亞寵展、全球寵物產業風向標——亞洲寵物展覽會深度解析
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2025-04-02
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項目進度管理包括兩大部分的內容,即項目進度計劃的制定和項目進度計劃的控制。
項目進度計劃制定在制定項目進度計劃時,必須以項目范圍管理為基礎,針對項目范圍的內容要求,有針對性的安排項目活動。
1.項目結構分析 編制進度計劃前要進行詳細的項目結構分析,系統地剖析整個項目結構構成,包括實施過程和細節,系統規則地分解項目。
項目結構分解的工具是工作分解結構WBS原理,它是一個分級的樹型結構,是將項目按照其內在結構和實施過程的順序進行逐層分解而形成的結構示意圖。
通過項目WBS分解作到將項目分解到相對獨立的、內容單一的、易于成本核算與檢查的項目單元,作到明確單元之間的邏輯關系與工作關系,作到每個單元具體地落實到責任者,并能進行各部門、各專業的協調。
進度計劃編制的主要依據是:項目目標范圍;工期的要求;項目特點;項目的內外部條件;項目結構分解單元;項目對各項工作的時間估計;項目的資源供應狀況等。
進度計劃編制要與費用、質量、安全等目標相協調,充分考慮客觀條件和風險預計,確保項目目標的實現。進度計劃編制主要工具是網絡計劃圖和橫道圖,通過繪制網絡計劃圖,確定關鍵路線和關鍵工作。
根據總進度計劃,制定出項目資源總計劃,費用總計劃,把這些總計劃分解到每年、每季度、每月、每旬等各階段,從而進行項目實施過程的依據與控制。
2.成立進度控制管理小組成立以項目經理為組長,以項目副經理為常務副組長,以各職能部門負責人為副組長,以各單元工作負責人、各班組長等為組員的控制管理小組。
小組成員分工明確,責任清晣;定期不定期召開會議,嚴格執行討論、分析、制定對策、執行、反饋的工作制度。項目管理者聯盟,項目管理問題。
3.制定控制流程控制流程運用了系統原理、動態控制原理、封閉循環原理、信息原理、彈性原理等。
編制計劃的對象由大到小,計劃的內容從粗到細,形成了項目計劃系統;控制是隨著項目的進行而不斷進行的,是個動態過程;由計劃編制到計劃實施、計劃調整再到計劃編制這么一個不斷循環過程,直到目標的實現;計劃實施與控制過程需要不斷地進行信息的傳遞與反饋,也是信息的傳遞與反饋過程;同時,計劃編制時也考慮到各種風險的存在,使進度留有余地,具有一定的彈性,進度控制時,可利用這些彈性,縮短工作持繼時間,或改變工作之間的搭接關系,確保項目工期目標的實現。
項目進度計劃控制在項目進度管理中,制定出一個科學、合理的項目進度計劃,只是為項目進度的科學管理提供了可靠的前提和依據,但并不等于項目進度的管理就不再存在問題。
在項目實施過程中,由于外部環境和條件的變化,往往會造成實際進度與計劃進度發生偏差,如不能及時發現這些偏差并加以糾正,項目進度管理目標的實現就一定會受到影響。
管理工具對于大型項目管理,沒有軟件支撐,手工完成項目任務制定、跟蹤項目進度、資源管理、成本預算的難度是相當大的。
隨著微型計算機的出現和運算速度的提高,20世紀80年代后項目管理技術也呈現出繁榮發展的趨勢,項目進度管理軟件開始出現。在項目管理軟件中,必須要具備制定項目時間表的能力,包括能夠基于WBS的信息建立項目活動清單,建立項目活動之間的多種依賴關系,能夠從企業資源庫中選擇資源分配到項目活動中,能夠為每個項目活動制定工期,并為各個項目活動建立時間方面的限制條件,能指定項目里程碑,當調整項目中某項活動的時間(起止時間或工期)時,后續項目都可以隨著自動更新其時間安排,各個資源在項目中的時間安排也會隨之更新。
