亞寵展、全球寵物產業風向標——亞洲寵物展覽會深度解析
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2025-03-31
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項目管理軟件的常用軟件有8Manage PPM項目管理軟件,作為一個先進的項目管理工作平臺,信息同步,線上無障礙溝通,實現跨級、跨地域的聯動性項目協同工作,使得企業項目數據實時、精確共享,減少員工重復工作量,提升員工工作率和管理效率。
我們結合8Manage PM使用實踐,總結項目遠程協作中的一些重點,希望給大家提供一點幫助。
1、計劃安排
遠程工作協同,對項目計劃的制訂和任務分配提出了更高要求。清晰的工作目標是高效的前提。
8Manage PM可以在線編制項目計劃,并能層層分解直到明晰。通過系統的任務分配明確每人的分工,整體進程清晰透明;系統提供工作分解結構、甘特圖、資源分配等視圖來幫助項目經理制定更為合理的計劃。
2、過程監控
能夠對進行中的項目的所有方面進行實時監控是成功的項目管理的關鍵。
8Manage最強大的功能之一就是對項目和項目組合進行實時的跟蹤和監控。
在項目的總概覽頁面,你可以直觀地看到項目的計劃進度、費用、質量控制和資源的情況,系統自動跟蹤項目的進展狀態,并用不同顏色的指示燈來預警,讓你能盡早發現問題,從而降低項目風險。
過程監控主要控制好兩方面:進度和質量。
(1)進度監控
進度監控很重要的一點是設立里程碑,這對項目的進度可測性是非常重要的。
設立里程碑,關鍵是有效分解項目目標,而不是簡單地切割時間表,要保證分解后的目標是一個完整的小項目或有明確的主題或交付。
里程碑的時間間隔不超過二個月(微軟公司的經驗)。這樣,由于里程碑的時間間隔較短,項目成員始終能清楚地看到目標,容易產生緊迫感和牽引力,通過努力每到達一個里程碑,團隊成員都能切實感覺到項目的進展。
8Manage PM內的里程碑進度報告
8Manage PM提供可視化的里程碑進度報告,隨時查看項目里程碑的執行情況,讓你有機會進行早期干預,避免項目受影響。
(2)質量監控
質量控制就是監督項目的實施結果,包括三點:
① 事前控制:對那些可能引起項目質量變化的因素進行控制;
② 事中控制:對質量實際情況的監視、質量誤差的確認和采取糾偏措施,以消除質量問題;
③ 事后控制:吸取經驗教訓,改進今后的項目質量管理工作。
你可以使用8Manage系統通過制定質量控制規則、內部評審和驗收規則等內部過程規范來實現質量管理。
系統通過內部評審及驗收的規范化,比如數量、完成進度、是否有內部審核等,來幫助控制可交付成果的質量。
3、溝通協作
項目中消息可能是爆炸式的,項目經理每天與各方溝通,就會有各種消息需要收集、處理和分發。對處于消息風暴中心的項目經理來說,遠程無疑增加了消息處理的難度和工作量。
使用8Manage PM,經過系統自動發送消息給團隊相應人員,消息在系統和郵箱能同步接收,可以保證消息的及時性和不遺漏。
在項目溝通管理中,8Manage強大之處在于其數據的準確性和實時性,幫助提高團隊溝通效率。
特別是如果項目中有某個需求變更,需要調整,這時就需要盡快找相關負責人溝通。團隊成員可以在系統內對項目某一任務或結果發起討論或即時聊天,因項目資料、成員都在同一平臺,不需跨平臺操作,來龍去脈一目了然,這樣有針對性的溝通更有效率。
4、工作匯報
遠程協作模式下,團隊成員不見面,固定匯報模式和頻率是及時掌握項目進展的有效方式。
在8Manage項目管理軟件上,團隊成員只需在線填報工時單,就可以匯報任務進度。
同時,8Manage的工時表功能可以自動地跟蹤每個項目計劃與實際的工作量,從而方便項目經理們掌握項目進度,以確保項目的順利進行。
5、信息共享
項目工作涉及范圍廣泛,遠程時項目信息如何及時共享給各方?
8Manage PM實時收集項目中的數據,并為各種角色提供面面俱到的工作匯報、儀表盤、報表等,即使團隊成員身處各地也能實時獲取到準確、一致的信息,為各方提供完整的決策依據。
在項目過程中,我們還會有大量文檔傳遞的情況。平時文檔存在本地辦公電腦上,有需要時才臨時發給相關人。但在突發情況下,無法獲取到本地辦公電腦的文件,許多事可能就麻煩了。
雖然目前有各類云存儲,不過8Manage的項目管理過程本身就有文檔收集, 更易于項目的文檔集中管理,避免文件散落,并通過控制團隊人員權限解決文檔安全共享問題。
6、流程審批
其實不僅遠程協作時需要在線審批流程,即使是辦公室模式下,線上化流程審批也同樣重要。
在8Manage系統內,用戶再也不需拿著紙到處找人簽字,直接在系統上發起申請,審批人能在個人待辦中看到并處理。申請人能隨時跟蹤到流程處理情況,流程處理完時系統自動通知申請人。
7、移動辦公
要是遇到突發情況,身邊連電腦都沒有,怎么辦?
別擔心,8Manage PM提供的移動端,涵蓋了與web一致的必要功能,包括創建和分配任務、消息互通、工時填報、流程審批、文檔提交與下載等,足夠讓項目團隊只用手機,就使項目良好運轉和執行。
不僅如此,8Manage PM還能與釘釘完美對接,實時接收項目消息、查看工時、可交付成果、審批項目等等,大大提高團隊的工作效率。
項目管理軟件沒有最好的,只有最適合的。找到適合團隊定位和使用習慣的產品,才能打通任督二脈。用過市面上的很多款協同產品,大概分為幾個大類:
1. 輕協同
產品:Basecamp,Asana,Trello,Notion,Teambition, Worktile...
特點:開放面向C端用戶,交互做的比較好
缺點:主要是協同功能,很少或沒有針對單一垂類客戶的功能支持
評價:適合簡單的項目/非研發團隊做任務管理和協同,不適合人數達一定規模的研發團隊進行研發項目管理。
2. 軟件研發項目管理軟件
產品:JIRA/Confluence,ONES Project/ONES Wiki,禪道,redmine
特點:有針對研發團隊的功能特性,支持軟件研發流程,可以進行需求管理、bug 管理。
缺點:JIRA 比較重度,配置復雜,沒有中文界面,且服務器在國外訪問速度慢;
禪道交互不友好,界面老舊,自定義程度低,不支持任務自動流轉。
評價:基本上研發團隊只能從上面選。不想付費的、能忍受其交互可以選禪道開源版;對統計報表有需求,希望有自定義工作流,追求更流暢的體驗的可以選 ONES Project;不介意英文界面和訪問速度的也可以看看 JIRA。需要注意的是,JIRA 是國外的公司,在國內沒有服務,有問題也很難響應。
3. 低代碼
產品:teemlink
特點:任務列表和甘特圖相結合,對任務時間維度的把控較好。
缺點:重操作,PM 除了需要管理任務還要管理時間條、資源池;對協同的支持差。
自定義的屬性表單,可以配置符合你團隊需求的需求表單、bug 表單等;
自動義工作流,可以讓需求、bug 按照你設置的條件進行自動流轉;
智能報表引擎,支持所有維度的篩選,涵蓋各種需求、缺陷、工時、任務統計;
全面的項目、迭代概覽,幫助你掌握項目與迭代的進度
PC/移動端支持,支持郵件通知
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