WPS巧妙地利用數(shù)據(jù)有效性制作下拉菜單 實現(xiàn)快速準確的數(shù)據(jù)輸入

wps巧妙地利用數(shù)據(jù)有效性制作下拉菜單 實現(xiàn)快速準確的數(shù)據(jù)輸入

在使用WPS表單的過程中，經(jīng)常需要輸入大量的數(shù)據(jù)。如果每一個數(shù)據(jù)都是通過鍵盤輸入的，不僅會浪費時間，還會浪費精力。利用WPS表單的數(shù)據(jù)有效性功能，可以快速準確地輸入數(shù)據(jù)。例如，教師希望將學(xué)生的考試成績分為四個等級：優(yōu)秀、良好、合格和不合格，這些等級將在輸入過程中反復(fù)輸入。如果將幾個等級名稱匯集到一個下拉菜單中進行選擇，將大大簡化操作，節(jié)省時間。這是生產(chǎn)過程中遇到的一個問題，你可以參考一下。

問：例如，在制作WPS表單有效性下拉菜單時，我寫了優(yōu)秀、優(yōu)秀和差；但是當(dāng)我選擇的時候，這三個選項被聯(lián)系在一起，合并成一個選項。發(fā)生了什么事？

答：步驟是正確的。只需用英文逗號替換源中選項之間的逗號。比如優(yōu)秀、優(yōu)秀和差。

WPS表中新增了“數(shù)據(jù)有效性”功能，這一要求可以通過以下兩種方式實現(xiàn)：

方法一：手工輸入數(shù)據(jù)源，制作下拉菜單；

方法2:通過引用數(shù)據(jù)區(qū)創(chuàng)建一個下拉菜單。

直接輸入法

第一步：選擇“等級”列中的所有單元格，選擇“數(shù)據(jù)|有效性”菜單項，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，按下“設(shè)置”選項卡下“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在列表中選擇“序列”選項，如圖1所示：

圖1 wps生產(chǎn)下拉菜單-數(shù)據(jù)有效性區(qū)域的選擇

第二步：輸入序列中所有級別的名稱(如優(yōu)秀、良好、合格、不合格等)。)在“源”框中，用逗號分隔每個級別，并選擇復(fù)選框“忽略空值”和“提供下拉菜單”，如圖2所示。

圖2 wps生產(chǎn)下拉菜單-有效性數(shù)據(jù)輸入

步驟3:最后，單擊確定返回工作表。單擊“等級”列中的任何單元格，右側(cè)將顯示一個下拉箭頭。單擊它，將出現(xiàn)一個下拉列菜單，如圖3所示。

圖3 wps生產(chǎn)下拉菜單-下拉菜單選擇

區(qū)域引用法

步驟1:首先，在$ d $1: $ d $4字段中輸入優(yōu)秀、良好、合格和不合格，如圖4所示：

圖4 wps生產(chǎn)下拉菜單-下拉菜單輸入

步驟2:選擇等級列中的所有單元格，選擇菜單項數(shù)據(jù)|有效性，選擇對話框設(shè)置選項卡下允許列表中的序列選項，單擊源編輯欄，用鼠標選擇序列區(qū)域D1: D4，返回數(shù)據(jù)有效性對話框。如圖5所示。

圖5 wps生產(chǎn)下拉菜單-下拉菜單數(shù)據(jù)源選擇

步驟3:單擊確定保存設(shè)置。最終的下拉菜單效果如圖6所示。

圖6 wps生產(chǎn)下拉菜單-下拉菜單數(shù)據(jù)選擇

摘要：

1.WPS表單中新增的“數(shù)據(jù)|有效性”為用戶提供了制作“下拉菜單”的功能，可以通過“直接輸入法”和“區(qū)域參照法”來制作。

2.當(dāng)“選擇”很少時，“直接輸入法”通常用于創(chuàng)建下拉菜單。當(dāng)單元格被復(fù)制到其他工作表時，此方法生成的下拉菜單仍然有效。

3.當(dāng)“備選”內(nèi)容較多或內(nèi)容變化頻繁時，通常使用“區(qū)域參照法”創(chuàng)建下拉菜單。當(dāng)單元格被復(fù)制到其他工作表中時，必須通過“定義名稱”的方法重置此方法創(chuàng)建的下拉菜單。

另外，如果用戶使用函數(shù)公式定義的名稱來制作下拉菜單，公式結(jié)果必須是單元格引用，否則不能正常使用。

適用范圍：

適用于WPS辦公室2005(751)或以上。

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