協同辦公管理（協同辦公管理智能化）

本篇文章給大家談談協同辦公管理，以及協同辦公管理智能化對應的知識點，希望對各位有所幫助，不要忘了收藏本站喔。 今天給各位分享協同辦公管理的知識，其中也會對協同辦公管理智能化進行解釋，如果能碰巧解決你現在面臨的問題，別忘了關注本站，現在開始吧！

本文目錄一覽：

• 1、協同辦公OA系統使用管理規定
• 2、什么是協同辦公管理系統？
• 3、協同辦公是啥？
• 4、協同管理軟件的作用是什么？

協同辦公OA系統使用管理規定

協同辦公OA系統使用管理規定

集團OA系統內容包括協同辦公、流程管理、公文管理、規章制度、文檔管理、新聞管理、會議管理、個人日程、個人設置、辦公助手、常用資料等功能，旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。

第一章 總 則

第一條 為加強集團協同辦公平臺系統(以下簡稱集團OA系統)管理(地址：http://oa.chinagrandinc.com)，保證其高效、安全運行，充分發揮OA系統的作用，結合工作實際情況，特制定本規定。

第二條 集團OA系統內容包括協同辦公、流程管理、公文管理、規章制度、文檔管理、新聞管理、會議管理、個人日程、個人設置、辦公助手、常用資料等功能，旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。自2016年5月1日起系統投入正式運行，所有非涉密的一般文件除印發少量紙質文件存檔或對外使用外，均以電子文件形式流轉。涉密和不便通過系統流轉的公文，仍按線下紙質文件流轉規定辦理。

第三條 本辦法適用于使用集團OA系統的集團總部各部門及下屬各成員企業。

第二章 管理機構

第四條 集團信息管理部負責集團OA系統的規劃、推廣和系統日常運維管理，主要職責為:

(一)負責系統用戶賬號、用戶權限、功能開發、系統配置等運維管理工作。

(二)征詢各使用單位意見和建議，組織解決各使用單位在使用過程中出現的各類新需求、新問題，持續對系統功能進行優化升級。

(三)負責對系統用戶進行培訓指導和支持服務。

(四)其協同辦公管理他技術支持工作。

第五條 集團OA系統的員工賬戶、組織架構和職級關系等信息由集團OA系統與eHR系統共同負責，相關信息以集團eHR系統為依據，由集團公司和各成員企業人力資源部門負責及時維護集團eHR系統，確保相關信息正確無誤。集團eHR系統每天晚上自動將當天入職、離職、異動等信息傳遞到集團OA系統，并根據在eHR系統錄入的相關信息，在集團OA系統中自動生成或注銷用戶賬號。集團eHR系統的主要職責為：

(一)負責及時完成eHR系統上的入職、離職、異動信息錄入。

(二)集團OA系統與eHR系統信息對接的其協同辦公管理他相關工作。包括：部門名稱、部門負責人、崗位信息、崗位上下級關系、員工姓名、手機、郵件地址、AD用戶名等。

第六條 集團公共事務與品牌部負責集團OA系統“遠大新聞“和”遠大快訊“模塊信息的發布管理，主要職責為：

(一)遠大新聞發布：按照集團相關管理規定，及時發布集團內部新聞。

(二)遠大快訊發布：按照集團相關管理規定，及時發布集團內部快訊。

第七條 集團管理審計委員會負責集團OA系統規章制度的發布管理，主要職責為：

(一)集團本部適應制度發布：按照集團相關管理規定，及時發布集團本部相關制度文件。

(二)成員企業適應制度發布：按照集團相關管理規定，及時發布成員企業管理相關制度文件。

第三章 使用單位

第八條 集團OA系統使用單位為集團總部各部門及下屬各成員企業。

第九條 各成員企業應確定一名系統管理員負責集團OA系統在本企業的應用推廣和日常使用管理，及時向集團總部反饋系統應用問題和相關需求，并指導本企業用戶正確使用集團OA系統。

