WPS郵件合并功能使用教程:以發送員工工資郵件為例

WPS郵件合并功能使用教程:以發送員工工資郵件為例

1. 簡介

格式相同、數據字段相同、但內容不同的文件，每條記錄都需要單獨書寫，如郵件、工資單等。在工作過程中必然會遇到，那么應該怎么辦呢？使用舊的方法一個接一個地編輯和打印，雖然每個文檔只需要修改單個的數據，但是如果數量比較大，那將是一件非常痛苦的事情。

那么，有沒有辦法擺脫枯燥的重復性工作，節省時間和精力來提高工作效率呢？WPS提供的郵件合并功能可以輕松滿足用戶的需求。從字面上看，郵件合并似乎只有通過發送電子郵件才是必要的，但事實并非如此。它的主要功能在于文件合并。也就是說，首先建立包含所有文件的共同內容的主文檔和包含改變的信息的數據庫，然后使用該功能將改變的信息插入到主文檔中以形成合并的新文件。根據您的個人需要，您可以將合成文件保存到新文檔或不同的新文檔中，或打印它，或通過郵件發送它。讓我們以發送給員工工資單的電子郵件為例，詳細介紹使用“郵件合并”功能的技巧。如果你想擺脫重復性的工作，你可以看看這個教程，希望能對大家有所幫助！

2.郵件合并應用2.1.建立數據庫

我們可以使用WPS表或Excel創建一個數據庫表，它的名稱是“工資單”(注意不要忽略表中的標題行，以免找到數據庫字段)。完整的工作表如圖1所示：

圖1工資單

2.2.建立主文檔

在WPS文本中創建一個主文檔，首先構建薪資表框架，如圖2所示：

圖2主文檔

2.3.進行郵件合并

步驟1:在剛剛創建的主文檔中，選擇工具|郵件合并，調出郵件合并工具欄。

圖3郵件合并工具欄

步驟2:選擇“開放數據源”以導入已建立的工資單。

第三步：將光標放在表格中要插入相應項目的位置，單擊插入字段，彈出插入合并字段對話框(如圖4所示)，在數據庫字段中選擇插入的字段，確保與電子表格標題行一一對應，直到操作完成。

圖4插入域對話框

第4步單擊“合并字段”選項，依次查看工資單的列表詳細信息。

編號

姓名

部門

基本工資

浮動工資

獎金

應發工資

扣款

實發工資

1

張三

金融

800

100

200

1100

80

1020

圖5合并域后的效果

圖6合并到電子郵件對話框

3.小結

1.除了批量處理信件、信封和其他文檔之外，“郵件合并”功能還可以用于批量生產標簽、工資單、成績單和其他應用程序。

2.如果用戶想在一頁上進行多次薪資，必須插入“{NEXT}”字段(下一條記錄)才能正常實現，但要注意該字段必須在新記錄的所有字段之前，否則無法獲得正確的結果。

3.“郵件合并”不僅支持將主文檔合并為“新文檔”，還允許用戶將合并后的文檔直接輸出到“打印機”或合并到“郵件”中發送。

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