項目進度管理軟件的工作原理項目進度管理軟件要突破現有管理模式上存在的問題,全面管理項目進度相關的所有元素,必須就具有先進的工作原理。
項目進度控制方法
項目管理人員熟練地掌握進度控制方法,對于項目計劃的執行與控制是十分必要的。下面我為大家準備了一些項目進度控制的方法,歡迎閱讀。
一、進度測量
要控制一個項目,就需要知道兩件事,項目應在的位置和項目所在的位置。項目實施計劃會告訴我們項目應在的位置,我們現在所在的位置可以通過項目信息系統得到。這個系統必須為項目的四個約束條件(P、S、T、C)提供信息[1]。要了解項目的狀態就必須要了解目前項目花費了多少成本、工作是否滿足功能和技術要求、工作是否按項目計劃進度執行以及項目的工作范圍是否發生變化。
科研項目屬于知識型工作,但知識型工作的進度通常是非線性的,可能是相當長的一段時間內工作只取得了微小的進展,然后突然加速,臨近結尾時進度又緩慢下來。所以知識型工作的進度的測量很難。按照切塊原則,每塊任務的持續時間不應超過1~3周,而且這些切塊必須要有明確的結束標志。對于軟件或工程設計來說,結束的標志是這項設計已經被同事們分析過了,大家一致認為滿足設計要求。如果任務是進行一次測試,結束標志就是那些能表明相關技術與功能的測試數據是否達到指標始數據要求。
項目進度測量真正的困難是確定P、S是否正確,如果這些不能確定,就無法知道自己計劃進展如何。我們必須了解自己進行這種測量的能力限度。例如:建一堵墻,誤差可以限定在±5%以內;如果是知識型工作誤差可能達到±20%~±25%;如果是包含大量研究工作的項目誤差可能存在更多。我們必須了解沒有明確標準的工作或抽象的工作會存在很大的誤差[2]。
(一)用掙值分析法跟蹤項目進度
掙值系統被項目管理者作為一種測量進度的方法,而且被認為是最好的方法。掙值分析法是通過對三方面的測量說明一個項目的運行狀態[3]。這些測量指標分別是:應該做什么,即計劃價值(PV);已經做了什么,即掙值(EV);投入的經歷和成本(AC)。
進度偏差(SV)=EV?CPV;
成本偏差(CV)=EV?CAC;
預算偏差(BV)=PV?CAC。
跟蹤項目進度的頻率應該與總的工作時間成正比。所以計劃要花一周時間完成的`任務就需要每天檢查進度,要求每個工作人員檢查自己的進度,并要報告是否偏離了目標。
(二)進度的跟蹤策略
我們使用如下策略跟蹤項目的進度:
一是用圖形法跟蹤進度并預測趨勢;二是用表格法跟蹤進度;三是使用控制圖跟蹤進度。
跟蹤進度的準則是:對項目跟蹤是想最大程地的保留實際數據,也是為了控制項目按照計劃進行。人們在跟蹤進度時常會犯兩種錯誤:一種是每周做一次記錄,我們應該記錄在最近一刻鐘所做的事,然后在周一的早上提交報告。因為人們很難記住一周前的事,所以那樣是非常不準確的。合理的辦法是每天都做記錄,記錄的時間間隔以半小時為宜,書寫每條記錄的時間不應超過15秒;第二個錯誤是不記錄無報酬的加班時間,有的組織只讓拿月薪的員工報告每周40小時的工時。對項目而言你需要準確地了解有多少時間花在一項任務上,以使你的數據庫能真實的反映所用時間,這樣才能對未來進行估算。
二、偏差處理
在跟蹤項目進度時,必須隨時思考三個問題:
一是項目的實際進度;二是什么原因導致實際進度與計劃進度的偏差;三是應該采取什么措施糾正偏差。
對于第一個問題我們可以從信息系統中得到統計數據,這個數據基本上是準確的。然而對于第二個問題,顯然是不清楚,導致偏差的原因是什么?可能是個人的效率不高,也可能是原來的估計錯誤。我們應該調查是不是大部分人都無法在規定時間內完成任務,如果是,說明我們原來的估計太樂觀了。但是總有人比別的人做得更快,因此要想知道項目什么時間可以結束,就必須對執行任務的人或集體進行評估。