第十條 使用單位需變更系統中相關流程的，請及時在OA系統中向集團信息管理部提交“審批流程變更申請”。

第十一條 使用單位需變更系統中現有賬號權限的，請及時在OA系統中向集團信息管理部提交“用戶賬戶權限變更申請”。

第十二條 使用單位需提交系統問題或BUG的，請及時在OA系統中向集團信息管理部提交“系統問題反饋表”。

第十三條 使用單位需提交系統新需求的，請及時在OA系統中向集團信息管理部提交“新增業務需求申請”。

第四章 使用人員

第十四條 從事本系統運行、維護、管理的工作人員，應具備良好的服務意識和相應的專業技術水平，遵守集團信息安全管理規定，妥善保管系統管理員的用戶名和密碼，盡職盡責，保證工作質量，維護集團OA系統信息安全。

第十五條 系統使用人員應自覺遵守系統運行的規章制度和信息安全管理規定,按本規定第七章要求妥善保管個人賬號和系統登錄密碼，熟練掌握集團OA系統的操作方法，按照工作權限，認真完成本人在系統中所承擔的工作任務。

第十六條 為保證各類電子文件的及時收發，系統使用人員原則上應該全天在線，特殊情況下應保證至少每天上下午各登陸兩次OA系統，接收各類文件，處理待辦事項。使用人員如因出差或出差時間較長而無法處理待辦事項的，應指定授權的代辦人進行相關操作。具體業務規則參照本規定第五章和第六章的'要求。

第五章 電子公文

第十七條 在系統中流轉的電子公文，其文種、格式、內容等的審核把關由發文單位和集團行政辦公室負責。

第十八條 公文帶有不方便進行電子化處理的附件(如物品等)的，可按紙質公文交換的方式進行交換。公文正文仍以電子公文形式交換。

第十九條 電子公文的制發由電子公文制作、提交、審批、發布等環節組成，由跨部門多個工作人員完成。

第二十條 提交電子公文時，應選擇公文的主送、抄送單位，并設置允許閱讀、打印的權限。

第二十一條 系統完成公文審批操作的時間為電子公文的發布時間。

第二十二條 使用單位應按時接收、查閱電子公文。

第二十三條 打印后的電子公文相當于紙質公文復印件，參照紙質公文的管理辦法處理。

第六章 其他業務管理規則

第二十四條 日常辦公

(一)員工休假：員工請休病假、事假、年假等，須經集團OA系統填寫請假單，提交領導審核。

(二)會議管理：會議的召開由會議發起人在OA上提前進行會議室預約。

(三)通知公告管理：OA系統的公告管理已經按權限下放到各職能部門管理，由各職能管理部門按照管理規定統一實行內部負責制管理。

(四)其他事項呈報和工作流管理：各單位需要呈報工作事項，須按事項類別正確選取相應的流程表單模板，在集團OA系統中提交審批。

第二十五條 使用單位應保證通過集團OA系統發布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發布的內容負責。

第二十六條 系統各級使用人員應保證OA系統辦公業務的響應時間，及時登錄系統獲取辦公信息，處理相關業務。網上公文及工作流審批涉及到的工作人員，除特殊情況外，其處理時間原則上不超過1個工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開時，須通過代理設置功能委托相關人員代為辦理，或者通過手機等移動客戶端辦公，不得延誤流程的審批。

第七章 安全保障

第二十七條 集團OA系統使用人員應嚴格遵守集團信息安全管理規定，所有用戶須對自己賬號和密碼的安全負責，應妥善保管個人用戶賬號和系統登錄密碼。

(一)所有OA系統用戶應在登陸OA系統的第一時間修改默認初始密碼，密碼規則為6位以上(含6位)英文字符與阿拉伯數字的組合。

(二)系統使用人員應妥善保管個人用戶賬號和系統登錄密碼，并定期更改系統登錄密碼。用戶賬號和系統登錄密碼不得隨意泄漏給無關人員。除集團總裁批準的特殊崗位外，其他任何人不得使用別人的賬號和密碼進行系統操作處理。

