協(xié)同平臺慢怎么解決,選擇屬性。
第二:點擊高級系統(tǒng)設置。
第三:在視覺效果選項里面點擊調整為最佳性能,然后點擊確定。
第四:win+r打開運行,輸入regedit,回車。
第五:進入HKEY_CURRENT_USER/Control Panel/Desktop,在右邊雙擊默認。
第六:在默認里面的數值處輸入200,然后點擊確定就可以了。
分工合理,責任明確
團隊是由個人組成的,團隊中的個人往往經歷不同、背景不同、性格有差異、水平有高低。在團隊形成后、正式開工前,首先應該進行合理分工,要結合每個人的特點和愛好,充分發(fā)揮出每個人的特長。因為如果工作不愉快、不順手的話,效率自然低下。分工完成后,每個人對應的職責也就確定了。這時應該同每一位團隊成員進行明確申明,最好以文字形式落實到個人并與日常績效考核掛鉤,以避免互相推諉、相互等待的情況出現。
制定高效的溝通機制
分工完成后團隊即開始工作,此時必須保證信息在整個團隊內的暢通,特別是互相之間有工作關聯(lián)的同事,在發(fā)現問題時需要及時提出,以免造成不必要的工時浪費。 但軟件開發(fā)本身是一種需要精力集中并且安靜的工作,多次臨時性的打斷會造成開發(fā)思路的停滯,因此團隊負責人最好能夠每天在固定的時間段內組織大家進行溝 通,并了解工作的進度。而固定的時間也會讓大家形成習慣,使效率得到提升。
發(fā)現團隊瓶頸
大家往往會陷入一種誤區(qū),認為團隊中每個員工效率發(fā)揮到極致的時候就是這個團隊效率最高的時候。但經過企業(yè)管理實踐不斷的論證,這種想法其實是非常可怕的謬 論。正確的做法應該是將整個團隊看成一個整體,再去談效率問題。團隊的分工協(xié)作就好比是生產的流水線,流水線的整體生產效率不取決于流水線上效率最高的環(huán)節(jié),而取決于效率最低、速度最慢的環(huán)節(jié)。當流水線上某一環(huán)節(jié)出現故障而停滯時,整個流水線也就停滯了。這也是常說的木桶原理。所以我們必須時刻去發(fā)現團隊 中的短板,盡一切力量幫助它,提高它的效率。這樣,也許會犧牲局部某些個人的效率,但經過一段時間的實施后,你可能會驚奇地發(fā)現整個團隊的效率變高了。
定期檢查,及時調整
流水線的機器是死的,而程序員們是活的。因此團隊的瓶頸也許會因為調整而發(fā)生變化,這時需要團隊負責人審時度勢,及時進行調整。也許需要修正前期的分工,也 許需要改變正在使用的技術,甚至是更換無法勝任的團隊成員。讓整個團隊的工作效率保持在一個較高的并且能夠相互匹配的水平,這樣做非常重要。
總結
更多團隊建設文章到中旭文化網 ? ??團隊是一個整體,不能靠每個員工進行單打獨斗,要始終牢記團隊的最終效用取決于團隊中效率最低的環(huán)節(jié)。進行合理分工是預防瓶頸發(fā)生的前提,而建立高效的溝通 機制則是發(fā)現瓶頸的有效方法。當瓶頸環(huán)節(jié)出現后要盡團隊最大力量去發(fā)揮其效用,而當瓶頸發(fā)生變化時需及時做出調整,才能提高團隊協(xié)作的效率
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