分析偏差時需要經常用到四重約束關系公式[4]:
C=f(P,T,S)。
如果你試圖回到原計劃軌道上來,你可以提高成本(增加資源)、縮減范圍或者降低質量要求。所有這些,都可以視為對原計劃的修改。如果是縮減范圍或降低質量,基本上是不能被接受的,所以除了修改計劃之外別無選擇。如果能增加資源而不超出預算,也許能保持原計劃不變。
當出現偏差時只有四種處理方法可以選擇:忽略偏差、采取糾正措施使項目回到原來的目標上來、修改計劃以及完全取消項目。
三、項目變更控制
導致項目進度落后和費用超支的主要原因之一,就是范圍的蔓延。項目干系人只要求“一點點”改變,這些改變并不十分重要,所以項目負責人一般會接受。但是一點點的改變可以積累成很大的變更,最終導致項目范圍大大超出原來的計劃。為了保護項目,必須對項目的變更進行控制。
這種控制要通過正式的項目變更批準程序進行。當項目干系人要求變更時,要先讓他了解變更對項目的影響,并說明它將如何影響進度、費用、性能。并詢問是否接受這些影響,如果愿意,項目才能進入正式的變更批準程序。
?四、項目總結
項目總結有三種:狀態總結、設計總結、過程總結。每一種都有不同的用途。狀態總結主要是檢查P、C、S、T目標是否達成,我們是否遵照了預定時間安排和預定預算安排,項目范圍是否正確,質量要求是否良好;僅當項目中有設計的工作時,才需要進行設計檢查,如產品、服務或軟件設計。在設計檢查中確認:是否滿足說明書范圍要求;是否是用戶容易掌握和使用的;我們是否能生產出來。過程總結的重點是我們是怎么樣完成工作的,這就存在兩個問題:什么是我們做的比較好的;什么是我們需要改進的。這通常也稱為經驗教訓總結。
(一)狀態總結
在狀態總結中,經常會評估項目,評估重點是項目進行中的軟硬件。并嘗試證實預期的最終結果是否能達成、收回投資的目標是否能實現以及產品能否生產出來等。
定期進行項目狀態總結的目的:
一是改進項目工作狀況及項目管理狀況;二是確保項目工作質量相對于進度及費用不是處于次要地位;三是及早發現問題以便能夠技術處理;四是查明其他項目應當用不同方式管理的方面;五是使發起人隨時了解項目情況。
(二)過程總結
過程總結的目的是為了提高團隊的工作效率,是為了吸取經驗,做得不足的地方以后可以避免,做得好的可以繼續發揚。這并不是一種譴責懲罰行為,如果用一種懲罰性的方法去做,會讓大家把錯誤隱藏起來,必然影響項目的結果,理解這一點非常重要。任何一個團隊開展工作都必須包含團隊的過程總結。其中,最重要的一點就是會議,沒有階段性會議項目就不可能成功。
經驗教訓總結的重點是“過程”。意思是這項工作怎么做的,以及工作方式能不能改進。在進行經驗教訓總結中有一些誤區和陷阱。以下是使總結更有效的幾點建議。首先,當你剛開始做這些審查的時候,必須教給人們如何表達他們的意見,以便建立團隊信任。意見表述的越明確越客觀越好。第一個原則就是用人們可以直觀感受到的表述,如看、聽和感覺的;第二個原則是用客觀的措辭來表達你的意見,避免有可能讓人誤解為是在攻擊他們的措辭。
五、進度總結報告
進度總結報告至少應包含以下幾點內容:
一是目前項目狀況:最好用掙值分析系統來展示;二是未來狀態:這是對項目未來可能發生事情的預測;三是關鍵任務的狀況:特別是關鍵路徑上的重點工作要報告;四是風險評估:每一個會導致項目失敗潛在風險或其他的可能性是否已確認;五是總結制約因素:有什么因素限制了這次總結的有效性、有什么問題有假設、有沒有數據丟失/可疑或被修改的、在總結提供數據時,是否有人不合作。
當一個項目總結完畢,應該和其他團隊分享經驗教訓結果,這樣其他團隊可以避免再犯同樣的錯誤,同時也可以借鑒到好的經驗。
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