(三)使用人員若密碼丟失，應及時與集團OA系統管理員取得聯系，由系統管理員恢復系統默認初始密碼，隨后用戶應及時登錄系統按上述密碼規則修改正式密碼。

第二十八條 OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶，不得篡改和破壞系統信息。

第二十九條 未經同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不允許公司無關人員及外部人員下載集團OA信息。

第三十條 聯入系統的計算機，應安裝殺毒軟件。使用外來移動數據盤應檢測，以防病毒入侵。

第三十一條 使用單位應定期檢查、維護計算機網絡，發現問題應及時排除，無法排除的，應立即與集團信息管理部聯系，確保系統正常運行，不得亂設、私設系統的使用人員。

第三十二條 使用系統時，所有涉密信息不得在該系統內發布，也不得存儲在與該系統相連的計算機中。

第三十三條 使用單位應加強計算機及網絡安全保密知識教育，遵守集團保密紀律與保密規定。

第三十四條 系統出現異常，造成數據存儲不完整、軟件故障、數據丟失，影響系統完整運行的，因技術因素導致系統不能正常工作的，使用單位應及時向集團信息管理部反饋。

第三十五條 信息傳輸工作應嚴格執行各項管理制度，遵循統一的技術規范。接收的信息，應按照時限要求辦理，發送的重要信息應先經本單位負責人審批。

第三十六條 使用人員應嚴格執行有關操作規程。對不遵守規程、影響信息傳輸工作正常運行的網絡成員單位，予以通報批評，造成事故的，應追究有關人員和相關領導的責任。

第三十七條 密級文件不得進入系統，按照現有公文線下流轉方式處理，電子文件嚴格按發文范圍發送，發文范圍的審批仍按集團公文管理有關規定執行。

第八章 應急處理

第三十八條 系統出現故障，導致電子公文與信息無法在系統中進行正常交換的，應及時通知集團信息管理部。由集團信息管理部盡快組織有關單位查明原因，排除故障，并在24小時內做出響應。

若24小時內仍未排除故障，造成系統不能正常運行的，由集團信息管理部提出應急處理辦法，同時報告集團相關領導，并通知使用單位，保障公文與信息交換工作的正常運行。

第三十九條 各單位在系統使用中遇到問題，應及時向集團信息管理部反饋，集團信息管理部應及時組織技術人員處理。

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什么是協同辦公管理系統？

協同辦公系統是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。協同辦公系統沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。
我們公司一直使用日事清來實現辦公自動化，提高協同辦公能力。可以通過看板按照項目、部門、時間等維度組織團隊工作清單，梳理團隊任務，創建團隊工作計劃，讓團隊工作可視化。建立在看板的任務會落實到人，這些任務會自動分解至團隊相關成員的個人日程中去，讓個人的日程和團隊的工作安排打通，實時跟進。

