亞寵展、全球寵物產業風向標——亞洲寵物展覽會深度解析
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2023-01-13
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在當今管理多個項目中,技術為王。靈活、易于使用和協作的8Manage?PMO多項目管理系統是你及團隊完成工作的最佳工具。
1、在同一位置管理團隊的所有項目
8Manage PMO讓項目群管理者在一個頁面監管所有項目的想法成為現實。系統內所有信息都是精準實時的,幫助項目和項目群盡量地減少誤解,提高團隊合作效率。
2、優先安排影響最大的工作
8Manage 提供投資關注功能,可視化的泡泡圖讓管理者全局地查看新項目請求和現有項目的情況,做出準確合適的評估,權衡與優先級。
而且系統足夠靈活,可以在需要時進行優先級的調整。通過與團隊共享真實的中心信息,你可以管理多個項目,而不必擔心轉移優先級。每個人的工作都是可見的,所以你可以快速了解團隊的最大限度和當前任務。
3、清晰管理和傳達期望
當你管理發生工作的溝通時,可以利用工作背后的全部內容來授權團隊和跨部門的利益相關者。
8Manage PMO通過實時更新,讓每個人都可以訪問工作進度。無需跨電子表格,文檔和其他工具來數據和更新,你只需單擊一下按鈕即可輕松收集信息,還可與利益相關者共享。
4、分派工作并保持可見度
在8Manage PMO,通過與團隊共享一個單一的事實來源,你可以跟蹤每個人正在做的所有工作。當團隊的所有工作都集中在一個共享項目中時,你可以一目了然地了解每個人的工作任務,這些任務的進度以及截止時間。這樣,你可以在必要時檢入任務,而無需對其進行微觀管理。
如果發現有超額預定的員工和項目時間上的沖突,你可以推遲,刪除或重新委派任務,以使項目步入正軌。
8Manage PMO考慮了項目組合經理可能會遇到的所有風險,并確保你能夠完成多個項目并行的所有必要工作,而無需經歷繁瑣的管理工作。
項目管理軟件有:
1、PingCode——軟件項目管理
PingCode是國內的一款軟件項目管理工具,2021年獲得了由36氪企服點評發布的研發項目管理工具榜排名TOP1?。
除此以外,PingCode在國內多個領域出于領先地位,比如具有國內最先進的研發自動化管理引擎,在國內最早推出跨平臺研發自動化管理產品等等。
2、Worktile——通用項目管理
Worktile也是國內的一款項目管理工具,連續多年在36氪發布的中國企業服軟件金榜-項目管理榜單排名前三,而且據說它的客戶轉介紹率達40%。
Worktile能同時滿足多種類型的項目管理需求比如營銷活動、軟件開發、建筑、律所等等。并且非常適合中小企業,因為它具備項目管理、OKR(目標)管理、審批、簡報、IM、網盤等模塊,是一個工具的集合,能同時滿足企業多種工具化管理需求,從而大幅降低成本。
3、monday.com——通用項目管理
monday.com?是國外一款低代碼項目管理軟件,它適用于任何規模的企業,它具備強大的團隊協作和項目管理能力。
monday.com的項目管理解決方案提供了許多特有功能,而這些功能配置有利于提高團隊的工作效率具備用戶友好、可定制、可靈活擴展等能力,使其成為與類似平臺相比的更優選。
項目管理工具好不好用,完全是看用著順不順手。你可以試試Zoho Projects,輕便、在線型項目協作管理系統有哪些的,上手比較容易,大概的功能是這樣的:
一、項目規劃
通過里程碑、任務列表、任務,清晰合理地分解復雜項目。通過子任務、周期性重復任務、關聯關系等,對項目進行更精細的掌控。了解如何添加新任務和建立里程碑
二、甘特圖
甘特圖可以提供任務實際進度與計劃進度對比的詳細視圖。查看如何使用甘特圖
三、項目協調
在項目協作管理系統有哪些我的消息中,可以隨時查看項目最新信息。通過時間軸,查看項目重要活動記錄。
四、時間表/工時表
使用Zoho Projects的時間表,可輕松記錄項目可結算和非結算時長。
五、wiki/項目知識庫
Zoho Projects里的wiki模塊,支持html編輯器,可以把項目中積累的常見問題、需求文檔等作為知識庫保留下來。
六、項目協作
員工、客戶、供應商、顧問,都可在一個平臺全面協作,自動推送團隊成員任務的完成情況,集中分享日歷、文檔、圖片等,方便快速做出決策。了解項目協作功能
七、文件管理
可共享文本、演示文稿、表格以及與團隊相關的任何文件,并可在線協同編輯,實時更新,確保團隊成員始終能夠訪問文件最新版本。
八、問題追蹤
記錄問題,追蹤問題,快速修復并進行測試。還可自定義工作流和業務規則,跟蹤GitHub和 Bitbucket中的代碼更改情況。
最后,Zoho Projects還提提供iPhone, Android 及 iPad版移動app,可隨時隨地規劃項目活動、分配工作、管理資源、記錄工時、獲取文檔等。以及可以在軟件內進行聊天,無論是一對一還是群聊皆可,團隊成員可以在論壇中討論項目的相關問題,如提出意見和回答問題,還可以向指定用戶發送帖子通知。
好用的多項目管理主要是項目管理辦公室(PMO),統籌項目群和項目之間的管理,通過調度和統籌,能夠提升多個項目成功率!在多項目管理的環境中,企業及項目管理者如何借助管理助手——項目管理系統有效解決以上問題?8Manage PMO為您逐一支招:
1)、計劃與追蹤,把控項目時間
時間管理的方法、理論許多,但如何實踐到位呢?每個項目在開展初期都會有項目計劃推進表、每個時間段對應哪些工作任務,如何驗收都會標的出來。如果僅僅把計劃做出來,然后分給項目成員,放任管理,項目結果可想而知。其中,管理關鍵點在于進度監控!
