如何在WPS郵件合并時(shí)完整地引用特殊格式的數(shù)據(jù)

如何在WPS郵件合并時(shí)完整地引用特殊格式的數(shù)據(jù)

WPS office 2007在最新的個(gè)人版中打開了郵件合并功能。該功能可以很容易地引用WPS表單中的數(shù)據(jù)或WPS文本中的EXCEL文檔。但是，對(duì)于某些特殊格式的數(shù)據(jù)，在進(jìn)行郵件合并時(shí)，只能引用原始數(shù)據(jù)，而不能“引用”成WPS格式的文本。有什么方法可以將數(shù)據(jù)以特殊格式“原樣”引用到WPS文本中？這里我提供兩個(gè)選項(xiàng)：復(fù)制粘貼方法和文本函數(shù)方法。第一種方法簡(jiǎn)單易懂，但缺點(diǎn)是操作繁瑣；第二種方法是使用WPS表中的TEXT函數(shù)，例如，將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成WPS表中的文本，這樣當(dāng)WPS文本被郵件合并函數(shù)引用時(shí)，阿拉伯?dāng)?shù)字將不再出現(xiàn)，而是所謂的人民幣大寫。具體操作流程如下。感興趣的朋友可以學(xué)習(xí)并希望幫助每個(gè)人。

例如，圖1中B列的數(shù)據(jù)在WPS表中以大寫人民幣格式顯示。

圖1 WPS表

但是，當(dāng)通過郵件合并功能將其引用到WPS文本中時(shí)，它將變成與列A相同的阿拉伯?dāng)?shù)字(圖2)。

圖2 wps郵件合并的效果

有沒有辦法把乙欄的特殊格式“原封不動(dòng)”地引用到WPS文本中？這里我提供了兩個(gè)選擇：

第一種方法：復(fù)制粘貼法

在WPS表格中選擇列B，按快捷鍵“CTRL C”將其復(fù)制到剪貼板，然后打開WPS表格，創(chuàng)建一個(gè)新的空白文檔，按“CTRL V”將剛剛復(fù)制的內(nèi)容粘貼到文檔中，您會(huì)發(fā)現(xiàn)用這種方法復(fù)制的數(shù)據(jù)格式與WPS表格中的數(shù)據(jù)格式具有相同的效果(即大寫人民幣格式)。然后選擇WPS文本中的所有表格，復(fù)制它們，然后轉(zhuǎn)到WPS表格，將光標(biāo)放在B1單元格中，并按“CTRL+V”。這時(shí)，雖然乙欄的內(nèi)容似乎沒有改變，但其實(shí)質(zhì)卻大不相同。雖然之前的內(nèi)容顯示為漢字，但其本質(zhì)仍然是數(shù)字。然而，經(jīng)過這兩次復(fù)制和粘貼后，列B的單元格中的內(nèi)容變成了文本格式的漢字。保存并退出WPS表單。當(dāng)您使用郵件合并功能來(lái)引用WPS文本中的列B數(shù)據(jù)時(shí)，您會(huì)發(fā)現(xiàn)它們都是以人民幣大寫的漢字，不會(huì)再出現(xiàn)阿拉伯?dāng)?shù)字。

這種方法簡(jiǎn)單易懂，但其缺點(diǎn)是操作繁瑣，恐怕對(duì)師傅來(lái)說(shuō)并不可恥。此外，如果列A中單元格的值發(fā)生變化，列B中相應(yīng)的單元格也不會(huì)發(fā)生變化，因此我們需要再次重復(fù)該操作。那么，讓我們?cè)賮?lái)看看第二種方法：

第二種方法：文本函數(shù)法

所謂的text函數(shù)方法就是利用WPS表中的TEXT函數(shù)將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成WPS表中的文本。因此，當(dāng)郵件合并功能用于WPS文本中的引用時(shí)，阿拉伯?dāng)?shù)字將不再自然出現(xiàn)。

用WPS格式打開源文檔，將光標(biāo)放在B2單元格中，輸入公式“=TEXT(A2，'[DBnum 2][$ RMB]G/general format’)”(所有內(nèi)容均為半角字符，不含外部雙引號(hào))，然后按回車鍵。此時(shí)，B2單元格已經(jīng)顯示為大寫人民幣格式。再次選擇B2單元格，用鼠標(biāo)向下拖動(dòng)填充手柄，對(duì)應(yīng)于列A的所有單元格將顯示為大寫人民幣格式。

這種方法從根本上解決了這個(gè)問題，如果A列單元格中的值發(fā)生變化，B列相應(yīng)單元格的內(nèi)容也會(huì)立即發(fā)生變化。唯一的不便是函數(shù)的內(nèi)容很難記住。事實(shí)上，為了安全起見，我們不必死記硬背。這里有一個(gè)小竅門(我不告訴他一般人)。

在WPS表中，用鼠標(biāo)右鍵單擊任意單元格，在右鍵菜單中彈出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“分類”中選擇“特殊人民幣大寫”(圖3)。

圖3 WPS設(shè)置了單元格格式

圖4 WPS自定義單元格類型

選擇B2單元格，在輸入框中輸入“文本(A2)，”)，然后將剛才復(fù)制的代碼粘貼到逗號(hào)后半角的雙引號(hào)中，得到“=文本(A2)，[DBNum2][$RMB]G/通用格式；[紅色][DBNum2][$RMB]G/通用格式’)”，完成！通過測(cè)試，分號(hào)后的內(nèi)容可以正常刪除和顯示，即前面的公式“=TEXT(A2，'[DBnum 2][$ RMB]G/general format’)”。

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