協同辦公是啥？

協同辦公就是多人協作辦公的方式，隨著經濟全球化發展，時代對于企業協同辦公的要求越來越高，特別是近幾年，市場對高效、低成本的追逐愈來愈明顯，企業想提高競爭力必須對現有辦公方式作出改變，遠程辦公是一種升級后的全新辦公方式，擁有效率更高、成本更低的特性。
遠程辦公也可稱之為“分布式辦公”，是多人同時在不同地點共同完成同一項任務的新型辦公方式，云計算、音視頻編解碼、基礎通訊等技術的成熟是“分布式辦公”得以大范圍應用的根本。通過云視頻會議系統建立的遠程辦公模式有運營成本更低、辦公效率更高、吸引并留住最優秀人才等優點。
辦公場地高昂的租金，辦公設備智能化迭代帶來的成本不斷投入，下午茶、水果等福利樣樣不能少，差旅費連年上漲，所有的高成本投入都成為阻礙現代企業高速發展的限制因素，面對白熱化的市場競爭局面，老板們對降低成本投入、提高競爭力的舉措非常重視。使用“分布式辦公”能有效降低成本，云視訊的應用可以讓企業內所有員工隨時隨地高效溝通協作。
全球領先的音視頻編解碼技術保證了互聯網環境下就能建立高清視頻互動連接，多流智能路由機制讓系統擁有自動檢測、分配網絡資源的能力，達到畫面不卡頓、不延遲的效果。全球分布式云平臺部署、異地多活、故障自動遷移等高級設置讓用戶在全球任意角落都能享受到比擬線下的沉浸式互動體驗。將“辦公室”建立在云端，員工在家里、路上、異地等任何地方通過手機、電腦、會議終端都能和全公司實時高效溝通。
遠程辦公之所以難被部分企業家接受，主要原因是老板認為這種方式失去了對員工的控制，不來辦公室簽到、不在眼皮子底下辦公，總會產生沒有工作的錯覺，殊不知即使坐在辦公室里，專注工作的時間也很難保證。倒不如引用更先進以結果為導向的工作方式，不限制工作時間、工作地點，只按結果評定效果，每天、每周安排固定時間反饋工作進度。
項目負責人用云視頻會議系統發起日會或周會，快速設置好時間、主題等信息外，通過短信、微信、郵件、釘釘等方式將邀請卡發送給項目組其他成員，組員用微信小程序、電腦、會議終端等一鍵就能加入會議。云會議室內全部成員都能投屏展示自己的手機、電腦桌面，借助思維導圖軟件、EXCEL表格、PPT等第三方應用向全組人展示工作成果和進度。以往2、3個小時的工作總結匯報會，現在幾十分鐘就能完成，找會議室、路上交通、部署設備等時間大大減少，員工可以將全部精力都放在項目上。
雇傭最好的人是每家企業人力資源部的首要目標，但傳統線下面對面招聘的方式阻礙了企業接觸優秀人才的機會，采用遠程辦公、遠程招聘的企業突破了這層限制，獲得了與全球人才合作的機會。云視頻會議系統在HR、用人部門負責人、候選人間建立了快速連接通道，各方用微信小程序、電腦、手機App就能隨時來一場高清流暢面對面視頻面試，極大縮短了人才引入周期，為企業搶占市場有限的優秀人才提供了強有力的幫助。
人才引入后的培養對企業發展至關重要，分布式辦公給企業培訓帶來了很大的挑戰，以云視頻會議系統為基礎開發的智能培訓功能有效解決了這個問題，講師在培訓室就能為全球員工提供1:1真人沉浸式課程，在線答題、課堂反饋等功能讓講師實時了解課堂效果和學員知識點掌握情況。課后學員還能得到系統自動生成的文字版課堂筆記，配合課程全程視頻回放，及時鞏固和解惑知識點。
小魚易連是一家采用云計算實現多方視頻會議及視頻業務應用的云視頻生態系統公司，作為傳統視頻會議的顛覆者和云視頻會議的引領者，不管是技術能力還是服務均處于行業領先水平，獨創的“云+端+AI“音視頻解決方案完美支持企業各環節溝通協作需求，針對企業真實業務場景中遇到的痛點，深度開發的視頻會議、智能培訓、溝通會商、遠程招聘、視頻客服、指揮中心等已被廣泛應用，未來，隨著5G、云計算等技術的高速發展，小魚易連將引領企業辦公模式升級。

協同管理軟件的作用是什么？

軟件最開始是為了解決管理信息化的需求，我們認為這是軟件在國內的第一個階段。那么說白了就是“為老板服務”。

第二個階段，大概在2011年后，我們認為是軟件在國內的第二個階段，逐步從管理走向協同。一大批國內的kanban式協作軟件，伴隨著企業扁平化管理慢慢出現。其主要的特點就是“自下而上”。企業內的系統不僅僅是為了老板而服務，而是為了進行“任務明確”。

第三個階段，釘釘、企業微信一類產品出現。企業內也有了“操作系統”。不同的部門、不同的需求可以通過不同的產品來完成，但是釘釘、企業微信相當于提供了“統一入口”的IM能力。(PS：輕流可以在釘釘中使用)