作為項目經理,可通過8Manage PMO概覽查詢每個項目成員在單項目和其他項目的進度情況,在紅綠燈和甘特圖的提示設置能讓人快速明了階段進展,還可及時查看具體狀態問題,從而實現對團隊成員的有效監督。
而且,通過對項目時間管理關鍵時間點,關于項目成果驗收(如:產品設計圖交付)來進行把控,把大目標分解成小目標來進行,這樣就可以按照項目初始計劃進行有效落實。
需要注意的是,不是每個項目流程都按計劃進行。當項目需求變更時,需要靈活使用項目變更請求,通過改變系統項目中相應的任務、工作指令、解決方案等,來推進后續工作進行。
最后,對于項目成果把控就體現在項目進度績效方面。系統每完成一個項目計劃進度,就會進行績效指數的統計和輸出,從相關的數據里面就可以監控項目的進度和費用。
其實,把握好以上流程就可有效管理項目進度。倘若出現進度與計劃不一、需求變更導致項目延后的情況,要懂得及時止損,做好項目時間安排,發現問題,及時解決,讓項目平穩過渡到原先的計劃流程中來,就可以順利進行下一部分工作。
2)、及時發現問題,把握項目質量
項目質量的把控涉及關鍵因素多且復雜,在管理上更需耐心和堅持,在系統上則體現在宏觀信息概覽和微觀功能細節。在“可交付成果”和“依賴”規則十分重要,通過設置與里程碑和實際應用規則的關系,及質量控制和驗收的具體要求,在后續的追蹤和收付點中,根據規則把握好交付成果,才能把控項目的整體質量情況。
例如,在處理這五個項目時,不可能熟知每一個項目的細節和數據。通過查詢項目2的可交付成果概覽時,發現項目2的產品設計圖提交后,不符合伊始在規則設置中可交付成果的質量標準。通過追蹤發現,原來是產品設計圖的某個零件設計尺寸不符合具體情況,需重新找到負責人員設計。針對以上細節問題,小明經理只能夠借助項目信息系統,才可在復雜的信息中及時發現問題,牢牢把控住項目質量。而這工作在項目的規則和交付成果標準就提出了嚴格的要求。
此外,我們還可通過業務地圖、業務情況概覽、依賴管理等,追根溯源找到每個項目的完成情況、負責人、具體進度和問題,實現有效地監管和追蹤。就系統操作和管理上來說,我們可在項目宏觀概覽上發現問題,通過層層追蹤,發現在項目推進的具體細節差錯,馬上處理,及時止損,從而把握好整體的項目質量。
3)、控制項目成本,合理分配資源
需要注意的是,保障進度和質量同時,要控制項目成本。不控制成本的項目,就是耍流氓,更別說多個項目同時進行!如何把錢花在刀刃上,是考驗管理者的財務能力,而記錄和匯總分析好每個成本支出,就是管理信息系統的重要功能體現!
在費用控制上,根據項目的不同和每個項目流程情況進行規則設置(自上而下自下而上)初始預算,如在后續執行中超過預算,需進行審批和說明情況。在項目實行時,要及時追蹤費用情況和與PMO層預算偏差,根據費用等標準來進行有效干預。
現在,還是小明經理負責這五個項目,但每個項目都需要用錢,成員都希望預算多,甚至在爭取預算后,后續還出現超支情況,這該怎么處理?在做好每個項目預算后,小明經理可通過費用概覽來查看每個項目團隊的費用情況,發現偏差比較大的,應及時干預和溝通,也可參考工時表來對比項目的進度和資源在項目中實際使用的情況。如有超支情況嚴重的,需要負責人員作出相關說明和提出相應的解決方案。
如果說工具是人類社會的巨大發明,那么項目管理系統就是現代企業管理的高效管理利器。對于小明經理來說,五個項目的同時進行,就已經焦頭爛額了,更何況那些需要面對上十個百個項目的企業管理者和項目團隊人員。高科技信息時代,數據的共享和融合,技術的發展和創新,極大地提高了信息的準確率和傳遞效率,也增加了項目績效的透明度和項目人員的責任心,也為小明經理的多項目推進構建了良好的信息基礎。
現代企業運營,需要的不僅僅是管理者的智慧和能力,更需要借助高科技的技術!8Manage 項目管理解決方案具備項目管理所需的全面功能,其中PMO更是針對性地解決企業在面對多項目管理時的難題,利用貼合現代項目管理思維的管理工具,學會抓重點地處理項目問題,方能知己知彼,百戰不殆,才能在復雜且激烈的市場競爭中存活下來!
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