第四個階段，數據階段。輕流最注重的就是數據。通過格式化、流程化來幫助企業積累數據。

能夠加快決策的響應速度、文件的處理能力、信息的分發效率，說白了就是加快企業的運轉效率。

而一款好的協同管理軟件就顯得格外重要，一款好的協同管理軟件需要具有安全、方便操作使用、能夠實現協同編輯的功能，如此看來，有好幾個軟件都很適合，WPS，騰訊文檔，但是我最推薦的軟件還是暢寫office（changxie.com）。

這款軟件是一個網頁軟件，登錄方便快速，界面和主頁干凈整潔，非常適合雙端辦公，并且是基于原版office軟件來進行整合使用的，支持多人協作編輯，能夠深度兼容微軟Office2003-2019的文件格式，支持doc、docx、xlsx、xls、ppt、pptx等格式。

使用協同系統軟件可以輕松實現遠程和移動辦公，解決時間和空間的問題，實現事務處理無響應問題。協同管理軟件，通常情況下指協同辦公OA軟件，辦公自動化OA在企業應用和發展定位上主要以“辦公自動化”為核心，公文審批，辦公管理功能。

OA系統提高企業信息化管理：主要以工作流提高企業工作效率，工作節點解決了任務和文件的處理問題，解決空間上的限制，系統自動提醒和電子處理節省大量時間和人力，多變工作處理方式提供多種解決渠道。

OA系統無紙化辦公降低運營成本：OA系統實現信息化辦公，原本紙面上的文件完全由系統文件代替，節約成本，解決大量文件存放空間和查詢。

逃脫時間、空間束縛：系統不僅能夠辦公信息化和科學化，不再拘泥于傳統模式下辦公室行為，用戶在共享企業資源基礎上，打破時間和空間束縛，實現智能辦公、移動辦公，在網絡覆蓋下即可使用互聯網設備達到辦公目的。

在協同辦公的選擇上，我們可以選擇基于低代碼開發平臺實現的OA協同辦公，主要原因如下：

1、軟件快速開發：web可視化開發界面，80%功能通過拖拉拽配置即可完成；

2、靈活配置：一端配置多端同步生產，不管是企業微信還是獨立App、不管是手機還是Pad、不管是Android還是ios，各種變更無需進行二次開發，即可輕松實現移動辦公的全面化；

3、性價比高：低代碼開發平臺本身就自帶一些OA功能模塊，在滿足OA需求的情況下還能開發其他的業務系統，為企業節省更多的開發成本。；

4、授權模式不限：平臺不限部署數，用戶數、并發數。一次采購可重復使用，大大節省軟件采購成本。

作用是讓參與工作的人員之前可以有序合作來共同完成。藍點工作流管理系統就是這方面做得很好的一個產品。

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不同的協同管理軟件解決管理問題的側重點不一樣，作為在市場上打滾了12年的云盒子（yhz66.com），總結了企業網盤這類文檔協同、文檔管理軟件的作用有以下4點：

一、實現文檔的集中管理

使用企業網盤能夠將分散在個人電腦、U盤、移動硬盤、甚至郵件、微信、OA系統的電子文檔進行集中管理。并通過細分權限控制文檔在企業內部、外部的分發，確保技術資料、商務機密不被泄漏，幫助企業高效安全管理數據。

二、消除文檔安全隱患

日常工作中，往往遇到由于硬盤損壞、誤刪、人員離職、病毒攻擊等導致的數據丟失問題，企業網盤的安全存儲和備份機制能夠有效保證文檔的安全性、完整性。做到離職帶不走，崗位資料一鍵交接。

三、提高團隊工作效率

四、形成經驗沉淀

企業網盤在使用過程中將各崗位的作業經驗以文檔的方式統一歸檔，無形之中沉淀了企業寶貴的生產、銷售、管理經驗，便于傳承，幫助入職員工快速獲取豐富的作業經驗，做到離職帶不走，入門快速學。

關于協同辦公管理和協同辦公管理智能化的介紹到此就結束了，不知道你從中找到你需要的信息了嗎 ？如果你還想了解更多這方面的信息，記得收藏關注本站。 協同辦公管理的介紹就聊到這里吧，感謝你花時間閱讀本站內容，更多關于協同辦公管理智能化、協同辦公管理的信息別忘了在本站進行查找喔。

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